适合新手,Excel常用排序小技巧,一帖全了解
HI,大家好,我是星光。今天给大家总结分享的表格技巧是排序。
排序是Excel数据处理与分析中最常使用的技巧之一;一方面,它可以使混乱的数据变得有序,有利于阅表者掌握主次脉络,发现数据的规律和特性;另一方面,排序往往也是对数据进一步分析和处理的基础,比如对数据分类汇总、创建排名报表、制作名次展示图表等等。
——那么,Excel都有哪些常用的排序技巧?
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快速排序
分享的第1个排序技巧是快速排序。如果需要对整张成绩表,按姓名字段升序排序,你通常会怎么操作的呢?
比较快捷的方式是,右键单击姓名字段的任一单元格,在打开的快捷菜单中依次选中【排序】→【升序】。
此外,也可以单击右键,按O键,再按S键。
当需要对多列数据进行排序时,优先推荐使用筛选状态下的排序功能,这比系统自带的排序界面更容易理解和操作。
假设需要对成绩表,在语文分相同的情况下,优先按数学成绩升序排序。我们可以先对数学进行升序排序,再对语文进行升序排序。哪个字段优先,就先对哪个字段排序。
Excel不但支持对数据列表纵向排序,也支持横向排序。横向排序的意思是按指定行为排序关键字,使数据表的字段列整体重新排列。
一个典型例子,通过横向排序使数据列表隔列插入空白列。
很多朋友在使用Excel时,喜欢对一些重点或特殊的数据涂抹颜色;如果你是女生,我可以理解;如果你是男生……我可以尝试着理解(* ̄︶ ̄)
不过对表格涂抹颜色可不是数据管理的好习惯,毕竟Excel没有提供按颜色统计数据的函数……它只提供了聊胜于无的按颜色排序的功能。
上个技巧展示的自定义排序的操作过程确实比较烦琐,如果你只是偶尔自定义排序,更推荐使用函数的方法。
函数的操作极其简单。首先创建一列符合排序规则的数据,比如在E列输入总经理、经理、主管等。然后使用MATCH函数计算目标列每个数据在E列中的位置序号,最后按序号列排序即可。
王者荣耀有句话,一顿操作猛如虎,一看战绩零杠五。Excel也是如此。有时候你做出一番令他人眼花缭乱、令自己都芳心自恋的排序操作,最后却发现全部操作错了,于是急需将数据恢复出厂设置,回到未排序前的模样,这时应该怎么办呢?
有的朋友可能选择嗑后悔药,不停的按Ctrl+Z返回上一步,来来来,喝完一杯还有三杯,伤心也是带着微笑的眼泪……
打个响指,规范性的操作应该是在排序前就制定一列升序的序列,随时可以按该序列排序,使数据恢复到未排序前的状态。