想用好Excel?先养成这10个好习惯,这比盲目学技巧更重要

想用好Excel?

多人觉得Excel效率低下,很大一部分的原因,那就是没有养成良好的数据习惯,这也直接造成了,在处理数据、统计分析时,需要花费大量的时间来整理数据源!

如下职场中,小白常见的几个“不良”习惯:

① 把Excel当成记事本,录入随意;

② 缩写、简称、金额和单位,混着用;

③ 用空格来对齐名字;

④ 文档未经处理,直接发给客户,尤其是一些重要文件;

⑤ ... ...

此节,就整理10个好习惯,分享给大家!

习惯1:随时保存

  • 技巧① 保存快捷键:<Ctrl>+S
  • 技巧② 自动保存:菜单“文件”-“选项”-“保存”-勾选“保存时间间隔”选项,并设置时间间隔;

习惯2:规范的命名规则

不管是文件名、工作表名,还是标题名,最好都能规范命名。这样,不管是自己还是别人,打开工作表,一看,就能知道数据的含义。

习惯3:一个单元格一个属性

一个单元格只有一个属性,比如,分离数字和单位,可别把Excel当成记事本来用。

习惯4:不用多余的空行或者空格

经常看到,有些新手,总喜欢使用空格来调整文字位置对齐内容,或者,在数据行中插入一些空白行来分割数据,方便阅读。这,可不是什么好习惯。

可以用以下技巧来替代:

① 对齐文字,如名单,可用对齐方式中的“分散对齐”:<Ctrl>+1自定义格式 → 对齐 → 对齐方式中选择“分散对齐”;

② 分隔数据行,可以直接套用表格样式;

习惯5:统一的数据格式

类似,一个单元格一个属性,每列数据,都统一数据格式,不要混着用。如,统一的日期格式、统一的数字格式等。

规范不统一的数据格式,可以用“分列”功能来实现。

习惯6:慎用合并单元格,慎用缩写

职场中,在标题行中使用“合并单元格”很常见,只是,在复制粘贴统计分析数据时,合并单元格会比较麻烦,相信很多人都深受其扰。建议,可以使用“对齐方式”中的“跨列居中”来替代。

在输入时,为了省事,输入简称或者缩写,本来也无可厚非,只是,不规范的简称或者缩写,反而会带来很多麻烦。使用“下拉菜单”不仅可以规范数据输入,还可以提升录入效率。

习惯7:原始数据使用一维表格形式保存

这里的一维表格,指的是,一个数据列,就一个属性的数据。

习惯8:将数据区域转为“超级表”

在Excel中,将普通数据区域转为“超级表”,快捷键<Ctrl>+T,有如下好处:

① 一键美化表格,可以直接套用表格样式;

② 公式的自动填充,新增数据行时,公式会自动填充;

③ 动态的表格区域管理,在表格基础上做统计分析时,数据源区域会自动扩充;

习惯9:安全意识

对重要文件,顺手加密文档、保护工作表、保护表格中的公式等,可以有效地保护你的工作成果。

习惯10:输出为PDF文件格式

发给客户的Excel文件,可以使用PDF文件格式。

PDF文件,不仅小巧,还不容易被篡改,这也是很多公司首选的发布“白皮书”的文件格式。

小结

此节,整理了10个Excel的好习惯,欢迎补充!

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