流程优化实战案例系列：机房出入管理流程
一、背景
A公司是一家新建立的第三方IDC服务提供商，业务流程处于新建阶段。部分流程参照了行业内标杆企业的流程设计，但是有点水土不服，现正对部分流程进行优化。
二、流程现状
1. 客户非驻场人员临时进出机房的审批流程图
2. 流程各节点说明
客户提出进出申请：客户非驻场人员需要进出机房时，由客户联系人向对口负责的客户经理以邮件方式提出申请，包括进入人员身份证号、姓名、进入目的，是否需要陪同人员等信息。
客户经理发起钉钉申请：客户经理发起钉钉申请，将客户联系人提供的信息填入钉钉提交申请。
客服部主管审批：核实客户信息是否准确。
运维经理审批：审批进入机房内相应房间的权限是否可以开通。
安保主管审批：审批进入机房时，大门岗及闸机权限是否可以开通。
运维副总审批：对客户非驻场人员临时出入做最终审批。
客户在进出机房刷身份证时，系统就会发信息通知对口的客户经理。
三、核心问题与分析
1. 多重审批
由于公司已经安装访客系统，在客户进出机房时，需要客服首先在钉钉上提出申请，经批准后，由客服带着客户并凭借客户有效身份证件在访客终端机上刷，如果证件不对，是无法刷成功的，所以完全可由安保领班审批。
运维经理审批的目的是验证进入机房内相应房间的权限是否可以开通。在完善好《客户进出机房权限分配表》后，完全可以把审批权限下放到门禁权限开通人员。
客服部主管审批和运维副总的审批，从审批目的看属于行政审批，行政审批是否有必要取决于职责权限分配和公司的预防机制。目前公司已经安装访客系统，从技术层面建立了预防机制，另客户经理职责与客户之间是一对一接口关系，所以这两个审批没必要，可以将审批改为抄送。
2. 流程关键节点控制
2.1 客户信息验证
客户身份信息需要由双方指定的客户联系人通过邮件方式发起申请。
对口的客户经理在接到邮件申请后，需与指定的客户联系人电话确认。
访客系统需要人员身份证、进入人员与系统申请信息三方一致，才能进入。
客户信息验证方法有效且实用，所以第一个流程关键节点控制的很好，无需优化。
2.2 客户非驻场人员临时出入卡权限分配
目前的处理方式是由对口的客户经理自己分配好，然后经安保主管和运维经理审批。我认为这样的控制权限分配方式比较随意，并且漏洞比较大，考虑最极端的情况，如果三个审批人都疏忽了，那就容易出现较严重的后果，风险比较大。
我认为解决方案可以通过以下两步完成：
客服部经组织安保部、运维部完善《客户进出机房权限分配表》。
《客户进出机房权限分配表》与访客系统对接，减少人为错误。
3. 流程是否闭环
客户在进出机房刷身份证时，系统就会发信息通知对口的客户经理，这样流程可以形成完整闭环。
四、解决思路
安保主管审批权限下放到安保领班。
在完善好《客户进出机房权限分配表》后，运维经理审批权限下放到门禁权限开通人员。
客服部主管和运维副总两个审批更改为抄送。
客服部组织安保部、运维部完善《客户进出机房权限分配表》，并实现与系统对接，减少人为错误。
五、对其他企业的启发点/亮点：
在设计流程时，一定重视对审批点价值的分析。
在设计流程时，应优先考虑用技术手段解决，减少人为错误。
在IT技术手段已经将风险控制住的情况下，可以考虑下放审批权限。
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