我们的实战总结：营销舞弊防控，5大关键措施！
吴永 等 / 文；内审网 / 整编
众所周知，当企业在产品高度同质化且市场竞争激烈的条件下，要实现其经营目标，销售环节的关键作用越来越明显。扩大市场占有率、提高销售额是降低成本的主要途径。所有的投资战略分析以及企业的年度财务计划无不从确定市场销售预测开始。
企业的运营管理者都非常清楚，没有销售就没有生产经营，销售是企业运营的龙头。因此，所有企业无不对销售和市场开发给予极大的关注。专业销售人员的“市场行情”也一直持续看涨。而从企业风险分析的角度来看，挑战、机会和风险始终是并存的事物。营销环节已经成为企业管理中非常复杂而且比较难控制的业务环节，其发生舞弊风险的几率也在不断增加。如何有效控制营销环节中的舞弊风险正成为企业内部审计部门关注的焦点。营销环节主要可以分成六个环节，分别是：市场推广、销售合同谈判和签订、客户服务、应收账款确定、收付款、交付。除此之外，贯穿始终的还有企业内部计算机网络系统。以下将就预防各个业务环节中存在的舞弊风险的主要措施和方法进行探讨。
一、组织牵连法
组织牵制法适用于预防企业所有业务环节的舞弊风险。营销环节也不例外。长期以来，营销环节一直由销售部独立负责，这种独家控制销售-收款业务的好处是能够提高工作效率。但是，同时也增加了潜在的舞弊风险。比如销售人员出卖企业信息资料，制造虚假销售，冒领销售提成奖励，侵吞市场推广费，自己开公司销售本企业和竞争对手的产品，参与制造仿冒本企业产品，贪污挪用销售货款以及滥用公关交际费用等。
为了预防这些问题，许多具有一定规模的企业纷纷将营销环节中的业务环节进行拆分。例如将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由质量管理部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；货款回收则由财务部为主负责办理等等。
实践证明，这种业务拆分的办法，虽然一开始也许只是为了强化对市场营销或客户服务方面的管理力度，例如企业质量管理体系中制定的客户服务质量标准，但客观上却将质量管理部门的控制触角延伸到了销售领域，起到了组织牵制的作用。以下在介绍预防销售舞弊风险中的销售业务人员将泛指从事市场营销、销售合同审核签订、客户服务、对外发货等各个环节的业务人员。这些销售环节的业务人员可能隶属于不同的业务部门。
二、 建立不相容职务分离机制
预防潜在的利益冲突是现代企业内部控制的重要组成部分，利益冲突回避在营销环节的各个节点都具有非常重要的意义。利益冲突可以分为内部利益冲突和外部利益冲突两部分。潜在的内部利益冲突关系主要是指相关利益关系者同在一个企业内部工作。这里包括具有直接血缘关系或重大特种厉害关系的亲属、恋人。这些员工处于相互监督审批管理的不同岗位。典型的案例如夫妻两人分别担任出纳和记账工作，或者销售部经理和销售业务员职务等等。潜在的外部利益冲突关系则指企业销售业务人员和客户单位、竞争对手单位的业务人员或负责人存在亲属血缘关系。利益冲突回避是控制产生舞弊风险的重要措施。企业内控部门和人事行政管理部门，应当定期对所有敏感岗位包括销售业务环节的业务人员进行利益冲突调查。对于存在潜在利益冲突关系的企业员工有责任和义务向主管部门和上级报告。主管部门和上级则应当对潜在的风险进行评估后，根据实际情况做出必要的调整安排。
三、签署员工自律声明
销售业务人员作为敏感岗位职工也应当签署员工自律声明。此外，企业还应当制订销售人员保证书。该保证书主要针对销售人员特别设计。这里包括：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和客户、销售代理商和经销商的交往原则，遵守信息发布规矩，填写销售人员工作日志等。销售人员特别要对违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。以保证企业发现销售人员违反职业道德后能够及时做出有效的处罚。销售人员保证书对营销业务中的各业务环节都具有预防舞弊风险的作用。
四、完善并执行员工行为守则
在跨国公司中，企业通常会在内部制订一套针对全体员工工作行为的规范，或者叫员工行为守则。其中的一部分如：赠送礼品政策和公共关系处理规定中，都会明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂或者对政府官员施行商业贿赂。企业员工行为守则对预防销售-收款业务循环中的舞弊风险，特别是对于净化目前市场交易，预防商业贿赂都具有特别的作用。当一个企业在抱怨竞争对手采用不正当方式抢占市场时，是否也应当检视自己是否也同样在施行这些不正当的竞争手段？净化市场，预防商业贿赂需要依靠全体市场参与者的共同努力。
五、建立销售人员工作日志
这是针对销售人员工作特点设计的一套最关键的控制措施。销售业务人员和其他业务人员的工作有一个重大的区别，那就是点多面广，频繁出差或长期驻外，工作远离办公现场。销售人员的工作压力普遍较大，也非常辛苦。为了鼓励销售业务人员积极拓展市场，为客户提供良好的售后服务，许多企业均会给予各种不同的优惠政策。但是，也正因为具有这些特点，企业也最容易对销售业务人员失去有效的监督和控制。事实上，销售业务人员已经成为企业最难管理的一个特殊团队。
为此，一些企业甚至放弃了对销售业务人员的控制，反正只要完成预定的销售目标和费用指标后，销售人员干什么企业也不管。这种管理方法的一个副作用就是销售业务人员容易和客户或竞争对手勾结，做出损害公司利益的事情。
有些企业或者干脆将销售业务包括售后维修服务都委托第三方贸易公司和专业维修公司去做，大多数家电行业即是显见的例子。这样做的好处是充分利用第三方的专业营销能力和维修技术力量，便于集中精力做好产品质量和提高生产效率。但是，其缺陷也非常明显，这些第三方贸易公司和维修公司将控制企业的整个销售渠道。
还有一些制造企业为了维护企业的销售渠道，继续维持自己的销售队伍并对销售业务人员制订了一套严密的管理程序。其中一个比较有效的措施就是制度规定销售人员必须填写工作日志，简称“工作日志”。采用工作日志管理的企业，首先应当在销售管理程序中具体规定工作日志的基本格式和填写要求。当驻外销售业务人员严格按照日志规定填写其每天的具体工作内容后，一方面业务人员自己可以及时回顾总结日常工作，妥善安排每天的工作计划，规范自己的在外行为；另一方面其销售主管可以有效检查和验证业务人员在外活动的具体细节。销售主管和财务部主管在审批业务人员的费用报销单据时也多了一个辅助验证的依据。