齐哥说|谁说点钞就要赔钱！？内稽手法的应用之总数控制法

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再几个小时就是2019年的愚人节！我对愚人节有着很深很深的恐惧感，有一种挥之不去的阴霾！台湾早期受到很多西方（尤其是美国）的文化冲击，虽然通常都经过一段时间之后，被儒家思想给去芜存菁。个人曾在愚人节被捉弄，但更奇妙的是在不同的公司，都是愚人节被晋升，第一次担任成本课长是愚人节当天上任，担任财务经理、转任人力资源经理，都是愚人节被黄袍加身。每次愚人节就是一个尴尬且不在如何自处，内心中总身怀恐惧第二天被告知：昨天是跟你开玩笑的。然后就回到解放前吗？！1986年3月31日晚上九点半，PK公司财务部成本课的B课长来办公室找我，当时我正忙着准备后天要召开的某新产品成本检讨会议资料。B用很平静的口吻，开口就说，DALE我跟D经理吵了一架，明天开始我就不来了，我估计他会让你接我的工作，（说着就从口袋里拿出一支薄薄小小的钥匙），这是我档案柜的钥匙，又拿出一张5.25吋软性磁碟片，说这是我的成本核算报表，都在里面。然后，不顾我目瞪口呆，钥匙与磁碟片就放在我桌上，转身离开，并迅速融入夜色当中。等我反应过来的时候，B已经开车离开公司；我迅速跑进财务部，问清B课长的柜子后，用颤抖的手拿着那小小的钥匙，开启柜子后让我蹭目结舌的是，这跟垃圾堆有什么两样！立即想到B给我的5.25吋软性磁碟片，还不知道这个高大上的磁碟片里面是什么玩意！随手带走一本在柜子里翻到，书名叫「如何应用multiplan做财务工作」的电脑书籍，准备回家看看。注：Multiplan是美国Microsoft公司开发的一种电子表格程序，随后被莲花公司的lotus 123取代，再之后好几年里面lotus123一直是美商与台湾外资企业常用的电子试算表，风行程度与今日的excel差不多；再之后，excel以免费拷贝迅速占领所有大专院校，直到把lotus击败后，美国微软才露出狐狸尾巴，要开始收费。回到家，开启刚买没几天的宏碁出品的个人电脑XT，看到磁碟片里面只有一个档案，名字是“I and O”（注，一开始个人电脑的档案名称只能8个位元），然后看到里面就是一张空白的表格：itembeginimportoutputend这不是开我玩笑吗？！这就是一个没设计好的电子表！这是整我，还是故意害我？心想，我才只是一个办事员，上面还有专员、副课长两个职级，也不一定就是我接成本课，果断关机睡觉！第二天，进到公司，还没八点，一路上同事跟我打招呼，他们都说：齐课长早！这就让我立即开启一万个警戒号！不对，今天是愚人节，千万不要又被愚弄了！去年愚人节，他们安排厂花跑来跟我献花，害我被笑话了几个月。所以，我给他们的是一个笑得很难看的脸！小心奕奕外加戒慎恐惧的走到二楼总管理处办公室区，当我要经过处长L副总办公室时，担任处长秘书的郑姐立刻从处长办公室跑出来叫我：学弟，学弟，你快点准备一下，你今天就开始到财务部上班！（郑姐是我初中的学姐，平时对我多有照顾，当看到我惊讶的表情）你还不知道吗？B昨天晚上开会的时候，跟D经理吵翻后立即走了，确定不来上班，公司也已经贴了公告，已经张贴公告你是成本课长，为了你跳三级破格任用，L处长还跟生产处的S处长吵了一架，还好董事长支持你去担任成本课长。。。。。（郑姐很细心的嘱咐我一堆该注意的），但是，我脑袋里面马上回想到昨天看到的垃圾堆，还有一片空白的电子表。。。。就这样外表光鲜内心郁闷，混混沌沌的过了四天。4-5早上，成本课的美兰姐（顺带说一下成本课有12个人，都是女生而去都比我年长）跑来找我，说：齐课长，今天要点钞，这是成本课的工作，具体的工作我们大家都有分工，我们都会帮你的。不过你要有心理准备，这个工作，每个月发两次工资，都要赔好几千元，以前B课长为了这个没少跟公司领导吵架。什么！点钞还要赔钱？老板都还没跟我说给我调高多少工资！就要我去填这个坑！当我进入大会议，看到他们已经准备就绪，一个大大的长条桌上，堆满了新台币，数额有1500万。（注、4000多人，每月20日发当月上半月的本薪，次月5日发上个月全月工资）成本课加上部分支援的各厂部文员就围着长条桌，一边点钞一边八卦，而我的工作就是看着他们，会议室门口则是两个警卫看着。当天当他们点完的时候，告诉我还缺三千多元！我的脑门立即充血，心里想着我才一万台币的工资，就这么赔三千多，岂不是一个月下来要喝西北风？！当下，我很不高兴的说，你们立即交叉复点。虽然她们一群女人吱吱喳喳的，不过我已经下了命令，也只好照办，复点后找出一部分的错误，还是少了八百多，这是我可以忍受的最低限度。第二天，总管理处的伙伴们一个个都跑来拍我的肩膀，说：小齐，你不错，比B某要厉害，他以前每个月都要赔五千多，我还以为我们大家要发动募捐帮你度过难关！听到这种不是恭维的恭维，我心里却一点也开心不起来。我决定要改变！首先，我要求人事那边工资核算后，要在每个员工的实发工资后面加100、50、10、5、1元的钱币数量，合计栏也要有对应的合计数；因为这样的改变，还引起人事主管的反弹，还好有总管理处L处长的协调，最后依照我的要求制作工资表。其次，协调资金部领取工资时，协调银行帮忙准备足够的零钱数。第三是重新打乱原来点钞的编组，把那些爱八卦的拆散，两人一组，各班组的钱数都有定数。4-20当天，我跟出纳先将分组的钱数区分好，才打开会议室大门让工作人员进来，并强烈要求按我的规划进行工作。一开始，大家对这样的改变的自觉是：莫名其妙！过程中，任何一个组发现某个班组的工资钱币不够，我立即要求交叉复点，都能将错误找出来。等到下午三点全部完成，没有一个组有短少。4-20当天晚上，总管理处的伙伴们拉着我去吃夜宵，其中生产技术提升组的薛某询问我，怎么办到这次点钞居然一毛钱都不用赔。原先大家都担忧我会被折翼于财务部，今天听到各厂部对你的作为充满了赞誉。你能不能跟我们说说，你怎么做到的？什么折翼？我又不是街头的那些女孩！（大家一阵哄堂大笑！）【总数控制法的应用】会计有一个总数控制法，原理就是明细的合计必须等于也必然等于总数；所以基础会计就说总账是统制账户，明细科目是被统制账户，说的是总账里面登记的材料都总金额一定等于各材料明细科目的金额的汇总。这个视之为理所当然的道理，我拿来应用在点钞的工作上。每个人的实发工资区分出100元多少张、50、10元、5元、1元各多少，然后汇总的数据换算成金额一定等于从银行领取的工资。点钞因为很单调，跟开车一样会疲惫，所以区分成小的班组，每个班组控制在20人左右，如果比较大的班组超过，就拆分成两个到三个个不等的小组，这样点钞、复核也不会那么累，再就是一旦出现错误要复点也快。这就像某个马拉松赛跑的运动员，把整个过程区分成若干个400米一样来衡量自己的进度一样的道理。最后就是把这些工作人员，按她们的熟练度区分出来，一个熟练的带一个生手，除了避免吱吱喳喳的八卦影响工作外，还因为熟手的速度间接提升生手的浑水摸鱼。这不是跟你们要求生产线每两个熟手中间插一个新手可以间接带动速度提升生产效率的原理一样吗？我不过就是偷师于老薛你而已，说起来，你还是我的师傅呢！总结：总数控制法，在老会计身上是是为理所当然的事，而且这样的手法，也多方的应用在各行各业，只不过是否能经常的应用在各种工作上，还是要个人体会于实际工作当中。

财税微波 “齐哥说”专栏独家供稿人

DALE CHI (齐至德)，国际内部稽核师 (Certified Internal Auditor，证书28899号)，私立逢甲大学会计系毕业，专长中国关务税务及外汇实务、管理会计、内稽内控、人力资源管理。