个人掌握知识的精髓

你是否曾经注意到每个人都有他（她）自己独特的管理信息的方式呢？个人信息管理是一件很个性化的事情，需要管理的信息范围是很广的――如何组织你的工作、用那种类型的信息过滤和检索系统、如何做笔记和使用电子邮件……这些都是很主观的方面，但通过不同人对信息的管理却可以揭示不同人的生产率和工作方式。

　　你大概用着一个PDA，一个（或多个笔记本电脑）和一个办公用的台式机、文件夹、一沓纸、语音的邮件系统和各种类型的沟通与存储介质。这些组织知识管理需要的工具看起来没完没了。结果是，这些技术和工具把我们的工作弄得十分复杂：一个地址、一项待办的事情、一个文件。我们其实需要这些东西都能在一个工具上找到，而这些工具间的集成和互通却很少。大概在你衣服的兜里也有许多重要的信息――一个重要的备忘录、一张重要的名片，可你如何将这些信息放到你的系统中呢？

　　个人信息分散在各类工具中，但很少有人敢说他对这些信息进行了高效的管理。大部分的人对这些个人信息的管理感到绝望。可能某个时候你去重新检查你的文件、删除旧的没用的数据、提高你检索信息的技巧，但结果是你感到信息过载、不能有效管理以计对信息感到焦虑。

为什么组织应该重视个人对知识和信息的管理呢？

在组织层面，信息系统和架构要比个人层面的信息系统架构完善的多，这是因为组织信息系统几十年的发展和科学的进步已经在组织的层面上产生了适合组织需要的合理信息架构、最佳实践和比较成型的信息化规则。组织层面的信息和知识管理逻辑与个人层面的信息和知识管理逻辑并不是自动就一致的，这就是为什么个人知识管理成为组织必须面对的问题的原因。

　　无论一个组织拥有的信息有多么好，如果组织的个体不能找到这些信息并有效的保存和利用这些信息，那么这些信息是没有价值的。因此，对大部分的组织而言，个人信息的有效性已经变成组织信息和知识管理的限制因素。

　　Thomas Davenport建议大学甚至小学和中学都应该开始教学生如何更好的管理个人信息。Davenport认为：“毕竟，没有什么知识比你知道如何在这个世界纷繁的信息中找到你需要的信息、组织你的信息和学习这些信息的知识更有价值了！”。事实上，在组织内我们很少得到在这个纷繁复杂的信息世界中如何组织信息的知识，也很少得到如何利用这些信息和知识的知识。

　　日益增长的对技术和软件的应用帮助组织充分利用它们拥有的资源（从CRM到门户，从内容管理到商务智能），这种对技术和软件的应用要求组织内的每个人都知道和理解系统的逻辑和目的。企业信息架构和系统是一种组织信息的方式，这方面典型的例子是Intranet和企业门户中组织范围内的分类或者结构词表。在这里可能根据不同的目的设计几套不同的分类方法，例如自动索引或内部网的导航等。这是本文所说的信息架构的逻辑，但组织内的个人经常会对信息有一个自己的逻辑，他们对信息的反映经常是高度个性化的，甚而出现个人的逻辑与组织的信息架构逻辑相冲突的现象。

在知识管理的早期阶段，大家有一个似是而非的假定：

我们应该获取并组织这些以比特形式存在的“知识”，将其存储在集中型的数据库中，并且要将个人知识转移到组织系统中。在这种观念中，个体只是作为一个对组织知识本体的“捐献者”或者作为一个组织信息和知识能够倒入的“空瓶子”。

　　在目前的信息和知识经理中已经很少有以上的观点，但是仍然有许多人梦想着一个建立在最佳信息架构上的完美、合理和高效的组织。我们知道知识是凌乱的、复杂并且有很大的主观性，作为个体存在的知识工人都有自己的习惯，大部分人不愿意改变自己的方式去往组织的共享知识库中添加信息。如果组织的分类方法与那些利用和产生信息的主观个体相背离，那么这种分类方法是没有价值的，导致的结果是知识库也没有存在的价值。

那么信息和知识经理们该如何提高组织利用其知识和信息的能力呢？

首先，我们必须认识到不同个体的个性并优先考虑，要认识到不同的人有不同的观点和信息模式问题。信息管理倾向于减少个体信息管理模式的复杂性和设计组织信息的规则和协定，然而知识管理从另一个方面来看待这个问题，试图建立在已经存在的信息模式上、培育存在的协作、交流渠道和与组织的关系。知识管理试图理解组织的信息环境、找到存在于人中间的协作和共享的优势和弱点，接着去寻找利用IT系统提高知识为基础的组织效率的可能性。

　　为提高组织的整体效率，个人知识管理的出现使我们认识到我们必须要理解知识工人在整个知识管理和组织中的个人价值。个人知识管理被定义为一套可以为知识工人提高自身能力、达到个人和企业目标、提高工作效率的多样性的原理、概念、规则和工具。应该把个人知识管理看作为在21世纪成功所必需的一套解决问题的技巧和方法。

PKM的技巧包括：检索、评估、组织、分析、表达、信息安全、与人协作以及至关重要的搞清楚信息含义的技巧。

　　个人信息和知识管理可以增强知识工作者个人的能力和竞争力，但个人信息和知识管理的真正力量体现在其可以有效的提高团队、群体、部门、社团以及组织的生产率。每个个人都有自己的知识基础，他（她）利用这些去解决问题、发现好点子、完成工作任务并影响他（她）周围的环境。这个知识基础对每个人来说都是独一无二的，它来自于有网络获取的信息、经过提出的个人经验、技巧、见识和做事情的方式等。通过知识管理的实践，组织试图去收集雇员的个人知识基础，在这个过程中组织提供必要的工具、系统和环境等去帮助知识的转移和利用。然而，在这个快速变化的时代，知识管理成功的关键因素是组织内的每个个体和每个个体保存和共享自己知识的能力。

(原文作者为Waltraut Ritter女士，香港知识管理协会主席。由KMCenter田志刚于2004年编译）