【项目纪实】某设计院沟通协作体系完善项目纪实
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客户行业 电力电网行业
问题类型 组织结构与管控模式
客户背景
某电力勘测设计院（以下简称设计院）成立于上世纪50年代，位于湖南省某市，隶属于国家电网，经过改制后成为了大型的电力工程咨询企业。几十年的专业积累，已经具备了勘察设计、咨询、环评和总承包等多项资质，在大型电力建设、特高压工程设计上服务和质量走在了行业前列，服务足迹遍布国内外。随着设计院生产经营规模的不断扩大，上级及时制定了在营销总承包方向上进行市场化转型的战略。然而随着设计院的不断发展，各部门、各岗位之间，部门职责不清、岗位职责不明的问题越来越凸显，一项工作不知道属于哪个部门，要么没有部门承担，要么都在重复完成。因此带来的部门间、岗位间需要沟通协作的工作量增大，往往大量的时间和精力花费在内部沟通协调上，效率低下，不仅增加了管理成本，而且已经影响到了对市场信息的及时把握以及项目工作的顺利开展。
在这种情况下，为了完善流程，理清部门职能，解决岗位不清晰的问题，该设计院通过合法合规流程，选择了华恒智信开展了本次项目的合作。华恒智信作为专业从事人力资源管理咨询的第三方，受邀入驻，帮助设计院对现状进行分析，以三个方面为导向进行分析，描述组织的定位和职能，并对现存的问题提出解决建议，提高设计院的组织运作效率，降低管理成本，从而增强设计院的整体竞争力。
现状问题及分析
经过前期初步沟通后，华恒智信的专家团队入驻设计院，对各部门的负责人及核心骨干进行现场访谈和调查，华恒智信的专家老师发现，由于连续经历了之前的企业改制以及如今的战略转型，设计院的组织结构和各部门的岗位结构经过了数次调整，然而相关的职能分配、岗位说明、人员补充等并没有及时跟上，依然延续着没有变动前的制度、流程等，这才造成了一系列的问题，主要可以总结为三个方面：
1、部门边界不清楚，工作职能不明确。在设计院中，因为没有及时梳理清楚整体流程和新的组织架构的对应关系，各部门的工作边界不清，不知道工作应该做到哪个范围，和哪个部门进行合作或移交。由于组织结构经过变化，有的部门被拆散，原有职责被分配到了其他几个部门；有的部门或岗位是新设的，大家对新部门和新岗位的了解不足，职责定位不清楚；有的部门是在原有职责基础上增加了新的职责，员工没有工作经验，从头开始摸索。新增的部门或岗位和其他部门或岗位出现了职责重叠的情况，而相关的一些制度文件，如部门职能说明、岗位说明等，并没有提前制定完善，也没有及时进行更新，导致各部门按照自己的理解进行工作边界的划分，出现工作重叠、遗漏的问题等。
2、缺乏沟通协作机制，各部门间合作不足。目前设计院还没有形成科学的沟通协作机制，往往是工作上有需要了，才临时去寻找相关部门，从部门负责人找到具体负责执行者。在各部门间有重叠职责的情况下，还会出现一项工作反复做的情况。而其他情况下，各部门各自为战，强调本部门的业务增长、指标完成，在部门间互相的支持协作上缺乏合作意识。尤其是在管理部门和执行单位之间，沟通协作机制的缺失容易带来成本上升，增加风险。例如设计院某后勤部门在对施工部门进行支持时，因为双方部门没有沟通完全，导致某个项目材料被浪费，项目进度延期，直接影响到设计院的收益。
3、沟通效率低下，协调成本高。在面对市场和客户时，有大量的问题需要各部门进行沟通，在部门内部进行管理时，也要频繁的联系来采集数据，交换信息。然而在内部的沟通和协调上效率低下，各部门都花费大量时间精力在这方面，效果却差强人意。主要表现在无效沟通多，决策链条长，整体反应慢等，如市场开发人员采集到市场信息，但是经过层层上报，走完决策流程，这条信息已经失效了，或者被其他竞争对手拿走了。而部门间效率低，要求上级进行协调，导致在需要多个部门参与的同一个项目中，大量时间用在内部协调上，影响了工作的顺利开展。
华恒智信解决方案
针对设计院目前集中表现出来的问题，在明确了岗位职责，对工作进行了分析的基础上，华恒智信的专家老师提出了以下解决方案：
1、运用三级职能描述工具，澄清部门定位与职责。设计院各部门的工作界面体现在部门工作能力和工作责任所适用的范围和专业化水平程度，决定了每个部门具体工作内容的广度和深度。为了明确部门定位与职责，设计院应做好部门和岗位的职能责任的分析，华恒智信的专家老师根据专业知识和丰富的实践经验，指出职能分析要以战略为导向、以流程为导向、以外部标杆为导向，即分析战略单元如何落实、部门处于什么角色、借鉴优秀企业的管理模式等，并运用华恒智信自行开发的三级职能描述工具，通过量化的工具与相关手段澄清部门定位与职责，避免职责重叠、工作遗漏。
2、建立部门间的横向沟通协作机制。随着设计院业务的扩大和内部资源紧缺，沟通成本日益增加。跨部门协作不仅需要解决业务流程中的接口问题，更需要建立机制，把部门沟通协作流程化，并提高流程的透明度。增强公司横向战略协作功能，是指从强调单一的某个部门的业务增长转为注重设计院综合效益的提升，内部合作，协同作战，面对客户需求、项目进程和竞争对手等，协调内部资源集中力量迅速反应，形成多点竞争的优势和协作支撑体系。通过将部门间沟通协调工作实现制度化、规范化，明确沟通的各项要求，保证这套机制的作用稳定发挥，提高整体组织能力。
3、精简流程，提高沟通效率。为了提高沟通效率，一方面，对承担沟通协调任务的领导员工要进行相关培训，提高能力；另一方面，在制度上要精简流程，加快设计院的决策速度，提高管理和决策弹性，由传统的行政管理模式中的“职位”权威逐渐转变为项目管理或工作流程中的“角色”权威，对下级进行合理授权，激发员工的责任感，提高决策能力，而不是事事依赖上级，增加上级的工作量。同时，配以合理的决策程序和调节政策，保证决策的正确性。在这个过程中，项目组设计了关于流程方面的分析模板，对效率影响最大的各节点进行精简，提出“审批与报备平衡”的原则，建立分授权，加强信息的提前告知，避免等待和拖延的问题。
华恒智信思考与总结
在组织中，准确的部门定位和清晰的职能描述对提高整体的组织绩效有重要的作用，部门定位为部门的目标和存在价值提供的依据，职能描述为组织具体活动提供了明确指令，这些都能帮助组织内部各部门、各成员之间的相互合作，从而降低管理成本，实现组织内部的秩序化和提高组织效率。华恒智信通过对大量的企事业单位进行调研诊断和管理咨询发现，不论是因为大企业的组织结构调整，还是因为中小企业从创业期快速发展起来，部门界面不清楚、岗位职责不明确的问题是普遍存在的。通过梳理部门工作界面，建立部门间的横向协作机制，精简流程，可以达到提高组织效率，降低管理成本的目的。但是在实践中，具体如何操作是难点所在，华恒智信针对具体职能界定和组织定位，开发出的三级职能描述工具，通过量化工具和相关手段，澄清部门定位与职责，已经成功应用于广大企业中，得到了各方客户的高度认可。
