勒索病毒席卷全球，给我们文档管理带来什么样的警示？
近日，一种比特币勒索病毒侵袭了全球，目前全球已有10万家组织和机构被攻陷。这个病毒攻陷目标以后，会锁死用户数据和电脑文件，并给用户发去勒索信，要求用户支付价值300-600美元的比特币赎金。如果在规定的限期内不支付赎金，将“撕票”，文件将永远恢复不了。
对我们大多数用户来讲，一旦中毒，基本上意味着被加密的文件破解不了，永远都都打不开了。
如果电脑上保存了重要的技术资料，现在所有的文档都打不开了
如果马上就要召开一个重要会议或谈判，现在所有的资料都没了
........
这给公司将造成无法估量的损失！
那我们应该如何管理电脑中的文档，才能避免出现这种情况呢，两个字：
备份！
方式详见《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》赠送礼包中“电脑文档管理技术”PPT中所讲
方式一：人工备份，定期用移动硬盘备份。
注：为提高备份的效率，可以使用微软windows系统中的“公文包”功能。
方式二：用软件备份
使用同步网盘等软件。只要电脑上文件一修改，会立即同步到服务器，并且，一些同步软件还会保留历史版本、误删恢复功能，这样文档就更安全了。
注：PPT中所提到的金山快盘已于2016年8月就不提供个人文档存储服务了，可以用其他同步网盘替代。
采用以上方式管理我们的文档后，即便中毒，文档被加密或删除，由于有备份，损失可降到最低。
最后，将《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》第一章中所讲的“安全性原则”附后，希望给大家带来一点启示，增强数据安全意识，保护好个人和公司的数据。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
6、安全性原则
使用Excel处理数据时一定要注意数据的安全，否则轻则导致数据丢失，一切都要从头再来，重则造成数据录入错误、分析结果不正确，给公司带来经济损失，也影响自己的职业前途。
安全性原则具体要求如下：
Ø 数据安全
要分发的表格一定要注意保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；
如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失；
断开链接的方法：点击【数据】选项卡→编辑链接→在弹出的“编辑链接”对话框点击右侧的“断开链接” 按钮。
养成定期备份数据的习惯。如果你发生过因表格损坏或因误操作而将原表格替换掉，导致辛苦几天做出来的表格眨眼间灰飞烟灭的悲剧，体会过那痛彻心扉的懊悔，你应该知道这习惯是多么的重要和必要；
临时性操作应在文档备份上进行，以免误操作替换掉原有数据。
Ø 信息安全
除了保证数据安全不丢失之外，还要注意公司和个人信息的安全。不注意保护信息安全，可能会给公司和个人带来无可挽回的损失。摄影爱好者冠希筒子就是不注意个人信息安全而引发了人间悲剧。
表格在对外发布之前，一定要检查有无敏感数据、有无不能提供的数据未删除。这些数据可能在隐藏的行列中、也可能在隐藏的工作表中。
我们来看一个因未删除隐藏工作表而造成信息泄漏的真实案例：2013年11月河南某农信社在官方网站发布考生面试成绩公告，考生下载后发现除了公而告之的成绩单，在隐藏的工作表中居然还有一份不一样的成绩单。不管这两份不一样的成绩单是因为“第三方公司的技术性故障”，还是因为某些“你懂的”原因，总之，这是两份成绩单，这是两份不一样的成绩单，这是两份看了会让人“浮想联翩”的成绩单。我们不从法律和道义的角度评判此事，单纯从Excel操作者的角度来讲，将另一份成绩单隐藏了事，然后对外发布，这是对单位数据信息安全极端不负责任的行为，这样的行为是不可饶恕的低级错误。
日常工作中，我们在对外发送表格前应该使用文档检查器进行检查，将隐藏的行、列、表一次删除，避免因疏忽而泄露了公司的重要机密信息。我们以《表1－7 使用文档检查器检查工作簿》为例介绍检查方法（如图1－12）：
打开示例文件《表1－7使用文档检查器检查工作簿》→【文件】菜单→信息→检查问题→检查文档，在弹出的“文档检查器”对话框点击“检查”按钮。
图1－12 使用文档检查器检查文档
检查结果如图1－13：
图1－13 文档检查结果
针对检查的结果，可根据情况直接删除或返回修改。
关于信息安全，需要特别提醒的是，透视表是会隐藏明细数据的，即使我们已经将源文件删除。因而，在对外发送带有数据透视表的表格时一定要注意透视表的源文件是否有敏感数据，如果有敏感数据，建议将透视表转换为普通的表格，再对外发送。
比如示例文件《表1－8 透视表也会隐藏数据》是根据《表1－1 合同登记台账》中的“工作表规范 (整理后)”工作表生成的数据透视表（如图1－14），生成后，将源文件“工作表规范 (整理后)”工作表删除。
图1－14 数据透视表也会隐藏数据
从表面上看，此表格只是一个反映汇总情况的透视表。但是如果我们双击透视表总计行的E9单元格，工作簿马上像变魔术一样新增了一个表格（如图1－15），表格的内容就是源文件的全部内容。
图1－15 数据透视表所隐藏的数据
另外，在工作中遇到问题，在网上寻求帮助时，应该使用模拟数据，至少要删除或修改公司的名字，同时将那些人名、身份证号、账号等敏感信息删除。
提示：