彼得·德鲁克：如何掌控自己的时间？
作者：弘禾师兄
这是弘禾师兄的第142期分享
每个人的工作必须是有效的，才会对组织产生价值。而使工作高效的核心就是：管理好自己的时间。
高效的管理者与普通人最大的区别就是：他们更善于管理自己的时间。
高效的管理者并不是一开始就着手于工作，而是先从时间安排上着手。
他们会剔除掉那些非生产性工作所占用的时间，最后再将可自由运动的时间，由零星而集中成大块而连续性的时间。
管理者有效性的基础，需要做到三个步骤：
1、记录时间
2、管理时间
3、统计安排时间
有效的管理者都非常重视时间，因为他们知道时间是最稀有的资源，它没办法通过任何途径来增加的。
所以要管理好自己的时间，首先需要知道自己的时间究竟是怎么浪费的。
时间对管理者的压力
身为管理者，要比一般人处理更多繁杂的事情，他们放在非生产性事情上的时间就会更多，挑战也更大。
（1）管理者的时间，常常受到琐碎的事情影响。
作为管理者，想要高效工作，就必须能将时间做整块的运用。
如果将时间分割开零星的使用，即使时间的总和一样多，工作所产生的成果也大不相同。
（2）管理者的时间，会受到使用其知识成果的人的影响。
他需要知道别人对自己工作成果的期望，对必须使用其知识成果的人的工作情况，也需要了解。
比如，主管就需要使用经理的知识成果，因为主管经常需要请示经理后才能开展工作。
（3）管理者的时间，常会被与员工协调沟通占用时间。
管理者想要取得成果和绩效，就必须着眼于整个组织的成果和绩效。
在大型组织中，那些绩效表现好的管理者，往往是因为他们的上级领导能定期抽出时间与他们交流。
你认为我们组织的领导，对你的工作应该了解些什么？
你对我们这个组织有什么看法？
你觉得我们还有哪些尚未开拓的机会？
你觉得我们有哪些尚未察觉的危机？
你希望从我这里知道些什么？
……
这样的交流很有必要，如果没有这样的交流，工作者们就容易丧失热情，不能有效与组织联系在一起。
但是这样的交流，要求管理者要腾出整块的时间来进行，会占用管理者的时间。
（4）管理者的时间，常常要被处理人际关系和工作关系占用
任何组织都需要人际关系和工作关系的协调沟通，但这些沟通会浪费管理者很多时间。
而组织规模越大，管理的人员越多，管理者需要处理的人际关系和工作关系就会越多，而真正用于工作上的时间就会越少。
（5）管理者的时间，常常要被决策人事问题占用
而那些卓有成效的管理者们，对于人事问题的决策，都非常谨慎，往往需要耗费很长的时间。
（6）管理者的时间，常常被组织的快速发展需要更多
现在组织的发展，越来越需要管理者的时间，只有这样组织才能更快速的发展。
以上种种都需要管理者的时间投入，这使得管理者不得不去有效管理自己的时间了。
而高效的管理时间，首先需要知道自己的时间都用在了哪里。
如何诊断自己的时间
（1）记录时间
要提高管理者的有效性，首先要学会记录时间。
记录时间的方法有很多，比如：用笔记本记录、请助理帮忙记录、用电子设备帮忙记录等。
但无论使用哪种方法记录，都需要在处理工作同时进行记录，不要事后凭记忆记录。
记录时间需要设置时间周期，比如每天、每周、每月、每年进行记录，并阶段性的进行整理分析，这样就能有效的发现自己的时间都浪费在了什么地方。
（2）做有系统的时间管理
首先要将那些浪费时间的事情找出来，并剔除掉。要做到这一步，需要问自己以下几个问题：
首先，找出那些没必要去做的事，即使这些事做了也是在浪费时间，没有结果。
将你之前记录的工作记录拿出来，逐项的问自己：
这件事有没有必要做？如果不做，会有什么样的后果？
如果你认为这件事不做没有影响，那么立即取消做这件事。
比如：参加聚会、应邀演讲等。
其次，该问自己：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加又不影响效果？”
很多管理者事必躬亲，把自己搞得很累，其实有很多事情没有必要自己亲自参加。
要学会给下属授权，有些活动可以由下属或他人代为参加，这样自己的时间就节省出来了。
（3）管理者不要随便浪费别人的时间
管理者需要诚恳的询问下属，自己做的哪些事情是在浪费他们的时间，并需要争得下属的真诚回答，才是有效管理者的特色。
比如很多管理者都很喜欢开会，一开会就喜欢叫整个部门的人都来，但其实谈论的问题只与某一个或几个人相关，其他人一起前来实际上就是被管理者浪费了时间。
作为管理者要学会给下属放权，不必事必躬亲，减少自己的工作，并不会使工作的有效性降低。
消除浪费时间的活动
（1）找出因缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素
组织中同一个问题重复出现，往往是由于疏忽和懒散造成的。需要找出这些问题，及时避免。
（2）人员过多，也常造成时间浪费
有些时候，并不是做工作的人越多越好，人员过多，需要协调的关系就越多，就越会浪费时间。
当然这也不是绝对的，但是不能忽略有这种情况的存在。
判断人数是否过多，有一个标准：
当一个管理者不得不得将自己1/10的时间，都拿出来用来处理这些人员之间的关系和摩擦等事情上时，那么很明显，这个单位就是人员过多了。
因此要及时避免这种情况。
（3）组织不健全（如，开会太多）也会导致时间的浪费
良好的组织是不需要时常开会的，当组织不健全时，才会选择用会议的方式让大家参与工作。
但是人的时间有限，在开会时就无法工作，如果会议太多，势必会占用太多的时间，造成时间的浪费。
原则上，管理者的时间不应该被会议占用太多，如果被太多的会议占用，那便是组织不健全和职位混乱的表现。
评估开会时间多的标准：如果会议的时间占用你总时间的1/4，那就是会议过多了，需要进行调整。
（4）信息功能不健全
有些组织中有不同的部门，每个部门之间的信息是不互通的，在协作的时候就会出现很多问题，这都是信息功能不健全导致的。
比如，市场部在做宣传活动时，要根据销售部门的准确数据，才能有效的控制好活动的场次。
但是市场部没有销售部的精准数据，每次都只是大概预估，而销售部门会有精确的数据。
市场部却没有找销售部门要过相关数据，或两个部门不互通，这些都是信息功能不健全的体现。
以上这些问题，看起来不是那么轻易能改善的，但是只要你肯努力，一定能获得改善。
统一安排自己可以支配的时间
有效的管理首先第一步要做的，就是预估出自己可支配的时间，并统一安排自己可以自由支配的时间，连续整块的去使用这些时间。
事实上，无论管理者怎样安排时间，真正能用来处理重要事情的时间大概只有总时间的1/4。
但是对于高效使用时间的管理者来讲，这1/4的时间也足够用来处理重要的事情了。
安排自己可支配时间的方法：
（1）可以每周抽出一天时间在家办公，这样不会被公司其他的琐事打扰；
（2）每天下午抽出一定的时间来集中处理重要的事情；
（3）把特定的零散的事情，集中固定在每周的某一天或某两天来处理等。
但是对于时间的管理，不能一劳永逸，需要不断地做时间记录，定期的进行分析，还需要根据自己可支配的时间，对重要的事情定下完成的期限。
最后的话
时间，是最稀缺的资源，只有管理好时间，才能管理好其他的事情。
而分析时间，也是鉴别自己工作的一项重要方法。
认识你的时间，努力坚持改变，你一定会成功。
—EDN—
弘禾师兄，稷下百家教育创始人兼CEO，一个努力奋斗的创业者。 稷下百家教育，致力于以"生产优质内容，伴你终身成长"为己任，坚信优质内容能帮助你成长，坚信成长即财富。