【质量】生产作业记录存在的问题及作用
生产作业记录是生产工艺和操作指导书的延续，是生产工艺和操作指导书的细化；生产作业记录作为可追溯性依据，分析生产操作中存在的问题，确定某一件产品的质量问题或某一设备存在问题；生产作业记录对某一批产品在一定时期内的生产记录进行综合分析，掌握产品质量情况、设备运行情况，为采取纠正和预防措施、完善工艺提供依据。在实际的生产过程中，由于对生产作业记录的作用认识不够，仅仅将其用于作业或安全管理事件的记载，以及出现问题后查证事情的依据。因此在记录管理方面出现了很多问题：
在管理中，我们对记录的设置非常重视，对相关环节都有相应记录，在各行业都设计了大量的范本表格，几乎无所不包。对单位规模、人员多少、环节繁简、工艺流程差异等方面因素全然不顾，只是一味地下发记录，而在记录内容、记录整合等方面没有要求或要求不多，造成记录设置、内容与实际情况差距很大，记录数量过多、内容填写重复，形成了“为记录而记录”的局面，客观上也造成了记录的混乱。
在实际管理中，对记录运行我们是比较重视的，“有没有，填没填”是我们最关注的问题，而对记录“是否有涂改，字迹是否清楚，是否有填写人签字”几乎是我们检查的全部内容，符合这几个标准的记录就是好记录，对记录填写“内容是否符合实际，内容真实性”等关键因素几乎不检查或检查不充分，从而掩盖了很多管理的隐患。
记录是作业过程的真实反映。在现今管理过程中，我们更多地关注结果，很少关注作业过程。表现为只要作业不出大的问题，工作也就结束了，记录也就束之高阁，没人再去关注，超过一定保管周期就销毁。缺少人员对记录进行汇总、检查、分析的过程，不利于发现管理中的隐患，以及进一步改进作业环节，提高工作效率的途径。
由于大多数人员没有认识到记录的作用、记录设置上的不符合实际、记录过多等问题，导致人员愿意干活，内心不愿意而又不得不填记录的状况，表现为：填写不及时，经常将记录当成回忆录；“造”记录；敷衍了事等问题，影响作业过程信息的收集。
管理人员设计记录，作业人员只负责作业和填写记录，不填记录就处罚，无权过问作业规范的制定和记录的设置，影响了人员安全责任感和工作积极性的发挥，在一定程度上阻碍了管理方法的改进和管理水平的循环提高。
这就要求我们对作业记录的作用进行重新认识并进行有效的管理，从而最大限度地发挥其对管理的作用。
记录是由管理规程、技术规范等得来的，人员在作业前如果能够认真准备记录、浏览记录内容，实际上为他们提供了重温作业流程、管理规程的机会，唤起他们对标准规范的记忆，相当于进行了一次业务培训，也为作业打好心理和技术基础。
作业中，通过填写记录指导作业人员按标准的要求规范操作，防止按经验模糊操作，并将作业实际产生的结果与标准内容比对，做到及时发现、及时提醒、及时纠错，为安全作业提供有力支持。
通过对作业记录中数据的统计形成相关的信息。比如对人员、班组的工作量进行统计，形成了一定的目标值，将这些目标经常列在显眼的地方，对人员是一种无形的召唤，也就在其内心形成了一种“要超越目标”的潜在动力，从而自发地去完成任务，提高他们的岗位自豪感。
通过对记录中数据的统计，形成相关的信息，在同等工作不同作业人员间形成的差异比较，分析产生这些差异的原因，从而自发地查找存在问题，改善作业环节，提高工作效率，并相应地提高自身业务技能水平，以适应高效率的工作需要。同时，配合管理人员，共同对作业流程、标准规范进行改进完善，为安全作业提供可靠保证。
作业记录对管理的作用，某种程度上属于隐性的，而非显性的，这就是说，这些作用如果不靠一定的系统管理方法，就达不到它的作用。为有效发挥作业记录对管理的促进作用，应做好以下几项工作:
1、做好记录制定是发挥作业记录对管理促进作用的前提
记录制定好坏、内容的多少、格式的合理直接影响记录的填写效果，所谓好的开始是成功的一半。记录制定应遵循以下几项原则：
1.1以“环节并行模式”转变为“流程模式”设置作业记录，提高作业效率
将各个独立作业单元或管理环节统一到以生产作业流程为主线，从作业开始到结束，尽量将与之相关的各岗位的工作内容集中起来，包含在一种记录中，采用菜单式的记录，这样做，一是可以避免工作内容的重复，使工作环节更加紧凑，节约作业时间，提高工作效率。二是通过填写和浏览记录，可以对作业人员进行本岗位以外的业务知识培训，实现人员一岗多能，便于团队协作，也在一定程度上促进了作业人员对岗位重要性的认知。三是便于随后对整个作业过程进行分析，通过一本记录就可以一目了然地看到作业过程的每个环节，而无需查找很多记录，便于找出存在问题，并据此改进优化业务流程。
1.2 用作业标准的要求设计记录内容，指导人员规范操作
尽量将与作业有关的操作规程内容融入作业记录中，一是通过浏览记录内容，对人员进行业务培训；二是借助填写记录的过程，再次对人员进行指导，唤起他们对业务知识的记忆，防止出错；三是可以明确工作内容，防止“偷懒”意识，杜绝操作“能少一步是一步，不出问题就完成”的思想；四是便于管理者掌握作业的进程，分析存在的问题。
1.3 将相关标准列入记录中，做到提醒人员，及时纠正的作用
作业过程中，需要记录很多的现场数据，根据数据来判定作业正常与否。如果数据在标准规定的范围内，作业就是安全的，就可以继续进行下一个环节，如果超标，就要立即停止，查找问题。以往都是靠人的记忆与现场数据进行比对的办法，一旦人员作业时忘记标准或者粗心，就会在作业中产生安全隐患。如果把标准列入记录中，就可以起到及时提醒的作用。
1.4 记录的格式设计上应涵盖各种情况，尽量用选择的方法来完成记录的填写。
作业记录要求作业人员在作业过程中边干边填，由于时间原因和人员素质的差异，如果记录设置过于简单，要求不明确，需要书写的内容又太多，就会出现人员敷衍了事、字迹潦草、工作内容填写不全等问题。如此一来，就不能真实反映作业过程，无法对作业进行分析，也使作业人员对记录产生厌烦心理。一个好的记录应该是在反映作业状态的情况下，人员书写的字越少越好。因此，记录格式设计要求内容要全面，必须涵盖所有可能出现的情况，人员只需用打“√”或打“×”的方法予以确认即可，而无需填写具体做法。并且对涵盖所有情况的列举其本身就是对作业过程和可能出现情况的再分析。实践证明，填写字迹越少的记录越受作业人员欢迎。
2、做好记录填写工作是发挥作业记录对管理促进作用的基础
真实的记录是对管理有效性的监督。为保证记录的真实，应做好以下三项工作：
2.1 制定记录填写规定，确保记录填写规范
要求人员按规定填写记录，包括记录涂改次数不得过多；字迹要清晰整洁；填写内容要齐全，不得有空缺项；要按操作步骤填写，干一项填一项，严禁作业后补填记录等。
2.2 做好记录填写方法的培训工作
要及时对作业人员进行记录填写方法的培训，尤其是使用新的记录时，更要加强培训，确保记录按规定填写。
2.3 做好记录填写的保障措施
2.3.1 在记录的设置、填写和分析过程中，必须做到全员参与。只有作业人员参与记录的设置，充分听取他们的意见，才能使记录更切合工作实际，也无形中给了他们责任，使其更自觉地填写记录；只有作业人员认真填写记录，才能确保作业信息的准确性和完整性，才能做好记录分析工作；只有作业人员参与记录分析，才能自觉发现作业过程中存在的问题，并配合管理人员对现行的标准规范进行改进。
2.3.2 对记录填写完成后，要避免无人关注的情形，及时检查讲评，发现问题及时更改，对记录本身出现的问题把它看作是安全隐患采取一定的行政措施进行处理。
3、做好记录收集、统计和分析工作是发挥作业记录对管理促进作用的关键
记录收集回来，如果不汇总统计，不分析，实际上就是一堆废纸，更谈不上对管理的促进作用，为充分发挥其作用，应该：
3.1 建立记录收集、统计和分析制度，并严格执行
建立收集、统计和分析制度，及时收集，定期对记录进行统计分析，确保记录的循环改进。
3.2分析记录填写问题，完善记录设计
对记录填写问题进行汇总分析，是格式问题、人员问题，还是设计问题等等，针对问题改进完善，从而使记录更加合理，更切合实际工作。
3.3统计作业量，发挥人员激励作用
统计记录中每个班组、每个人员的工作量，按一定的时间间隔进行排名公布，无形中就产生了激励作用，排在前面的受到鼓励，更加有信心，继续努力，排在后面的，鼓足勇气，要在下一次超越对方，从而形成了你追我赶的热潮，工作积极性显著提高；同时，也因作业量的统计，在作业人员心中产生了被关注、被重视的感觉，自豪感油然而生，从而自觉寻找自己工作中的存在问题和薄弱环节，积极提高业务技能，参与管理的改进完善，这样不仅提高了自己的工作成绩，也促进了整体安全管理水平的提高。
4、采用PDCA模式管理记录是发挥作业记录对管理促进作用的保障
记录是否是合理的、切合实际的，只有在实际运用中才能得以验证。因此，必须对记录进行PDCA管理（略），经过从实际中来再到实际中去的循环使用过程，才能制定更合理的记录，才能继续对人员进行培训、指导、激励。记录的作用就在这动态的优化循环中得以有效发挥，安全管理水平也就在这动态的优化管理模式中得以提高。
综上所述，对作业记录的统计分析是对管理过程的评价，是发现问题和隐患的主要来源，是创新管理的基础。可以说，作业记录是管理中不可缺失的重要环节，做好作业记录管理工作对管理有极大的促进作用。
来源：食品论坛网友 lx-MAS 分享