九步法原则，轻松解决建模缺乏思路难题
数据可视化分析在工作中的重要性不言而喻。所谓一图胜千言，图表可视化系统不仅可以清晰、直观地向阅读者传递复杂的数据信息，还可以为阅读者带来视觉上的感官刺激，这种刺激有助于加深阅读者对图表信息的记忆，起到过目不忘的目的。
现在大多数可视化分析系统是属于私人定制的，也越来越成为一种趋势，下面，我们通过一个制作业销售与利润分析案例来介绍如何通过九步法构建数据可视化分析系统。
九步法构建数据可视化分析系统的思维导图如下图所示。
第一步：理解诉求，把内容模块化、层次化
每个企业的管理模式都有细微的差异，构建数据可视化分析系统的第一步就是理解诉求，把内容模块化、层次化。
首先需要知道，要做什么事？目的是什么？达到什么效果？例如某汽车零部件销售企业领导一句话的诉求：做一个可视化图表分析系统，要看销售达标、销售毛利、库存变动、销售净利，同时要细分到片区和客户，还有当月和汇总情况。
分析是为了发现问题和解决问题。借助于图形化的手段，能够清晰、快捷、有效地传达与沟通信息。从用户的角度，数据可视化可以让用户快速抓住要点信息，让关键的数据点从人类的眼睛快速通往心灵深处。数据可视化一般会具备以下几个特点。
（1）准确性。
（2）创新性。
（3）简洁性。
通过对领导需求的分析，得知需要对销售达标、销售毛利、库存变动、销售净利全面考虑。由于不同企业、不同部门或不同阶段领导的诉求可能存在变化，这就需要根据实际需求产生变动，达到如下表所示要求。
|
序 号 |
项 目 |
内容细化 |
备 注 |
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1 |
销售达标 |
销售实际与目标对比，看是否达标 |
累计、分月、汇总、片区和客户 |
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2 |
销售毛利 |
收入与支出对比，看是否存在异常情况 |
累计、分月、汇总、片区和客户 |
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3 |
库存变动 |
库存分析环比，看是否有改善 |
累计、分月、汇总、片区和客户 |
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4 |
销售净利 |
销售净利，看贡献度 |
累计、分月、汇总、片区和客户 |
此外，还需要考虑一些细节和关键点，还有一些容易出现问题点预警。这里就不再赘述了。
第二步：构思并绘制草图，考虑体验舒适度
对于图表的样式，可以手绘草稿或电脑编辑。对于图表中的输入数据部分，需要考虑是通过开发者工具中的插入表单控件还是通过切片器来完成，原则是尽量让用户点一点、选一选就出结果，用做软件的思维来做Excel图表。
对于图表的样式，可以手绘草稿或电脑编辑。对于图表中的输入数据部分，需要考虑是通过开发者工具中的插入表单控件还是通过切片器来完成，原则是尽量让用户点一点、选一选就出结果，用做软件的思维来做Excel图表。
在制作时需要考虑图表的类型、大小、数量、放置的位置等因素。
（1）在进行初步设计时不要设计太完美，因为可能存在较大难度，甚至导致结果无法实现。
（2）提前考虑可能存在的漏项，否则就有可能存在公式链接完毕有要修改的问题，从而需要打破原有构思框架，不得不重新来绘图。
（3）初稿阶段没有和领导沟通，绘制的图形不能完全代表领导要求的内容，例如可能领导更喜欢饼形图，而初稿做的是柱形图。等到做完后再修改，任务量大，做大量的无用功。
第三步：应用RANDBETWEEN函数预排版
应用RANDBETWEEN函数预排版在整个图表绘制的过程中起着承前启后的作用，重要性不言而喻，并且其涉及的内容多且杂。
预排版的主要内容及作用包含以下几点。
1. 基础数据表
构建基础数据表要考虑制作图表时需要的所有内容，有些内容是需要选择输入的，有些需要手动输入，而有些则是需要自动计算，这时可以通过颜色对不同的区域进行区分。基础数据表样本如下图所示。
2. 图表数据源
图表数据源是根据需要在基础数据表中提取出来用于制作图表的数据。本案例中的图表数据源包含4个，如下图所示，通过该数据源可制作4张图表。
3. 图表样式
图表样式是通过图表数据源可生成的图表的样式。本案例中销售目标达成情况图表样式及对应的图表数据源如下图所示。
销售毛利情况图表样式及对应的图表数据源如下图所示。
库存指标控制情况图表样式及对应的图表数据源如右图所示，其中星星图标可用于标识超过平均值的月份。
销售净利情况图表样式及对应的图表数据源如下图所示。
4. 数据验证表
数据验证表主要用于控件链接等，如基础数据录入与新增。此外，如果有需要，还可以制作透视表并通过切片器来实现数据的选择，如下图所示。
第四步：公式链接，正确性、有效性验证
公式链接是提取图表数据源的操作，工作量是极大的。对于设计者来说，要将逻辑厘清，否则公式使用错误会导致做图数据错误，生成的图表就不能正确显示信息，因此，需要充分考虑公式的链接是否正确、是否有效等。
1. 主要内容与作用
主要是应用公式建立链接，把绘图的数据源从基础数据表索引或统计出来。
2. 必须考虑的细节和关键点
（1）修改基础数据表。在基础数据表中增加辅助列，如存在跨年或跨月问题时，或统计净利率在10%以下的、10%~20%之间、20%~30%之间和30%以上的数据，可以对数据进行分类，便于后期统计。
（2）效率问题。
① 应用自定义名称，便于修改，能快速进行识别，提高效率，如下图所示。
② 少用数组公式，否则会影响工作效率，可以增加辅助列来实现操作目标。
（3）图表效果。
为了使图表效果更直观，数据表中可用空白或#N/A来实现图表效果。如下图中的“亏损”行中，没有亏损的数据填充“#N/A”。
这样制作出的图表，可以用特殊颜色把亏损的数据显示出来，如下图中红色数据系列即为亏损的月份。
（4）验证数据。对公式进行数据验证，避免输入错误。
3. 容易出现问题点预警
（1）做一个可视化分析模型，可能需要一周，甚至更长时间，并且在以后的修改过程中需要重新解读公式，容易造成理解困难，导致效率低下。
（2）应用数组公式导致运算速度下降。
第五步：可视化图表修正与变更
修改图表样式主要作用是让图表直观、美观、聚焦、有价值。修改时主要设置图表中的各种对象的格式，如改变图表颜色、图案、边框，调整图表大小，设置标题格式、图例格式、数据系列格式、坐标轴格式，添加或取消网格线、高低点连线、涨跌柱线，添加趋势线等。
（1）图表轴的最大值、最小值是否锁定。
（2）是否需要增加亮点或提示的文本。
（3）图表标签的显示，是采用标签还是采用运算表样式等。
第六步：输入实际数据进行模拟试用
该步骤主要内容是输入实际数据，其作用是输入实际数据对模型进行调试，从而发现并解决问题。
输入实际数据，进行模拟试用。由于实际数据可能为0，因此在代入公式时可能会出现错误，所以在代入数据时，要验证公式的正确性。
（1）考虑结果是否正确，公式是否正确。如果实际数据为0，计算可能会出错。
（2）图表坐标轴的最大值、最小值是否锁定，图表显示是否有问题，图表是否需要再修正。
（3）新增项目是否可以显示。
第七步：数据保密性和安全性设置
对数据设置保密性及锁定、隐藏重要数据，可以确保可视化系统安全运行。
1. 主要内容与作用
（1）设置密码保护，进行区域控制或结构固化，确保分析系统安全。
（2）设置数据验证，通过下拉菜单形式确保输入规范性。
2. 必须考虑的细节和关键点
（1）哪些内容是可以编辑或修改的，例如自动计算的需要锁定。
（2）哪些内容是可见的、可隐藏的，例如辅助列、敏感数据等需要隐藏。
3. 容易出现问题点预警
锁定后无法进行排序、插入、删除等操作。
第八步：整体美化与布局
根据数据源制作图表后，就需要对所有的图表进行美化和对整体图表进行布局。此时，必须考虑颜色的搭配，从而使可视化系统看起来更舒服。
（1）颜色搭配：讲究配色技巧，不刺眼、不凌乱。
（2）图表美化：让图表更形象、生动、具体。
（3）增加图标或logo。
第九步：实际应用问题反馈和修正定版
最后一步是根据用户在使用过程中遇到的问题反馈进行可视化系统的修订，直至确定最终版本。
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