【小兰老师】外国档案这样检索？

（1）档案检索的含义和内容

定义：档案检索是档案管理的重要环节之一，是指对档案信息进行系统存储并根据需要进行查找的工作。

内容：档案检索包括档案存储和档案查找两部分。

①档案存储：包括著录标引和组织检索工具，著录标引指的是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映档案主题的概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。

②档案查找：确定查找内容和开展查找操作。

（2）档案编目与检索

编目：美国档案学者认为：档案编目就是为编制检索工具所进行的各项工作，就是通过编制档案检索工具达到对馆藏进行智能控制的过程。

档案编目必面提供三个方面信息：文件基本情况、文件的内容和文件的存放位置。

国外早期档案检索的理解是“档案编目或著录”，发展到现在的“编目或著录”与“检索”并存。

1898年荷兰学者撰写的《档案整理与编目手册》阐述了编目的原则和要求，提出编目是档案整理成果的反映，编目的原则是编目必须与档案整理分类相一致，与编号相统一，具体要求：

“档案全宗的目录必须大体上和全宗原来的编制取得一致”，“在目录的各主要类目开端的地方，应该加以注释，扼要的说明产生该类目的部门或行政人员的历史和职能”。

代表性国家介绍：

①英国：一是档案馆指南（馆藏基本情况），二是案卷目录（卷内文件特点、内容、数量和完整程度），三是编年摘要（文件日期、形式、内容）；

②法国：检索工作有案卷目录、索引和指南（大型指南和专题指南）。如：《法国国家档案馆指南》

③德国：库藏目录、分析目录、案卷目录和档案馆指南。其中库藏目录不对外公布，分析目录是一种专题检索工具，案卷目录包括统合性、专题性和分析性三种；档案馆指南说明档案的名称、起止日期、数量和存放地点等。

档案检索工具分为传统检索工具和自动化检索工具两类，主要介绍一下传统检索工具的种类：

①案卷目录：是按文件之间的历史联系编制的，在案卷目录内，每个案卷形成一个条目。案卷目录由形成机关编制。

②分类目录：由各种卡片汇集成的一种自成体系的目录系统。主要著录文件的内容、作者、时间、形成地点等要素。

③指南：是一种典型的介绍性检索工具公开出版物，作用是为利用者提供查找档案的线索。主要分为全宗指南、专题指南和档案馆指南。

④索引：是各国档案馆较为常用的一种便捷的指引性检索工具。主要包括人物、地点和主题，指引利用者迅束查到所需的资料。主要包括人名索引、地名索引和主题索引。