提升办公室工作效能，需处理好这“五个关系”
文丨朱斯国
目前，新建企业大多采取现代企业管理制度，推行组织结构扁平化、岗位设置综合化、人员配置集约化。总经理办公室、党委办公室一般合署办公，普遍面一个共性问题：人少，但政务不少、业务不少、事务不少。例如，四川石化公司总经理（党委）办公室要承担总经理、党委、外事、保密、督办、协调联络等职能，基本是一人多办。在政务繁杂、业务堆积、事务缠身且人员紧张的境况下，常有一种疲于奔命、焦头烂额的感觉。
如何破解新建企业办公室普遍存在的人力资源紧张与工作任务艰巨的矛盾？四川石化公司总经理（党委）办公室在正确处理好“五个关系”、充分发挥办公室中枢部门的作用方面，进行了探索和实践。
处理好秉承传统与更新观念的关系
总经理（党委）办公室作为联系上下、协调左右、服务各方的中枢部门，要全面履行职责，必须继承和发扬忠诚勤勉、求实奉献的优良传统；秉承雷厉风行、严细求实的工作作风，秉承兼修并蓄、求真求是的理论学风，秉承公正无私、坚持原则的思想作风。
但是，要更好地适应现代化企业建设需求，还必须更新观念，正确认识和处理服务领导与服务全局的关系，将服从大局、贯彻党政班子决策意志视为政治考验和行为指南，必须寻求秉承传统与更新观念的有机协调，选择突出政要、以文辅政的工作重心，以适应企业发展建设需要。
处理好响应需求与管理需求的关系
办公室工作从形式上看，总体上是被动式的；领导提出的政务服务需求，从表面上看是即时的，权变的。但以文辅政、服务决策作为办公室工作的重中之重，又有其特殊性和内在规律。必须在行动的被动之中，体现思想的主动，强化谋全局之事、抓为政之要的自觉意识，养成身在兵位、胸怀帅谋的自信气度，掌握着眼全局、客观辩证的思想方法。
没有主动的积累，就谈不上适应被动的需求。有效发挥以文辅政职能的要义在于理论清醒，行动自觉；在繁琐忙乱之中，注重总结，注重提炼；力戒陷于事务，忙于协调，淡化主旨。为此，我们在日常工作中，尽最大可能纵览知行百家，探索辅弼之道，注重研究马克思主义思想经典和现代管理基础理论，注重研究管理理论与企业实践的相互印证，做到博观约取，厚积薄发。
同时，为把握服务需求，超前服务准备，我们强调在点滴之中领会领导意图，注重捕捉领导同志在不经意间迸发出的思想火花，将其思想观点系统化、理论化，注重在领导同志的倾向性意见中概括提炼普遍性的规律和方法，做到主动研究需求，超前判断需求，从而有效管理需求，全面响应需求。
处理好职务角色与自主意识的关系
办公室工作具有较强的政策性和全局性。政治意识淡化、参谋职能弱化、政策思维僵化的办公室人员，充其量只能做个“传声筒”“酒调度”“文字匠”。在谋划全局问题上，要具有胆识气魄，敢于当大参谋，出大主意，横扫那种唯唯诺诺、瞻前顾后的平庸作风。特别是面对推进现代化企业建设这一全新课题，办公室人员必须从传统的低层次的服务角色中解放出来，强化自主参谋意识，坚持以辩证的、发展的、一分为二的观点方法，认识前进中的困难和问题，追求立场观点的中正性、思想性和启发性，言之有物，言之有据，真正对领导决策有所裨益。
正确处理职务角色与自主意识的关系，不仅是能力素质问题，更是政治品质和精神状态问题。那种陷于受命思维、畏惧非言责难、担心贻笑大方、非请示不能工作的状态，都是消极应付的表现。服务全局的职务角色，要求办公室人员立足大我，抛却小我，力戒先入为主，掺杂个人好恶；必须深入研究政策，保持理论清醒，做到胸有成竹，知行合一，力戒浅尝辄止，不知所云；必须掌握实情，通晓实务，坚持实事求是，加强调查研究，力戒以其昏昏，使人昭昭。在受命执行之中体现自主创造，不虚言，不妄测，不盲从，切实发挥参谋作用。
处理好举重若轻与举轻若重的关系
总经理（党委）办公室的工作，难在出观点，想政策，谋思路；难在提高度，找角度，定法度；同时也难在临时交办，限时完成，随时变化；难在多头对应，多方关联，多样意见。在工作头绪繁多、人力资源紧张的条件下，需要讲求方法，突出才干，强调意志。为全面完成任务，必须正视困难，坚持举重若轻的工作态度，增强敢于胜利的信心勇气，养成谋划在先、系统运筹的思维习惯，掌握条分缕析、统筹兼顾的思想方法。为此，我们在实际工作中，始终强调提高思考力的重要性，强调优化工作法的重要性，强调学哲学、用哲学的重要性，以轻松的心态，应对繁重的任务。
同时，总经理（党委）办公室作为公司政务运转和事务处理的中枢部门，事无巨细，关乎整体，必须举轻若重，严谨周密。要有小中见大的全局意识和见微知著的规律意识，善于在小事之中发现矛盾、把握倾向、总结规律，捕捉小事当中折射出的体制机制缺陷，研究避免连锁反应和放大效应的政策措施。必须考虑周到，处置得当，避免方法不当，影响全局。
比如，外事管理工作中，为做好因公出国（境）和外宾来华服务现场管理，总经理（党委）办公室按照超前管理、延伸服务的工作要求，不断创新工作方法，完善管理措施，大力推行“信息化审批、手册化指导、模板化规范、集中化管理、专业化服务、表单化运作”，解放了人力资源，提高了工作效率。
信息化审批。搭建四川石化外事工作信息平台，实现因公出国（境）和外发邀请函网上审批，并与集团公司网上审批系统融合，精简审批流程，明晰审批权限，强化关键环节和关键流程控制。
手册化指导。按照集团公司和地方政府外事各项规章制度，结合企业实际，编制了《四川石化公司外事工作手册》，对因公出国管理、对外邀请管理、外事接待管理、现场外宾管理等工作进行规范。
模板化规范。针对因公出国（境）证件和签证办理过程中不同国家（地区）材料要求不同的实际，为确保上报材料符合要求、一次通过审查，四川石化设定信息资料标准电子模板，实现材料准备模板化，提高了材料一次通过率。
集中化管理。采取“集中办公、集中管理、集中服务”的运作方式，开辟外宾专用办公区、休息区和服务区，将所有来华外宾实行集中统一管理，有力突破了人力资源紧张的制约，提高了管理效率。
专业化服务。组建现场外宾服务中心，依托专业公司力量，为外宾提供机场接送、宾馆预订、信息咨询等日常服务和机票办理、日常办公、签证延期等商务服务，既提高了外事服务质量，又为外宾创造了良好的工作和生活环境。
表单化运作。制订“外宾来华信息及工作条件需求表”、“外宾复印、扫描、国际传真审批表”、“驻（离）厂外宾信息登记表”等表单，建立了完整规范的表单运作体系，减少了反复协调。
还有，在督查督办工作中，我们搭建了督办工作系统信息化平台，强化监督检查和信息反馈，实现了督办工作的立项、承办、催办、通报和统计全程闭环信息化管理，促进了各项工作部署的贯彻落实。
处理好安贫乐道与建言立功的关系
办公室作为综合服务部门，没有直接的事权和财权，工作清苦，无名无利；事务繁杂，无尽无休。要想在办公室岗位上坚持工作并有所作为，必须以责任心和奉献精神为支撑，甘于寂寞，乐于清苦。但这并不意味着庸碌无为、得过且过，而是要在安于清苦之中，保持积极向上的进取精神，精进求真务实的职业素养，坚定建言立功的事业追求。公司成立以来，总经理（党委）办公室之所以能在企业发展战略目标的确立、推进现代化企业建设总体思路的形成等重要问题上，为领导决策提供有益的意见参考，主要得益于忠诚、勤勉、求实、奉献的工作理念，得益于勇于建言、舍我其谁的精神状态，得益于文以载道、服务全局的价值追求和勤于思索、谋划在先的工作方法。
我们有幸身处百舸争流的有为年代，立足建功立业的宽广舞台。面向新时代，总经理（党委）办公室要加强理论武装，弘扬优良传统，坚持改革创新，高标准、高水平、高质量做好“三服务”工作，建设让党放心、让职工满意的模范机关。
（作者单位为中国石油四川石化有限责任公司）