XF档案管理细则

X访，是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动,下面是小编为大家带来的X访档案管理细则相关内容：

XF档案的归档范围和原则

一、归档范围。

　　X访部门在工作中形成的文件、资料很多，要根据历史价值，分为永久、长期、短期三类归档保存。

　　如果不加区别地全部归档保存，既不便于保存和利用，又会造成人力、物力浪费。

　　需要归档保存的主要是：

　　(一)中央和各级党政机关下达的有关X访方面的政策性文件、规定、指示、简报、电话记录、重要函件等。

　　(二)本单位整理编印上送的重要X访摘报、综合摘报、简报、刊物(包括所附原信)和负责人的批示意见。

　　(三)党政领导同志给群众的复信、复制件。

　　(四)本单位直接办理或联合调查处理或向下交办的重要案件材料，包括申诉材料，负责人或上级机关的批示、函件，交办，催办函件和电话记录，查证材料，案情分析研究或联合办案会议纪录，调查处理报告，结案报告，审理结案材料，领导批结件等。

　　(五)办信和接待来访的登记、记录材料，如来信登记卡片或簿册、接访记录等。

　　(六)X访工作会议的通知、报告、讲话、会议纪录等、简报、日程安排、参加人员名单及会议所发的典型材料。

　　(七)X访部门的工作计划、总结、请示报告、业务建设资料、规章制度、统计报表等。

　　(八)X访机构、人事变动方面的有关资料。

二、归档原则。

　　X访工作的文件、材料归档时，应掌握以下原则：

　　(一)归档的文件、材料，应当是具有一定查考利用价值的。

　　否则，不应归档保存。

　　(二)归档的文件、材料，必须是办理完毕或告一段落的。

　　正在办理的，应由承办人暂时保存，待办完后再归档。

　　(三)归档的文件、材料，必须按照文书立卷的原则和方法由文书处理人员整理立卷归档。

　　凡反映主要信访活动需要永久保存的档案，应收集、整理、保管，不使档案原件分散。

立卷和归档的方法

　　立卷就是将有共同点和联系密切的单份文件材料进行系统化的整理，按照它们在形成和处理过程中的联系，编成各个案卷。

　　立卷是保存文件材料的必要措施，是文件材料转化为档案的前提条件。

　　立卷工作包括：组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料的排。

　　列卷与编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷装订。

一、立卷的要求。

　　立卷的基本要求是：按照信访工作活动的规律，保持文件材料之间的历史联系，反映出X访工作的历史面貌，并便于保管和查找利用。

　　为方便保管，X访档案要划分保管期限。

　　保管期限大体上可以分为永久、长期、和短期保存三个类型：

　　(一)永久保存的档案，主要是领导机关的负责同志阅批的重要X访材料;有关X访方面的政策文件、规定、指示;X访工作会议文件;上级党政机关要报结果的案件;X访部门直接派人调查处理的案件;重大的农田、水利、山林纠纷等涉及面较大的案件;X访部门的规章制度、统计报表、简报等。

　　(二)长期保存的档案，一般是指保存十五年以上的材料。

　　主要有来信来访登记薄;要查报结果的案件和已结案的X访老户材料。

　　(三)短期保存的档案，主要是指不要报结果的信访转办单、来往便函;各地各部门的抄报材料;来访介绍信存根;不要下转的信件等。

二、立卷的方法。

　　X访部门工作中形成的行政文件，按照国家档案部门统一规定的立卷原则和方法立卷。

　　对于群众来信来访材料的立卷，一般采用以下方法：

　　(一)上送领导同志阅批的重要来信来访，应将来信来访的登记卡片、来信来访摘要或综合摘要(包括原稿、打印件)、领导人批示(如原件要发往承办单位，要将批示复印或抄录下来，如领导阅后退回存档的，原信也要一起保存)一起装订立卷，承办单位报来的调查处理报告，也要一起装订。

　　这类材料以X访者立户，一人一案进行立案。

　　领导人有批示的重要X访，也可以信访者立户，按领导人姓名组卷，即把某领导人阅批的来信来访材料，按时间顺序排列编号，分年组卷，单独存放。

　　(二)本单位函送各级各部门主要负责同志阅处和上级发函交办的X访案件，应将来信来访的摘要卡片、函件底稿(包括打印件)、承办单位主动报送的查处情况报告，收集在一起，按一人一案立户，分年分地区组卷。

　　(三)本单位直接处理或立案交办(包括上级立案)要求报处理结果的信访案件，要将X访者的申诉材料(或摘要)、谈话记录、领导人对该案的批示、立案交办和催办函件、查证材料、调查报告、处理意见或决定、结案报告等全部收集整理立卷，按一人一案组卷。

　　(四)一般X访，大都采用卡片或薄册登记，登记项目包括：X访人姓名、地址、内容摘要、受信人、承办单位、收信和转办日期、处理结果。

　　卡片按年度、按地区装入卷盒保存，簿册按年度装订成卷。

　　匿名信的立卷，一般采用收发信地点的省、市、地名称作为案件当事人的立卷。

　　无名、无地址的，则以邮戳地址立卷。

　　如属控告、揭发信，也可以按被告人姓名立卷，在姓名后面加括号注明系控告。

三、卷内文书材料排列和编号。

　　卷内文书材料的排列是对每个案卷材料的系统化，给每份材料以固定位置。

　　排列时要保持它们之间的联系，有条理，便于查阅。

　　排列方法，可以按时间、问题性质、地区、作者名称、重程度、人名的姓氏笔划或拼音字母或四角号码的顺序等。

　　根据每个案卷的情况和利用率的高底，灵活选用其中一种或结合使用两、三种方法进行排列。

　　通常是按时间先后顺序或重要程序排列。

　　如按文件材料形成的时间先后排列，其顺序是：来信来访结案报告单、上级或本单位领导人批示立案的通知及附件(如调查报告及处理意见)、旁证材料。

　　登记卡片或登记簿，通常是按姓氏笔划或拼音字母顺序排列。

　　也有按姓名的四角号码顺序排列的，即取姓名的前两字的左上角、右下角号码编号。

　　卷内材料经过系统排列以后，凡属永久、长期保存的案卷，都应编号张数，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和查阅。

　　编号的位置，一卷之内应当统一，左侧装订的案卷编在右上角，右侧装订的编在左上角。

　　双面书面或筒子页的材料两都只编一个号。

四、案卷封皮、卷内目录和备考表的填写。

　　X访案卷最好用专用卷皮装订。

　　X访案件专用卷皮的封面共十二个项目。

　　第一项空白处填写X访部门名称，第二项填写立案时年代和发文号，第三项填写案由。

　　填写案由时要抓住立卷特征，用简炼的文字加以准确的概括，力求字少意明，使人一看就知道案卷内容。

　　卷内目录用以介绍卷内文件的成分与内容，放在卷内文件的前面，便于查阅。

　　长期、永久保存的案卷均应逐卷填写卷内目录。

　　卷内目录除放入卷内一份外，还可以复制一份填上卷号，按案卷排列顺序汇集装订成册，作为查找文件的工具。

　　卷内目录的项目有六个，顺序号是按文件先后，一份文件编一号。

　　文件所在的页数，前面的可只填写起始的页数，最后一份填写起止两个页数。

　　备考表可以印在卷皮的封底上，用来说明卷内文件的状况，又可以保护文件，并便于保管人员和利用者了解。

　　备考表内的全宗号、卷内目录号、案卷号由档案保管人员填写。

　　日后卷内文件如有变动情况，由保管人员随时在备考表上注明。

五、案卷装订。

　　案卷装订，是为固定和保护卷内文件材料，避免散失和损坏。

　　对某些特殊珍贵的手稿，不便装订时，可采用卷盒、卷袋保管。

　　案卷装订之前，必须去掉订书针、别针等金属物，以防年久锈蚀文件。

　　未留装订线的文件材料，应补贴加边。

　　大张文件要折叠，以保持全卷文件大小整齐。

六、案卷的排列与编制案卷目录。

　　案卷经过编目装订后，要将一个年度的案卷进行系统化排列。

　　排列的方法，首先按永久、长期、短期保管期限分别排列。

　　在每一种保管期限下再分类排列。

　　将系统排列的案卷逐一编号登记，就形成案卷目录。

　　案卷目录是案卷的名册，可以作为查找利用档案的最基本工具，又可以作为向档案部门移交案卷的目录。

七、案卷的归档。

　　整理好的X访案卷，根据档案部门的规定，有些要移交档案部门统一保管。

　　归档期限，可与同级档案部门商定。

　　根据X访工作档案利用率高的特点，为方便工作，又减少频繁调阅给档案室工作带来的麻烦，X访档案的归档时限可适当延长一些。

　　有些X访档案如来信来访登记卡片、登记簿册等，则由X访部门保存，若干年后自行处理。

管理和利用

X访档案建立后，必须加强管理，建立严密的保管、利用制度。

一、要有档案设备和管理人员。

　　X访档案要固定存放并有专用柜橱，以保证档案的安全。

　　档案保管工作不是为保管而保管，基最终目的是满足工作需要，便于找利用。

　　因此，既要保护档案，又要方便利用。

　　要配备专职或兼职信访档案员管理。

　　档案管理人员不仅要熟悉本部门的档案情况，而且要有一套科学的管理制度和方法，为利用提供方便。

　　要做到有档能立即查到。

二、加强档案保管。

　　对档案要定期检查整理，防止错放、丢失，并做到“六防”，即防潮、防光、防火、防霉、防虫和防腐变工作。

　　对应该销毁的档案，要及量报请领导批准，按规定予以销毁。

三、严格执行保幂制度。

　　凡属机幂档案，必须严格控制借阅范围，档案人员不得泄露机幂。

四、要建立健全借阅档案资料制度。

　　X访部门内借阅，要由借阅人登记签字名，用完立即退回销号。

　　X访档案室在一般情况下，一律不外借。

　　如确因工作需要到信访部门查阅信访档案材料，必须持有单位证明，经有关上级党、政组织批准。

　　如地方到中央X访部门查阅X访档案资料，要持省委或省政府领导人签名的介绍信。

　　是否给予查阅，中央X访部门还要视其查阅的内容和原因来决定。

　　对控告、检举揭发和批评方面的材料，除已查明确属诬告陷害者外，一律不予查阅，以保护来信人的正当民主权利。