“做不好Excel,千万别提涨工资”
又到月初了,有的人在计算中秋节倒计时,有的人抢票准备回家,但更多的,恐怕是还在办公室苦熬的'加班狗'。
昨天微信群里几个朋友聊天,各行各业的纷纷吐槽:
做采购的:' 询价、定购、议价一堆表格要做,我这天天熬夜 + 外卖,回家从来没有赶上过最后一班公交!'
做财会的:' 结算打款还没做完,一堆报销单又堆到桌子上来了,我天天算账算到吐血!'
卖货的:' 你们准备过节、我们开始'历劫’,各种进货、折扣、促销,万一算不明白,可就亏老本了。'
想升职加薪的:' 我明明干得最多,却拿得最少,这次调薪又没我,大半年唯一的奖励还是 300 元全勤,我真的好难啊!'
乍一听,你也会感同身受吧,工作真的太累了,每天一回到家,只想躺着啥也不干。别提什么运动、读书计划,时间根本不够用,能睡个饱觉都是件奢侈的事情。
可是,每天这么辛苦地工作,结果付出和得到的却不成正比。
为什么公司有些人,干活快、下班早、加薪还多?
说到底,思路决定出路,方法决定效率。在这个信息化时代,这样三种人最有机会成功突围:
能说的人、会写的人,会算计且拥有数据思维的人。
很显然,上面我朋友们吐槽的五花八门的问题,全都是因为缺少数据思维。
那到底什么是数据思维?
所谓数据思维,简单点说就是:让工具干活,让数据说话。
而熟练使用 Excel,就是锻炼数据思维、从而提高工作效率的最好方式之一。
凡事想在职场上占得一起之地的人,都没有理由拒绝掌握 Excel 技能。
但 Excel 数据处理多,文字说明少,自学摸索费时费力,要掌握起来有点小难度,毕竟,玩 1 年和玩 20 年的体会还是有些差别的。
找个导师领路,无疑可以避开各种坑,省时省力。
比如这位,在 IBM 玩数据玩了 20 年的 ' 大表姐 ',过手的数据没有太平洋那么大,也有大西洋那么深了。
OK,这是我了,大表姐 Amber。
我在 IBM 任高级咨询顾问多年,可以说是亲历了中国信息化的发展过程,服务过国家电网、首都机场、中国远洋等数十家千亿级企业。
也许你每天吃的米,穿的衣服,用的电,存的钱,以及你坐的飞机,烧的汽油,买的股票、保险,都可能是从我设计过的系统里转出来的哦!
在课程中,我会全程带着大家一起,使用不同的工具,解锁 Excel 新技能,培养大家的数据思维。
从拖拉机到奔驰的体验
在我看来,学 Excel 真的不难,比如,稍微花点心思学,掌握几个简单的技巧,效率就可以提高几百个海拔。
比如这个求和的例子,在日常工作中可以说是相当高频的一个操作了,下面这个表,要分别按行、按列求和。
' 一般 ' 操作会是这样:
1. 用 sum 函数对行求和
2. 下拉公式,算出所有行小计
3. 再用 sum 函数对列求和
4. 向左拖拉公式,算出所有列小计
这个过程,熟手做下来,大概也要耗费30 秒左右。
当然,不知道 Sum 函数的情况下,可能会有这样的 ' 二般操作 ':
' 二般 ' 操作大概是这样:
1. 把行上的数据一个个加起来
2. 下拉公式,算出所有行小计
3. 把列上的数据一个个加起来
这个例子数据量不大,如果数据翻倍,用加法一个个加的速度至少是前一种方法的一倍以上,也就是至少要1 分钟,而前一种方法与数据量关系不大,速度影响也不大。
但 Excel 其实存在一种操作:自动求和。
咱们去试试喷气式飞机,怎样?
高速上开过奔驰,大概就不会再想回去开拖拉机了。
但我还想带你去体验下喷气式飞机,想必你也会喜欢。
还是这张表,不过难度加大点,除了前面统计的北京外,其它还有上海、广州等 8 个城市需要做同样的合计。
那不简单吗?前面不是教了 1 秒搞定的 ' 神般 ' 操作,那 8 张表不就是 8 秒的事情。
脑洞还可以开大点!8 张表也可以1 秒搞定!
有图有真相,看演示。
背后的操作,很!简!单!
1. 选中第一张表,按住 Shift 键,
再选中最后一张表
2. 执行 Alt+= 神般操作
1 秒搞定,完美!神一样的完美!
而实际工作中,全年 12 张报表,各种分部门,分公司,分产品的报表,那更是不计其数,这么加,估计血槽要吐空了,so,大表姐要敲黑板了!
Excel该干的是技术活,不是体力活!
如果你在 Excel 里重复同一个动作超过 5 次以上,就要意识到,方法可能错了!
08 年我在大连做项目,和一位从旅顺借调过来的小伙儿成为了同事。
他经常要帮经理做财务审批表,里面的很多指标,得人工收集很多数据。
要命的是:老板每看一次,就得重做一次,不然就不准了。
这对做表的人而言,就是场灾难,成天没完没了地加班填数据,谁摊上谁倒霉。
毫不意外地,这小伙儿没做多久就受不了,和我抱怨这工作又累又没前途,打算辞职。
这哪儿成啊,项目快上线,正缺人手。
我立马问清来龙去脉,发现就是张 Excel 表的事情。
只是他和大部分人一样,用传统做纸质表的思路,来收集数据。一旦数据变化,又要重画一张 A4 表,再重填一次数。
做任何工作,如果你多次手动重复相同的操作,就要警惕了。
比方说,你在 Excel 表格中重复相同的操作到 5 次以上,这说明你真的用错方法了。
因此,小伙儿用这种思路做出来的 Excel 表,就是' 死表 '——摆明了人被工具玩,而不是 ' 让工具干活 '。
江湖人称 Excel 大表姐的我,立马帮他拆解问题、做 ' 活表 ',让他动手做做看。
原先费老劲儿折腾几天才能填好的数,刷刷几秒就出数据了,而且比人工整理的更准确!
由于节约了大量的时间和人力成本,这套表被收编成集团通用报表。
而他,彻底在集团内名声大噪。
尝到甜头的他,从此与我和 Excel 结下了不解之缘,立志再也不被工具玩了,而是要让工具干活!
通过 Excel 提高工作效率的他,为自己积累了更多口碑。不久就从旅顺的小办事处,正式调到大连分公司。不到一年的时间,又从大连分公司提拔到北京的长安街总部。
现在,他已经是北京总部的数据分析专家,一家老小也都搬到京城,年薪早已超过 100 万。
这升迁节奏称得上是火箭速度了,要知道,在大型集团,想从三四线的小办事处调到北京总部,可能要花十年时间。
能得到这种机会的人本来就不多,在这么短时间做到的人更是凤毛麟角。
而这一切的分水岭,不过是一张报表。
所以,每当年轻人在职场磕得头破血流时,我都会告诉他们:
学学 Excel 吧!它远比你想象得要强大,只要活学活用,你发现它几乎是万能的。
它可以帮你成为有效率的人——用 Excel 做工作规划,从每日工作,到月度目标,再到年度计划,Excel 都能清晰呈现,轻松识别优先级,把杂乱无章的工作变得井然有序;
它可以帮你成为有逻辑的人——用 Excel 做项目策划,把收集到的信息分门别类、做可视化呈现,捋清项目难题的解决思路,分析内在规律…;
它还可以帮助你成为老板眼中有想法的人——用 Excel 做工作总结,将文字与图、画、表相结合,不仅让自己的工作成果一目了然,也让他的许多创意想法也随之浮现……
Excel 门槛一点也不高
懂小学英语和数学就够了
大部分人的简历上都写着 ' 精通 Office 软件 '。
可实际情况是:
为了做工资条,不停地核对确认几百次;
为了算库存,每次出入库都要手工计算,再填表,每天重复几百次;
为了统计门店、分子公司的销售数据,从早熬到晚,在几百个报表间来回复制粘贴,才算出汇总数;
可是,做任何工作,如果你多次手动重复相同的操作,就要警惕了。
比方说,你在 Excel 表格中重复相同的操作到 5 次以上,这说明你真的用错方法了。
原本可以和家人吃饭,和朋友聊天,让自己出去 high 的时间,全变成了 ' 加班 '。
把自己变成苦力,替工具干 ' 体力活 ',这样的人随时都可以被替代!
' 那要怎么样让工具干活,让数据说话?'
' 我数学不好,看到 Excel 里面的公式就头疼!'
' 还有那些函数,一茬又一茬的英文,不知道都什么意思。'
其实,Excel 的功能真没想象中那么 ' 高大上 ',我们只需要用小学英语和数学就可以学会。
不信,你先看这个:
千万不要认为自己英语不好,学不会函数。
常用的 40 个函数里,一共就 35 个简单英语词汇,应付日常工作就足够了。
至于数学,只要你会四则运算,会比大小就足够了。
以这 40+ 个常用函数做基础,即便你再学其它函数,都不会有难度,因为你已经懂 ' 套路 ' 了。
并且,只要掌握 Excel20% 的功能,就能解决 80% 的工作效率问题。
而我想帮你做到的:就是建立一套反射弧,工作时碰到任何问题,脑子里立即弹出快速的解决方案。
' 让工具干活 ',提高工作效率;' 让数据说话 ',做出正确决策。
学会巧妙使用 Excel,是每一个人实现高效办公和职场跃迁必不可少的能力。
这就是我来到十点课堂的初衷和真心。
我会将 20 多年总结出的 Excel 系统精华倾囊相授,带你从零基础开始,认识、熟悉、掌握 Excel。
帮你提高工作效率,提升逻辑能力,真正成为时下最抢手的高效、高能、高知型人才。