世界500强内部技巧：会做PPT的高手，都在用这个简单的思考套路

作者：土狗

行 温 暖 之 笔 ，做 用 心 之 人 。

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大部分人在做PPT的时候，都做了很多无用功。熬夜通宵、辛辛苦苦赶出来的PPT，版面漂亮，文案吸睛，可就是打动不了对方，一次次被驳回不说，还让领导、同事严重怀疑自己能力不足。

那么，遇到这种费力不讨好的苦差事，到底该怎么办？其实很简单，只要用几个小技巧梳理清楚内部逻辑，你不仅可以轻松搞定PPT，还能直接搞定你的观看对象。

接下来，将从以下三个部分的内容帮你解决这个困扰：

我们先来看看第一部分。

一、PPT页数越多越好？

一份PPT最重要的使命是什么？是让决策者简明扼要地理解其中的内容，并且接受其中提出的方案。

换句话说，就是要站在决策者的立场上去考虑这份PPT的内容搭建。所以，最开始需要考虑的是这份PPT的说服逻辑，而不是为了展现排版能力和文案功底，将一个小小的问题汇报，扩成了几十页、上百页的PPT，让人未看先乏、敬而远之。

美国认知心理学家乔治·米勒提出了一个理论叫“数字魔法”。这个数字魔法表明：人类瞬间能记住的信息量的极限是“7±2”。这个理论被广泛运用于各个领域。

比如说，银行账号在卡上都会以4个数字为一组，留出空格，断开了那串长长的数字，让人方便读取和记忆，用的就是这个原理。

在做PPT的时候，同样也是如此，如果页数过多，很容易超出大脑的负荷，让观看者缺失耐心。一旦注意力被提前消耗，哪怕后面内容再好，也很容易被忽略。

那么，多少页的PPT才算合适？

《世界500强内部演示制作方法与说服技巧》的作者前田镰利在该书中给出的建议是：最好能将“正文幻灯片”控制在5-9页之间。这也符合“数字魔法”的理论。

所以，在做PPT的时候，切忌内容繁多、重点不明。那么，怎么来解决这个问题呢？

不妨在开始动手之前，先建立对象感。所谓的“对象感”就是明确这份PPT的主要观看对象，并且猜测他们内心所期待的感受。

比如说，你的观看对象是一位非常繁忙的领导，你想和他说明公司本季度的考勤状况很差，领导认真看了前面几页，之后开始快速浏览，结果滑过了四五十页PPT，还没有看到你想要表达的建议和对应的解决方案，你觉得领导会表扬你工作细心？还是对你的工作能力另有看法？

这种情况下，脾气好一点的领导可能会给你留点颜面，放下鼠标，转而问你你的看法如何？遇到脾气差一点的，估计会对你劈头盖脸一顿痛骂了。

这个过程中，你汇报的那个领导就是PPT的对象，而他看完PPT可能会产生的感觉就是对象感。时间宝贵的领导反感啰嗦、长篇大论；随和的领导可能更感性、更有耐心……

所以，动手之前，确认清楚你的演示对象是谁？猜测他们内心期待看到什么样的结果？这是做PPT前需要去考虑的两个重点问题。

建立了对象感，接下来就可以搭建PPT的基础框架了，让PPT的制作更有方向。

二、PPT的4个组成部分。

一份PPT的基础框架是由以下这4部分组成的：

封面 + 过渡页 + 正文幻灯片 + 附件

首先，是封面。

封面的主要功能是明确主题，也就是让观看者知道“这份PPT到底要讲什么？”一份好的PPT，在封面上就要考虑用“演示主题”去吸引观看者的注意力。

比如说，我们上述提到的公司考勤问题。

其次，是过渡页。

过渡页是话题之间的桥梁，如果没有这座桥梁，观看者很容易出现困惑：刚才明明讲的是这个话题，怎么突然就跳了？

最常见的过渡页是再次使用目录，将即将讲解的内容标题加粗、调成黑色或比较跳的颜色，也可以加个底色，而其余部分的标题调成灰色，如下图：

再次，是正文幻灯片。

正文幻灯片是整份PPT的重点，它要解决的3个问题是：

前两个问题属于“现状报告”，第三个问题属于“对策”，所以，可以把正文幻灯片理解成是由“现状报告+对策”组成的。

另外，还需要在正文幻灯片的最后一张，进行内容的归纳和总结，精准、简练地回顾提到的重要信息。

最后，是附件。

所谓的“附件”可以理解为补充性的说明资料。可以是支撑正文观点的一些数据、文件等等，也可以是一种引导。

比如说，每一次的课题可能都会面临一些质疑的声音，或者疑问，如果不给观看者留有一点讨论空间，这份文件就失去了“决策”的意义，都一言堂了，还有什么好聊的？所以可以通过附件，加上一个讨论环节：“对于以上的现象、原因和对策，你们怎么看？”

了解了“封面+过渡幻灯片+正文幻灯片+附件”这个常见的内部框架，我们才能继续深化PPT的内部逻辑。

三、如何构建一份优秀PPT的内部逻辑？

一份优秀的PPT，它的内部逻辑应该是简明易懂的。那么，我们怎么来搭建这个逻辑？这里推荐一个非常好用的公式：

课题 + 原因 + 解决对策 + 效果

把它演变成问题就是：

也就是“为什么？”、“怎么办？”、“然后会怎样？”

从说清楚这个课题的主旨，到逐层分析原因，再提出方法，整个课题的逻辑结构就非常清晰了，最后再说出这样解决问题的好处，这份PPT就很有说服力了。

写在最后：

职场中，需要说服领导、同事的地方非常之多，如果无法在短时间内表达出你自己的想法，很容易错失更多的机会。

而这篇文章提供的方法，不仅仅是为了解决PPT制作的逻辑问题，还可以作为演讲或者讨论时组织语言的底层逻辑，希望对你有所帮助！