表单是流程的载体和执行力保障，流程表单设计的7个基本原则 || 流程管理实践056

有些企业重视流程梳理，但不重视流程表单的设计，结果有流程却得不到执行，或者执行不好，其实，表单是流程的载体，表单设计得水平直接可以体现一家公司精细化管理水平和执行力。

最近，流程管理实践微信群，有网友提及一个议题：“未实现信息化的条件下，流程表单的设计标准有哪些？”这么重要的议题竟然是第一次在群内被提及，其实这也难怪，很多人都认为表单设计非常简单，甚至不值一提。

这让我想起2012年底，我参与国内一家知名化妆品公司“流程变革读书会”时发生的一件趣事。

这家公司为了迎接接下来的流程变革，公司总经理特别安排所有中高层在五星级酒店封闭7天举办一场“流程变革读书会”。

读书会以《流程革命2.0》为教材，然后一个章节一个章节地分组进行学习、总结和PK。

前面五个章节大家分享地非常精彩，不但深入系统地学习了流程管理方法，而且与具体工作做了结合思考。

当进行到第六章“基于IT的岗位标准化工具箱——从标准化到精细化管理”时，读书会组织部门解释因为这一章节比较简单，所以就直接跨越到第七章节。

结果，总经理非常生气，因为在他看来，流程设计得再好，最后执行流程的恰恰不是流程文件而是流程表单。

最后，总经理中止读书会，专门又延长半天时间，让大家重新准备本章节的分享材料。

这件事给我留下非常深刻的印象，一是为总经理“以终为始”的严谨态度，二是通过分享大家都重新对流程表单的重要性有了新认识。

在《华为的冬天》中，任正非也非常看重表单的重要性：

“模板化是所有员工快速管理进步的法宝：一个新员工，看懂模板，会按模板来做，就已经国际化、职业化，现在的文化程度，三个月就掌握了。而这个模板是前人摸索几十年才摸索出来的，你不必再去摸索。各流程管理部门、合理化管理部门，要善于引导各类已经优化的、已经证实行之有效的工作模板化。清晰流程，重复运行的流程，工作一定要模板化。一项工作达到同样绩效，少用工，又少用时间，这才说明管理进步了。我们认为，抓住主要的模板建设，又使相关的模板的流程连结起来，才会使 IT 成为现实。在这个问题，我们要加强建设。”

流程表单的设计应遵循一下几个原则：

一、流程表单要受控

很多企业各部门都可以根据临时需要设计各类表格，结果企业存在很多部门导向的表格，这些表格的必要性值得怀疑，而且很多表格之间是重叠甚至冲突的，所以，企业流程表单都应该是统一管理和受控的，这样有利于确保表单的有效性和整合性。

二、流程表单要IT化

尽可能把所有的流程表单都设计到IT系统中，这样便于信息的处理。即使对于部分表单还无法实现IT系统化，也要尽可能通过EXCEL实现基本的电子化，避免大量使用纸质表单。

三、流程表单要精简

虽然流程表单化很重要，但并非说表单越多越好。表单一定要尽可能整合精简，同一个工作尽可能减少表单的数量。我就发现有的公司在工作申请时需要填写一个申请表，下一个部门处理后又要提供一个正式的信息反馈表，其实这两个表格完全可以整合成一个表格。

四、流程表单要可落地

之前，我曾经给某一个企业提供营销人员拜访流程标准化工作。其中就包含设计一个《营销人员拜访报告》。第一个版本设计时考虑非常周全，每次拜访报告需要分10个大类，每一个大类又按照个性的结构化数据分析结构填写信息，这样整个拜访报告需要填写70个信息。在与营销团队代表充分沟通后，最终版本只保留了10个大类。因为大家一致认为，在该公司以前没有填写任何拜访报告的情况下，一下子要求所有销售人员每日拜访完都要填写包含70个信息的表单简直就是噩梦，前半年不如先要求大家思考10个大类的问题，所有销售人员拜访时首先能基于10个方面去拜访和思考总结已经是非常了不起的事情，至于每个大类应该如何更细化分析，可以采取逐步细化的思路，而非一步到位。所以，表单的设计不能完全基于理论要求，而是要结合公司具体情况，以价值落地为最终目标。

五、流程表单要素齐全

一个表单一般包括以下要素：表单名称、版本号、表头信息、具体内容信息、签批意见、填表说明，常备忽略的信息是填表说明。

一般填表说明包括名词解释、流程简要说明、授权说明、特殊情况说明、各重要信息填写指引、相关标准说明等。

另外，有些企业在设计流程表单时还存在一个误区，特别是需要关联附件时，比如订单审批流程，一般包含合同/技术协议等附件。有些企业在设计订单审批表时，仅仅体现了签批信息，说白了仅仅是一个“签字表”，具体每一个审批人还是要打开附件查找与自己相关的信息去审批。这是极其错误的，流程表单应该尽可能把所有业务核心信息体现出来，可以让商务助理/信控专员把初步处理的信息填写到表单中，各专业负责人基于这些信息就可以进行审批，当然如果想进一步了解额外细节再打开附件。

六、流程表单展示要有层次

流程表单内容根据需要可以包含很多信息，但展示一定要有层次，这样才让使用者感觉表单简单易用。

如下图案例所示，根据信息的属性，首先分为“申请信息”“专业意见”“签批意见”“特色情况”四大类，并通过双线框隔离；

一般而言，在表格设计的时候需要根据多个纬度对信息进行层次设计，比如根据信息属性、必填信息与可选信息、不同填写部门关注信息、一般信息和特殊信息、不同业务类型信息、重要度优先级等。

一般区分层次的方法有：通过边框的形状、通过色块颜色、通过字体属性（包括粗体/颜色/大小等）来区分。

七、流程表单要集成设计

流程表单不是孤立的，所以流程表单之间一定要充分考虑其逻辑关系，尽可能实现信息的整合集成。

比如计划管理体系设计到的相关表格：年度经营计划表、各预算计划表（出货/资金/人力/费用）、季度计划表、月度计划表、各事业部计划表等，即使表格使用部门有多个，都需要大家站在计划整体管理的角度去设计，确保信息一次录入全局使用，确保基本信息框架的一致性便于信息处理分析，并通过公式进行信息的自动处理。