想深入学习【邮件合并】的同学看过来!

温馨提示:【邮件合并系列讲座】课程,已更新至第10节。

课程列表1.批量制作录用通知书2.批量制作工资条3.批量打印信封4.制作奖状模板并批量打印奖状5.使用标签功能批量制作工作证6.批量制作带照片的工作证7.批量制作档案标签8.利用邮件合并制作随机试卷9.批量制作二维码或条形码10.一对多分类邮件合并案例

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使用Word提供的邮件合并功能可以很轻松的制作工资条、通知书、邀请函、明信片、准考证、毕业证书这类文档,一般做法是用文档做一个模板,将不同的内容放表格里,建立起表格与文档之间的关联帮助我们快速完成工作。
本文以批量制作录用通知书为例子,让我们一起学习Word邮件合并。

1

创建主文档和数据源

创建录用通知书模板做主文档。

Excel制作数据源,一个录用人员信息的数据源,包含了姓名、性别、年龄、学历、成绩等五个字段。

2

选择邮件合并类型

Word的邮件合并还有信函、电子邮件、信封、标签、目录等其它合并方式。录用通知书此类文档应使用【普通Word文档】方式进行邮件合并,Word会将数据源中的每条记录分别合并到文档中。

3

选择收件人

单击【选择收件人】-【使用现有列表】-【选取数据源】。

选择好数据源文件后,单击【打开】按钮。

邮件合并功能支持excel、文本文件、word文档,access数据库等类型的数据源。弹出【选择窗格】对话框,选择相应工作表后,单击【确定】按钮。

通过【使用现有列表】,可以快速导入提前准备好的数据源,在弹出的【选取数据源】对话框中,浏览找到数据源保存的位置。

tips:我们复制数据源保存的路径,然后将复制的路径粘贴到选取数据源对话框当中,即可一步就定位到数据源保存的文件夹。

4

编辑数据源

如果我们没有准备好数据源,单击【选择收件人】-【键入新列表】,可直接添加,新建条目,删除条目,自定义列等等,还可以对数据源进行筛选排序等等。

5

添加合并域

通过【插入合并域】命令,可以将数据源中的字段添加到文档中 。word的合并域,是以字段名加一个特殊的书名号来显示的,当鼠标定位到合并域上时,它会以灰色底纹形式显示。

6

预览并完成邮件合并

单击【预览结果】,可以显示邮件合并后的实际效果,切换查看记录的变化结果,确认无误以后,完成合并就可以直接打印文档。

单击【完成并合并】-【编辑单个文档】,弹出【合并到新文档】对话框,单击【确定】按钮后,Word就会生成一个新的文档,并用“信函N”(N为阿拉伯数字)命名。在【合并到新文档】对话框中,还可以选择指定一个合并记录的范围。

7

邮件合并案例展示

工资条

01

信封

档案盒标签

工作证

带照片的准考证

好啦今儿分享到这里,祝大家好运!

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