管理能力提升65：做一个高效能的管理者，遵守时间管理象限规则
作者：国光视界
摘要：在管理过程中必须正确认识、处理有效性和效率关系。为此我们必须区别真效率还是假效率。不能创造利润的效率都是假效率，是浪费。效率通常以时间进行衡量。我们要成为一个高效能管理者，必须学会时间管理。因为管理者一个人的时间关系到的是整个部门的效率，企业经营者的时间关系到企业的效率，浪费别人的时间，就是在谋财害命！
1、时间管理四象限原则 (分清工作的轻重缓急)
请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？
(1) 先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
(2) 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
(3) 先做容易的事，然后再做难做的事。
(4) 先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
(5) 先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。
(6) 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。
(7) 先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
(8) 先做别人的事，然后再做自己的事。
(9) 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。
(10) 先做有趣的事，再做枯燥的事。
(11) 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
(12) 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。
(13) 先做已发生的事，后做未发生的事。
以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至不予处理？一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循上面的判断规则。可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说，所有的主管都承认（包括我们业务工作人员），业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”，更不会把它视为“今天必须做的事”，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“紧急事件”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过 一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事”吗？波特的问题恐怕就在于此。
因此，我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。
我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图1：
图1 遵守时间管理象限规则
第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很有可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。
第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。
第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像上网玩游戏、阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。
记住：高效能人士：重要的事，永远摆在第一位！
2、 管理时间核心是管理精力
我们经常讨论时间管理，认为管理好自己的时间，就能管理好自己的生活。
事实上，时间是无法管理的，每天24小时是固定的。
管理时间的本质，其实是管理精力。
真正决定我们做事效果的关键，并非在一件事上投入了多少时间，而是在这件事上，投入了多少有效精力。
简单来说，管理精力比管理时间更重要。那些有所成就的人，都是管理精力的高手。
2.1 精力好和精力差的人，拥有两种不同的人生
我们可以发现很多成功人士，都拥有超凡的精力。
Facebook 创始人扎克伯格就是个典型的工作狂和效率狂。
疯狂到什么程度？连续几天不睡觉是常事，还亲自做了一份效率法则，提升自己和员工的工作效率。用他自己的话说：
“我的作息时间表差不多是程序员的时间。别人睡觉了，我还在熬夜；别人下班了，我还在工作。对我来说，熬夜熬到早上6点到8点一点都不奇怪。只是一般做生意没那么早，所以我还得等等。”
扎克伯格的超凡精力，还体现在对生活的热情上。工作之余，他经常阅读大量书籍，还学中文，最出名的是跑步。每天早上处理完工作，必定要去散步跑步。其中还有一个小故事：
2015年他许下新年愿望，要全年不间断跑够365英里。后来因为参加一个难民辩论，惹怒恐怖分子，恐怖分子发死亡视频威胁，吓得他赶紧雇了16名保镖，然后继续跑步，即使出差期间，满世界都是他和保镖跑步的身影。
他说，跑步不仅让他理清思路，还能获得更多精力。无论工作，还是生活，都需要精力饱满。
同样是工作强度大，休息时间少，有人每天精神饱满，有人却萎靡不振。
这也开始让人怀疑，精力充沛是不是一种天赋？
研究表明，的确有人天赋异禀，世界上存在一种罕见的 DEC2 基因，它使人需要的睡眠时间少，还能依然保持精力充沛，但其实仅5%的人拥有这种基因。
对大多数普通人来说，想要一直保持良好的精神状态，就需要我们能够管理好有限的精力。
必须承认，精力好的人，往往能在快节奏的工作生活中扛住压力；相反，精力差的人，随着时间推移，人生的差距会越来越大。
2.2 无论工作和生活，最后都在拼精力
有人提问：“《纸牌屋》中的大人物们经常晚睡早起，精力依然旺盛，这真实吗？”
有人回答：“应该说，没那种精力的人，熬不到那个位置。”
有一篇《马化腾的境界》文章认为：腾讯的核心能力，一定在马化腾身上。
在员工眼里，马化腾是个“邮件狂人”，员工凌晨一两点给他发的邮件，都能立刻得到回复。他还经常凌晨两三点在微信上和员工讨论产品细节，直到找出解决方案。
文章认为：腾讯的核心能力，离不开马化腾永远旺盛的精力。
而且，懂得培育和管理自己精力的人，即使遇到挫折，往往也能笑到最后。
俞敏洪从北大毕业时，成绩倒数，他却说：
“我知道论聪明我比不过大家，但是我决不放弃。你们5年能干成的事我干10年，你们10年干成的我干20年，你们20年干成的我用40年。如果还是不行，我会保持心情愉快、身体健康，到80岁以后把你们送走了我再走。”
时刻保持饱满精力，人生就会像下坡滚雪球，一步比一步顺，一天比一天强。
或许如马化腾所说：“只要埋头过完自己的坎，自然有人会分心落后。”
2.3 比管理时间更重要的，是管理精力
人就像一块充电电池，精力就是电池的电量。我们无法改变一天的时间总量，却可以改变精力的储备和质量。
究竟如何管理我们的精力呢？
（1）身体好才能精力好，这是人生的基本盘
睡眠，对人来说，那既是肉体的休息也是精神的休息。
在纪录片《睡眠十律》中，总结了十二种方式，促进睡眠，比如：睡前少玩电子产品，关闭手机，洗个热水澡，听听音乐……
规律且优质的睡眠，是恢复和保持精力的利器。
白天也可以利用碎片时间见缝插针地休息。公交上、地铁里、午休时，打盹或闭目养神，即使几分钟也能脱胎换骨。比尔·盖茨每隔三四个小时会打个盹。
运动一定是一种更好的休息方式，例如跑步。马化腾就是跑步达人，他曾在朋友圈“打卡”：我在 Keep 完成了 5K 的跑步机跑步，用时31:30。
精力好的人，没有一个不爱运动的，若没有好身体，何来好精力。
（2）把精力花在“刀刃”上，专注做最重要的事
在工作和生活中，同时处理几件事，看似忙碌充实，实则效率很低；
在某一个时间段内专注做一件事，不仅高效，还能带来享受和满足。
很多果粉都知道，乔布斯一生信仰'少即是多’，曾经砍掉苹果公司70%的项目，后来又砍了90%没有特色的产品。他说“专注和简单是我的秘诀之一。”
你把精力放在哪儿，决定了你的成长在哪儿。
稻盛和夫在《活法》里，也提到一个词——集中力。他说无论是谁，只要像锤子一样，全部力量集中在一个目标，就一定能成功。
（3）别干捡芝麻丢西瓜的事儿
人的精力是有限的，你在别人身上花费的无用精力越多，留给自己的就越少。
曾看过一个小故事：
一老板和秘书一起出差办事，秘书看到路边有个衣衫褴褛乞丐，顿生怜悯就给了他1块钱。
乞丐不乐意，嫌他就给了1块钱。秘书也不干了，俩人就吵起来。
这时老板忍不住了，催促秘书快点走，乞丐不干，非要抓住秘书讨说法。
这时，老板拦住掏出一张100元钞递给乞丐，“给，我们错了。”乞丐才停止纠缠。
我们生活中，明事理的人不少，但烂人烂事也很多，很多时候，根本无法追究对错，也没办法跟他们讲道理。
这里的意思，并不是要向烂人低头，而是要明白，还有更重要的事情等着我们去做。
正如故事中，秘书关注的是事情谁对谁错，老板关注的却是背后的收益与成本、选择与代价。
当时明显有着更重要的事情要应对，捡芝麻丢西瓜的事情干不得。
（4）管理好自己的负面情绪
喜欢打台球的人应该听说过，曾叱咤风云的路易斯·福克斯多次拿世界冠军，但他却因为一只苍蝇，输掉了人生最后一场比赛，同时还有他自己的生命。
1965年，在纽约的一场比赛中，路易斯的比分已经遥遥领先竞争对手约翰·迪瑞，只要发挥稳定，再得几分能稳拿冠军。
然而，正当他准备全力以赴时，一只苍蝇落在了母球上。路易斯没有在意，随手挥走了苍蝇，继续准备击球。可没过几秒，这只苍蝇又落了回来。
这样赶走飞回，飞回赶走，几次三番，路易斯终于失去了冷静。
他不再挥手，而是用球杆直接向苍蝇打去。结果球杆碰到母球，违反了规则，被罚下场，只得回座位等待。
最后，本以为败局已定的约翰·迪瑞牢牢把握住机会，不光拿下这局，还将比分反超，再也没有给路易斯翻盘的机会。
路易斯黯然离场，第二天，人们在河边发现了他的尸体，他投河自杀了。
生活中，我们会面对形形色色的情绪。比如，担心完不成 KPI 的焦虑、同事矛盾的气愤、男/女朋友吵架的郁闷，甚至错过公交车的暴躁等等。
这些负面情绪都会让人身心俱疲，消耗很多精力。我们要学会调节情绪，不能成为情绪的奴隶，在烂事上浪费过多精力。
吉姆·洛尔在《精力管理》一书中写道：
“互联网+时代，人们不停地忙着和时间赛跑。却忘记了我们其实精力有限，需要休息、恢复和再生。”
不论我们最终能否获得巨大成功，做出了不起的大事，都必须保持精力饱满。否则，如何扛住世事艰难？
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