想做一场线下读书会活动?这套全流程清单收藏好,你也能做出来

想做一场线下读书会活动?
这套全流程清单收藏好,你也能做出来。
一场线下读书会活动从哪里开始?
招生报名?确定分享嘉宾?思考门票价格?
都不是,从活动目的开始。

01

明确活动目标
一切行动以目标为牵引
作为这场活动的策划人。
想一想你为什么要做这次活动,对你而言收获是什么?
 
是有门票收入,还是为了结交新朋友?
或者是跟网友们线下见面,进一步拉近彼此距离。
你需要将目标列出来,连带着活动背景一起写下来。
那这个目标是否要100%实现呢?
不必,它只是牵引你去做事的美好初心。
以及一定的数据参考,让你接下来的筹备工作更有方向。

02

前期筹备无需纠结
围绕目标尽快敲定就好
目标确定后,接下来开始找场地、定嘉宾、选主题。
与相关方开会进一步澄清本次活动目标。

1.场地选择:

拍照效果要显出我们的品味,环境不特别差就行,不需要特别高档。
交通要紧邻地铁,非郊区,最好地铁直达,出地铁就能到。
场地要有办会经验,这样设备齐全,不需要额外购置。
不要被场地费用吓傻,细节做得好,场地费可以赚回来

2.嘉宾选择:

 
嘉宾选择上,通常找主办方熟悉的嘉宾。
或者是围绕最近读书会成员的痛点,定向找嘉宾。
一般我更建议找熟悉的,即便人不是太出名。
但是讲的内容落地、有效,大家更爱听。
嘉宾的身份头衔不重要,有没有线下活动分享经验也不重要。
只要能保证到时候一定会来。
且非常认真地准备这场活动分享。
提前三五天把分享内容细节给你看过。
这样就比较能够判断是否足够有料。

3.主题设定:

主题根据读书会成员的兴趣、困惑出发,找主题,然后对应找嘉宾;
有时候是嘉宾先确定,然后看两个人分享的内容方向,最终本次活动官宣主题。
一般大的主题不太要紧,只需要把分享嘉宾的主题敲定好,方便他们准备后分享内容。
主题内容往往来自于嘉宾的特别生活经历,或者是特别擅长分享的主题。

4.开会进一步澄清目标

活动开始前8天左右,跟场地方、分享嘉宾沟通确认本次活动目标。
它在活动过程中的定位,让相关方都清楚自己的价值。
这些工作不需要花费太长时间,但比较容易纠结。
到底找什么地方、什么人、讲什么。
其实只要交通便利、嘉宾用心,都不是大问题。
不必纠结,下一次继续优化就好。

03

中期物料筹备
借助清单责任分工
提前8天以上确定场地,然后开始准备物料。
大多数物料是可以重复利用的,所以要收好。

1.线上物料

前宣文案(倒计时5天时发布,以往活动或者嘉宾讲课视频/图文资料+前宣软文+报名链接)
倒计时3天宣传资料(倒计时3、2、1,每天一张宣传海报+一句话文案+二维码报名链接)
活动当天开始前宣传资料(活动路线图+时间地点+温馨提示需要带的物品,例如纸笔)
这些物料并不是必须100%准备完。
结合你的精力,能多准备点就多准备点。
觉得比较麻烦的可以不做,最少准备下活动现场的一些物料就行。

2.线下物料

拍照相关:
1. 大型活动需要准备主视觉背景板(需要去场地实测,放哪,怎么放,多大的,什么材质),100人以内的都不需要
2. 异型KT板,即手持拍照道具
路引:易拉宝/路引牌(看场地方让不让摆,如果跟物业相关需要提前一周报备,路引是自己准备还是对方有)一般情况下,非必备
80人以内上课物料:桌卡6-8个、12色彩笔套装6盒(非必须)、A4纸50张(必须)、素描纸6张(需要小组讨论写东西时必须,不是每次都用)、分组手环(50个)、读书会相关周边(没有的就不带)、50根笔(淘宝买很便宜)
80人左右茶歇:怡宝350ml水 2箱、零食淘宝买100-200元的,量多,小包装那种。

3.嘉宾分享流程及内容确认

13:00-14:00 签到
14:00-14:30 破冰环节
14:30-15:30 嘉宾分享:张雨茉老师
15:30-15:50 提问环节
15:50-16:05 茶歇
16:05-17:10 嘉宾分享:筝小钱老师
17:10-17:30 小组讨论复盘
17:30-17:40 主持人总结发
17:40-18:00 大合影

04

活动开始前3天
明确当天活动流程
1.分阶段宣传(“线上物料”部分,指定人在可覆盖的朋友圈、群宣传)
2.物料清点,计入物品清单
3.现场人员责任分工
签到助手:2人(女生优先)
  • 引导参与者选手环颜色
  • 带领入组
摄影助手:1人
  • 引导在背景板前持KT板拍照
  • 做嘉宾分享金句图(PPT固定模板+照片+文字替换,非必须)
宣传助手:1人
  • 草拟活动新闻稿初稿
  • 将课程中图片发到活动群和其他未举办或即将举办线下读书会群,造势、引流
布场助手:3人
  • 什么环节摆放茶歇,怎么摆
  • 试麦试投影试PPT
  • 播放暖场视频
4.活动前两天晚上8点统计报名人员信息。
并分发给助手(后台导出数据,平均分给助手)

05

活动前2天
1、与嘉宾确定背景板粘贴(沙龙活动用不上)
2、场地布置(沙龙活动用不上,当天布置即可,1小时搞定)
3、KT板和现场物料就位(检查物料是否齐全)
4、签到台布置(沙龙活动当天布置,2张桌子,签到用,避免人员聚集)
5、参与人员名单打印2份
6、与签到助手沟通注意点(选手环颜色、引导入组
7、摄影助手构图取景沟通(指定助手)
8、助手沟通,课程中图片发到活动群中(指定助手)和其他未举办过或即将举办线下读书会的城市造势、引流
9、助手沟通,什么环节摆放茶歇,怎么摆(指定助手)
10、活动前一天助手私聊发送活动地点、时间,确认报名人员是否会来
11、活动当天上午发布场地效果图,吸引大家前来
12、活动现场软文、主持词、暖场视频准备

06

活动当天
1、场地方人员对接
2、试麦试投影试PPT,播放暖场视频(指定助手跟进)
3、活动助手12点到,协助场地布置,熟悉接人环境,配合其他准备工作。
4、13点~14点,签到台(2位指定助手,引导参与者选手环颜色、带领入组),自由交流
5、拍照区(助手专人引导在背景板前持KT板拍照),本次活动不涉及
6、开场主持14点
7、破冰环节30分钟(截止14点30分)
8、主持人介绍清楚这个环节的关键内容:3分钟个人介绍+5分钟团建(组长梳理组员特点)+12分钟(6位组长每人2分钟团队展示)
1. 3分钟,介绍你的姓名、行业、个人标签,为了方便大家记住你,然后组内轮流自我介绍,链接朋友
2. 5分钟,选定你们组的组长(手指),组长组织大家介绍本组,派代表向所有人介绍本组组员做准备
3. 12分钟,六个组组长轮流发言介绍本组,每组限时发言2分钟。
9、张雨茉老师分享:如何培养超强大脑的孩子(14点30-15点30分)
10、提问环节,3个问题(截止15点50分)
11、茶歇环节,提前摆放茶歇物品(截止16点10分)
12、筝小钱老师分享:如何培养爱读书会读书的孩子(截止17点10分)
13、提问环节,3个问题(截止17点30分)
14、小组讨论复盘(截止17点50左右):3分钟个人思考复盘+15分钟每人分享(组长梳理组员特点)+2分钟小组代表发言
1. 3分钟,想想今天学到的内容
2. 15分钟,每个人轮流说说今天的学习
3. 2分钟,六个组组长轮流发言介绍本组,每组限时发言2分钟。
15、主持人总结发言(18点左右)
16、大合影(18点10分)
17、场地收拾(18点半)
18、活动现场新闻稿初稿撰写提交审核

07

活动结束后宣传
1、活动新闻稿发到各个群,让大家浏览的同时,鼓励大家转发
2、鼓励参与活动的同学写“参后感”发布到自媒体平台
3、收支核算
  • 收入:人数*单价
  • 成本:800元
    • 场地费0
    • 背景板0,550cm*230,15平,粘胶
    • KT板、桌卡、话筒卡等,400元左右
    • 上课物料:笔60元、手环20元
    • 茶歇:水80元、零食200元
4、活动总结复盘
欢迎同学们积极举办各地城市读书会。
过程中遇到困难,可以跟我们一起讨论,共同找答案哦。

End

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