以产品经理的视角看待项目，以及如何管理项目（下） | 人人都是产品经理

对很多产品经理而言，特别是身处创业团队，往往都是一身挑几职，产品和项目，理不清理还乱。从本文开始，以产品经理的视角看待项目，以及如何管理项目。

接上篇。

四、合适的人与靠谱的计划

几乎每个项目都有人吐槽，太坑太扯淡。

实际上，项目之所以会扯皮，往往在前期就埋了下巨坑，随着项目的进程问题越来越严重，直到不能收场。

在上文我们已经厘清了项目的几个核心概念 ，我们知道要想做好一个项目首先要搞清楚项目利益相关方，组建合适的项目团队，然后我们需要分解我们的项目任务，制定一个清晰的项目计划，才能指导和推动项目的进展。

我们现在从案例来还原项目前期的挖下的坑：

A公司目前正在为一个医院开发一套系统，现在项目按时间开发完成了，也做好了相关的培训工作，但始终无法验收，医生说不好用，而且还有三个需求要变更，开发工程师下个月要离职了，各种问题层出不穷……

假设你是这个项目的项目经理，我们一起来看看你踩的雷。

1. 项目第一坑：“人”才是最坑的

你从销售经理那里获悉，这个项目是内科的科长最开始发起的，副院长也很支持。

你很开心，感觉这个项目牵涉的人比较少，就开始了这个项目，并且定期发送相关的进度报告：

随着在医院的了解越来越多，你发现医院的关系越来越复杂，各种不配合扯皮的现象——很多没必要的需要变更，培训的效果也没有看上去理想。

你认为这是院长负责的项目，一定大家都会支持；你以为给内科做了一次培训，大家都会使用；没想到培训完之后他们还是反馈说系统不太好用。

这些问题，本质上就是项目开始阶段想得太简单，没有能搞清楚相关方的利益关系。

这是项目的第一步，也是项目的关键一步。

多数情况下，一个项目有支持者，往往就有反对者；项目的支持者能让项目锦上添花，但反对者往往决定成败。

如果在项目开始阶段，没有找出那项目能够施加积极和消极影响力的人，注定整个项目会很艰难。

同时，你还需要找到一个最具有推动力的关键人，对内争取更多资源，对外摆平各种关系。

所以，这个项目的干系人需要更完整：

越是大型的项目，人的因素影响越大，也越难以把控。

那些决定项目成败的，能出力的人，都应该是你的项目组成员，还有一些人，你需要TA挂一个虚职，并告诉及时告诉TA进展。

我们常常见到一个项目进行了一半，才临时通知或者征调其他部分的人参与，带来的问题就是沟通成本非常的高，过程完全不可控。

2. 项目第二坑：只有任务，没有成果

项目的第二步，是要分解项目的具体工作任务，也就是要分配张三、李四分别要完成的工作。在PMP体系中这个叫WBS，在Prince2的体系中则强调的是PBS。

最直接的做法，通常都是根据“事项”来分解；毕竟我们需要把任务分配给不同的人来执行，并根据这个任务来估算时间，确定进度。

所以最常见的分解方法就变成这个样子：

但为什么这种分解方式会导致项目做到一半就会人员流失，士气低下呢？

根源在于这种任务分解只关注了过程，没有确定到底要做成什么样，没有边界和具体的目标。

没有验收的标准，没有衡量的指标，所有的人都在忙，忙到最后发现客户不买账。

比如项目计划里面UI设计的是10天，为什么不是9天或者11天呢？要输出多少个页面？

科室培训是培训一天就可以了吗？还是1小时就可以结束而且所有人都能熟练掌握？用户向要在用户登录模块里面添加一个找回用户名的功能，要不要增加？

诸如此类的问题，随时可能发生。

因为这种结构是没有办法落实到具体一个功能需要的耗时，所以会不会打乱整个计划就说不太清楚。

仅仅知道什么时候做什么，对项目的成败而言是没有意义的，关键是结果是什么，没有成果的努力，都是一种自嗨。

回顾前文  “ 如何用Axure输出高质量的PRD？”，为什么会强调“故事”呢?

基于“用户故事”来分解这个项目的任务——构建一套以用户需求驱动的PBS，才能满足用户的需求，也才能真正估算一个可行的项目计划，双方也才能在一直的目标下推进具体的功能。

这是一个项目成果的护身符，当任意发起与PBS相违背的变更都会影响到项目的进度，界定了项目的边界，为日后的项目进度规避了许多不必要的障碍。

因为在这种结构下，任何的变更都可能导致整个路径的紊乱，从而项目失控。或者为了项目进度，投入更多的资源，或者友好协商推迟项目的进度。

搞不定人事，理不清边界，是项目失败的最关键因素，作为项目经理（有一些情况下是产品经理直接带项目）务必保持清醒的头脑。

五、项目节奏和潜在的风险

我们搞清楚了项目的利益相关方，理清楚了项目的范围，要做什么工作也已经妥当的安排好了专人负责，然而项目依然还会失控。

原因何在？

展开话题之前，先回顾一下我曾经的一个项目。

大概在12~13年左右，我有幸参与了一个大型的项目，负责整个平台的搭建，这是一个从0到1的过程，公司和客户都没有过类似的项目实践。

这个项目，看上去“没有想象中的复杂”，关于是接单、派单、回单的过程，所有人都很乐观，整个项目氛围特别的轻松，3个月拿下完全没有问题。

然而，随着项目的推进，直到整个项目真正上线，前后耗时8个月。

项目开始前，当你能描绘一个美好蓝图的时候，所有人都会被感染，然后所有人都很乐观，被这种情绪感染的时候，每个人都会高估自己的产出，并且“有意识的”低估项目的复杂度。

甚至直到项目被彻底拖垮后，人们并不愿意承认这种盲目自大的情绪最终会给项目造成危害。

在项目过程中，所有轻松的氛围下，极其容易带来错误的判断，低估项目复杂度，低估项目的资源消耗，在商业行为上会演变为低估项目价值，从而埋下巨大的隐患。

所以，对PM来说，关注和把握好团队的氛围非常的重要，深刻的发现和传递项目价值，争取相对于的资源是极为重要的。

1. 合理制定计划，更需恰当的控制节奏

路易十四把你抓为俘虏，要求你替他做一个计划，为他的城堡添加三个新地牢：

• 小的地牢很难设计（最快要12周），但是容易建 成（1周）

• 中等的地牢是典型的，设计（5周），施工（6周）

• 大的地牢容易设计（1周），但是很难建造（9周）

你是这个项目的项目经理，你有一个设计师和一个建筑师，但你的设计师不会建造而建造师不会设计。

你会怎么制定项目计划？

在做这个计划前，根据我的经验，最好还是重新检查一遍项目的任务分解情况，其中往往暗藏风险，一定要让你的项目是根据结果导向来反推工作事项，才能真正估算每一个结果的产出所需要的工作量。

正确的工作量预估，才能带来可行的项目计划。

所以，最直接的方式就是“物尽其用”，根据工作量估算直接安排项目计划，每个人的工作看上去都安排很饱和。

但实际上，整个工程工期太长，资源消耗过多。

既然老板们不同意，那我们就必须寻找更好的办法来压缩工期。

1.加班。

在项目范围不变的情况下，加班是一个压缩项目周期的途径，但很容易导致项目团队的氛围下降，进而引发质量的下降。

对于加班，我们先不去做过多的讨论，但我想强调的是：项目中要把握好节奏，只加有意义的班，而不以加班为乐。

2.加人。

加人这个办法只适合项目早期，而且是越早越好——这其实意味着要在项目的早期争取到更多的资源。

而在项目过程中，团队稳定才是关键的，往往不等于加人就可以压缩周期，甚至只会适得其反。

把新人直接塞进项目，多少情况下不是好的选择。

1个妈妈生一个宝宝要10个月，10个妈妈生一个宝宝，能不能是一个月？

还有一种办法，就是通过关键路径法。

既然造房子要先做好设计，那就可以把设计和建造的工作进行“分离”，先排出项目事项的优先级，说白了就是资源的投入顺序。

再找到一条完成整个项目最短可行的任务路径，这个叫做“关键路径”。

这个表，就很清晰的知道整个项目需要耗费的时间和资源，也很清晰的看到，什么时候什么资源应该投入项目。

也就是这每一个关键节点（里程碑）上都有真正的成功输出，管理好每一个关键节点，并准备好下一个节点的资源投入，项目总体的进度会比较有序可控。

而且，这里有一个非常重要的工作——项目计划一定要实时更新。

一个过时的计划表，等于项目没有计划。

2. 风险往往存在于不经意之间，一定要头脑清晰

假设一个公司有多个项目并行在展开，意味着全公司的资源能够交叉的完成的不同的项目，看上去多个项目在并行开展。

效率很高。

但这种方法却是最难管理的，而且还带来额外的管理风险。因为我们难以准确的估算每一个工作环节的工作量，也难以确保项目进度没有其他因素的占用时间——比如某一个技术难点带来的某个节点的时间延期。

在这种交叉的项目环境下，项目非常容易失控。

很多时候，我们常能听到说并行开发，实际上是对整个资源的过度自信和对项目的认识不足。看上去项目都启动了，但质量、进度难以保障。

同时干几件事情的美好愿望最终导致一系列的糟糕局面。

四处救火的局面，应该尽可能的少发生。一定要能学会找出项目最重要的事情，而少去干紧急的事情。

理论上来说，在项目进入到整个阶段，作为项目经理只需要定期检查里程碑的节点输出即可。

在路易十四的项目中，如果你仔细再看这个表，你一定发现建筑工人有两周的空闲时间。

两周的时间，建筑工人无所事事，整天游手好闲——某一天路易十四巡视工地发现建筑工人睡大觉，还引起设计师的极大不满。路易十四认为你的计划有问题，浪费资源。

所以他直接把资源调走，理由是：建筑师并没有完全被使用或者没有全情投入。

你怎么办？

这个就叫项目风险。

所谓风险，就是不确定的事情。你不能完全的规避风险，有些时候你还需要把一些风险利用起来推动项目的进展。

通常的做法是：在项目的开始阶段列出一个风险清单，提醒相关的人员注意可能的状况，防患于未然。

也就是，在项目过程有一项关键的节点，就是搞一个正式的仪式——召开一个项目启动会。讲清楚项目的价值、背景，需要的资源和进度，影响的范围以及可能的风险。

把所有好的结果画一个大饼给所有人，把所有坏的局面讲清楚给所有人。

这个会上，不仅仅是传递信息，也是争取资源和权力的关键时刻。那些资源是必须保障的，那些事情是需要经过审批的，那些事情是需要注意，都需要讲清楚。

必须确保整个项目有一个完整的可行的规则。

如果你只想做个老好人，没有通过一个正式的仪式来获得相应的权限，这个项目会变成非常的难以推进。

首当其冲的就是需求的变更。

要知道牵一发而动全身，一个小小的变更，甚至会引发整个项目的范围、进度、质量、成本的大调整，甚至可能让整个项目处于一个分崩离析的状况。

六、期望与权力

任何项目都有一个特色，那就是项目之前群情激昂，至于过程和结果，有的怨声载道，有的劫后余生，万象丛生都很正常，越大的项目故事往往越多。

在前述的文章里面，我从项目的环境，复杂的各方利益，项目的任务分解和任务进度的制定，多个角度分析和阐述了根本原因，这些诱因最终会在项目过程中成为无休止的变更，从而让整个项目陷入不可救药的局面。

所以，需求的变动那是家常便饭，没有变更往往不正常，而变更的管理和文档的确实会进一步加剧这种现状。

变更，分为两种类型，其一是完全不可控因素，既是未知的，也是不能改变的。

比如，公司的经营方向发生了改变，导致项目的预算被削减（增加），从而影响项目的进度。特别是在创业型团队，老板临时改变注意，发现某个方向可能更有潜力，调转枪头也未可知。

作为一个项目的负责人（执行者），在项目启动之后，唯一的使命就是促使项目成果，或者结束项目。对未知和不可控的任何局面，都无需过多的投入精力。你能做的，就是管理那些可以被管理的内容。

那些内容是可以被管理的？（如何管理）

可控的需求变更，无非三大类：

• 没有细化清晰的项目需求

• 没有明确清楚的项目边界

• 存在设计缺陷的软件结构

深究起来会发现，在项目已经启动后，真正与客户直接相关的就是第二条，由于没有明确的项目边界，从而导致用户无休止的提出各种需求和变更。

而对需求本身的理解和软件的设计，则考验产品经理和整个团队对业务的理解、把握和产品设计能力。这也是为什么我一再强调“用户故事”的原因，而这种变更则需要团队具备极强的消化能力。

1. 建立完整的流程变更机制并严格遵守

项目管理，本质就是对过程的管理，也就是要有完备的流程和坚决的执行，通过流程来规避可能的风险。

所以，项目的第一件就是设立一个需求变更机制（如果你还记得之前谈到的项目启动会，项目经理一定要借助这个会议让项目的所有相关方知悉这个流程）。

这个流程有两个核心观念，也是你一定要能争取到的权力：

所有人都可以提出需求变更的请求，但只有一个需求的入口——这个入口必须是你，如果你争取不到这个权力，那整个项目一定会失控。任何都可以提出需求和变更，但你必须作为唯一的接口人和过滤器。

为此，你应该有足够的心里准备，你需要面对N多方的压力和“撕逼”。甚至，为了项目交付的这一终极目标，你需要有不惜得罪人的思想准备。越是大项目，越是牵涉多方的项目，风险和协调都会是指数级的放大。

只有当你具备这个权力的时候，你才能确保项目在预设的轨道上进行，也只有你才可以清晰的回答当前要做什么，能做什么，以及不能做什么。

只有评审过的需求才可以被执行。

“不要接到需求就直接动手”。这是项目的至理名言。

你需要让整个项目团队，包括上至老板、直到程序员，也包括外部的客户，都认同、理解并遵守一个基本原则，那就是程序员不直接接受任何非PM的需求，不接收任何非经过评审的需求——所有未经过评审的需求，只可讨论，不可执行，减少（避免）张嘴就来的非必要、非紧急、非合理的无效变更。

切记：不是所有的需求都要接受，也不是所有变更都要立刻修改，一定要能敢于拒绝需求。

作为产品经理，在需求变更收集上来之后，根据需求提出方的业务进行分析后，邀请需求方、技术、设计和测试多个环节进行分析，从而判定需求对于项目的影响如何，确定是否接受变更并将变更排列优先级。

但最终一定要你拍板，这是你需要争取到的第二个权力。你不能最终决定一个需求的价值，对你而言，项目已经离失控不远了。

当然，你可以适当根据需求的范围大小，决定评审的范围，甚至可以决定需要告知的对象，这没有标准，需要灵活把握。

这里其实是有一个例外，那就是技术本身驱动的变更；比如有更好的实现方案可以带来性能的提升，这个情况，需要根据整体项目状况，结合技术本身的能力判断。

一定要争取到合适的权限范围，才可能有序的推进项目进程。

2. 建立完善的文档管理机制并落实到位

俗话说“好记性不如烂笔头”。

项目过程中，文档是极为重要的工具，虽然管理文档费时费力。对于产品经理（创业团队还是兼任项目经理）而言，一定要持续的追踪项目的所有需求文档，变更记录。

一定要所有的文档，形成版本机制并同步到到团队的没有给成员，你可以借助一些在线工具来帮助你完成这项功能。

要知道，但凡失控的项目里面一定有一条就是找不到需求的出路，不知道为什么要这么做，也不知道谁要求这么做，反正就是做了，然后谁也讲不清楚由来。

任何需求，都必须记录在案，甭管是否执行，需求的第一个动作就是备忘，第二步才是决定是否执行。一定要专人负责需求的梳理，跟踪和进度的反馈。

完整的需求变更记录文档将有助于你了解整个项目情况，包括执行的需求，被拒绝的需求，你需要一个“需求池”统一管理来自业务端、技术端的需求，并针对项目中出现的资源、时间等因素可以合理的进行调配。

3. 张弛有度，控制项目的节奏

你确定了规则，梳理好了边界，甚至也形成了流程。下一步，你得控制好整个产品的推进节奏，合理的控制和调节需求、变更的优先级，以及资源的投放力度：什么时候该投入多少资源，什么时候该做什么事情，什么是关键路径，什么是关键角色，你必须门儿清。你得想方设法让你的项目，在你所能控制的范围内进行，一旦超过边界，你可能需要启动后备资源予以干预，而且是在苗头开始之际。

你所有的干预手段，预防机制，都是为了确保项目按照一定的规则和秩序推进；也只有基于可控的节奏，你才能确保整个过程的质量，以及最终交付的质量。当过程不可控的时候，往往结果会很糟糕。

最后，一定要深刻的理解，需求是不断的演进和变化的，合理的规避不合理的变更方为上策。

有些时候，无论你怎样控制，由于市场的压力，总会碰到各种“无理”要求，如何看待这样的问题，就不是简单的控制问题了，这就需要更高的层面去权衡利弊，如果确实不值得，也只能放弃。

写在系列收尾处

产品经理作为引路人，就是尽可能的让不确定性的因素，变为确定的，可被执行的流程、方案。

不管你是否兼任“项目经理”的角色，在一个产品从0到1的过程里面，产品经理必须深刻的理解整个过程的艰巨，要能与团队一起致力于整个项目的成功。

至此，本系列从项目和产品的概念出发，到项目环境的分析，以及对项目过程的几大巨坑一一做了阐述，也许你还需要一些工具，或者模板来提高项目过程管理的效率。

#专栏作家#

杜松，公众号：产品微言，人人都是产品经理专栏作家。专注于人工智能方向，擅长产品规划和架构设计。

本文原创发布于人人都是产品经理。

题图由作者提供