【微论坛】我们聊聊怎么办会务（第四期）
本期我们聊聊
怎么办会务（第4期）
秘书一处 张华
主题宣讲主要是为更好地贯彻中央、省重大决策部署以及市委、市政府重点工作要求而专题组织的宣传会议。要做好主题宣讲会，需要做的工作有很多，需要把握的原则也有很多，需要注意的事项也不少。
一、主旨把握要到位。主题宣讲会不同于普通座谈会议，一般没有会议讨论交流环节，要求宣讲人围绕宣讲主题从头讲到尾。在会前，要及时与上级部门、主办单位等沟通对接，全面了解宣讲会的背景、意义、主题、要求等内容，准确把握主旨内涵，确保把所要宣讲的精神讲准，绝不能先入为主、任意发挥、随意解读，更不能出现误读。
二、资料搜集要到位。主题宣讲绝不是照本宣科，把上级要求读一遍即可，而是要体现理论与实践结合、条法与案例结合，必要时可辅助一些音频、视频、PPT等方式，以更生动活泼的形式让听讲者快速接受宣讲内容。要求平时尽可能搜集积累相关案例、事例，转化为日常工作的资料，确保在宣讲会上可以把重点、难点问题讲实、讲清、讲好、讲到位。
三、宣讲内容要到位。主题宣讲一般为系统性的讲解，宣讲内容要有一定的逻辑性，前后工作有衔接，既要讲清楚“是什么”“为什么”，更要讲清楚“怎么干”，绝不能随意取舍、挂一漏万、顾此失彼。宣讲要求要讲实，通过宣讲观点，阐释理念，解读方略，推动听讲者内化于心、外化于行，在日常工作中把宣讲精神落实落细落到位。
秘书二处 章晓旭
现场观摩会一般以“现场观摩 集中开会”的形式，通过深入项目现场，观摩发展典型，听取情况介绍，感受创业氛围，推动形成比学赶超、奋勇争先的良好发展态势。今年以来，秘书二处共组织筹备了全省海洋渔业安全现场推进会、全市春季农业生产现场推进会、夏收夏种暨稳产保供现场推进会等6次现场会，在组织工作中重点把握会前、会中和会后三个阶段，突出“三个精准、三个精细”。
一、会前重点抓精准谋划、精细筹备。紧紧围绕会议目标制定详细工作方案，合理安排会议议程，观摩选点从新、路线设计从精、时间节点从紧，细化会务分工，各环节明确专人负责。提前实战模拟现场观摩，对途中路况、观摩点布置进行预演，精准计算时间，连点成线，把控总时，做到心中有数。制订应急预案，注重“宽打窄用”，以便应对临时出现的各种突发情况。
二、会中重点抓精准衔接、精细服务。安排专人跟车，在乘车、现场观摩、返程、集中开会等环节做好引导和服务，确保会议各项议程有机衔接、有序运行。与会议活动承办县区和部门密切配合，随时掌握会议信息、参会人员、天气、交通工具等变化情况，充分考虑会议材料、饮用水、雨具配备等问题，严格落实疫情防控各项要求，对突发状况随机应变，力求提供全面、细致、优质的保障服务。
三、会后重点抓精准总结、精细落实。会后做好会议资料归档，及时梳理会议精神，高效整理会议纪要。对于现场观摩和集中开会提出的具体要求，明确责任部门，落实督查督办事项，确保现场观摩会发挥解决问题、推动发展的作用。在会议筹备、现场观摩、效果反馈中认真总结经验、发现不足、分析原因，不断完善观摩流程、强化保障服务、提升会议质量，为今后办会工作提供参考。
秘书四处 李曙
会务工作包括会前筹备、会中服务、会后整理三个部分。会前筹备是会务工作的基础和前提，包括制订会议方案、拟发会议通知、准备会议材料、布置会议现场、联系后勤保障等五个基本环节。应周密统筹会议的整个进程和每个环节，对可能发生的问题超前谋划。
一、会议方案要“准”。会议方案是一场会议的剧本，对会议名称、会议目的、时间地点、参会人员、会议议程、任务分工、注意事项等都要做出明确规定。因此，要准确把握上级要求，经领导审阅后，形成会议方案。
二、会议通知要“全”。会议通知以会议方案为蓝本。会议通知有发送就要有回复，有特殊情况需请假的，应注明原因。有着装要求的，应当在会议通知中重点提醒。对于在会议上有交流或表态发言、上台领奖、 签订责任状等额外任务的，应打电话告知发言顺序和时间、颁奖细节、责任状递交流程等。
三、会议材料要“齐”。会议材料一般包括会议议程、主持词、领导讲话、会议须知、会议证件以及上会讨论的议题材料、随会下发的有关文件等。根据会议流程，会议材料按序摆放，必要时可以使用文件夹、档案袋收纳，防止文件散落。大型会议，会议材料要在会前提前发放给参会人员。
四、会议布置要“细”。从一般性会议的席卡、会标、灯光、音响、话筒、空调、投影、视频系统、激光笔到特殊会议的党徽、红旗、票箱等，有的要提前调试，有的要提前摆放，每一样都不能出问题，尤其是席卡摆放一定要慎之又慎。引导员、唱票员、音响师、播音员要提前对接会议流程。对于有发言任务的参会对象，尽量将座位安排在两侧，方便进出。对于大型会议，应当制作座位区示意图，方便参会对象尽快入座。有重要领导和嘉宾出席的会议，应提前布置贵宾室，并做好茶水服务。
五、后勤服务要“暖”。会议后勤服务包括会场卫生、递送茶水、车辆调度、停车引导、安全保卫、饮食住宿、医疗服务等。水杯、纸巾、衣架、雨伞等根据实际需要进行摆放及准备。周到的后勤服务工作是会议成功召开的保障，考虑得细致不细致、全面不全面将直接影响会议效果及参会人员的感受。
秘书六处 陆云亮
召开现场会是指导和推动工作的一项重要手段。与传统会议形式不同，现场会形式更加灵活、内容更加直观、效果更加显著。本人就现场会两方面重点工作，谈一些粗浅的认识。
一方面，关于选点定线工作。做好选点定线工作是办好现场会的前提。有了好的现场，现场会就成功了一半。在选点定线时，要认真领会领导意图，准确把握会议主题，同时还要总结挖掘典型经验，找准切入点。比如，在今年6月底召开的全市非诉讼纠纷解决机制建设现场推进会，选定在连云区召开，主要基于该区非诉讼线上平台和线下中心建设工作均达到了市内甚至省内领先水平，这两项工作给参加现场会的同志留下了深刻印象，得到一致高度评价。
另一方面，关于组织活动工作。政府办处室同志多为会务服务的工作人员，在现场调度时，要善于协调、敢于靠前，确保活动组织高效紧凑。比如说，上下车要快，尤其是在下车后要引导参会同志向参观点集中，向主要领导同志靠拢，防止松散和拖沓。把握好节奏，每个点要严格按时间操作。此外，现场介绍要简明扼要、亮点突出，切忌面面俱到。