全流程来啦，现场会这样“办”！

全文字数：2200 字

预计阅读时间：5分钟

为做好“六稳”工作、落实“六保”任务，四川省委提出“农业多贡献、工业挑大梁、投资唱主角、消费促升级”工作思路，并聚焦“抓项目促投资”“制造业高质量发展”“现代农业园区建设”陆续召开三场现场会。省委办公厅会议处认真统筹谋划、积极稳妥实施、全链条服务保障，在高标准完成会议组织服务工作基础上，积累了经验、锻炼了队伍。

会前：统筹谋划、以练代战

三场现场会累计参会人员800余名，总计6天，路线超2000公里，考察点位40余个。我们感到，现场会的会前谋划十分重要。

以统筹组织为引领。对三场会议逐一制订筹备方案，成立筹备组，设会务、现场、材料、后勤、医疗和疫情防控、安保等多个小组，明确组成人员、工作职责等，并进一步细化为70余项任务，倒排工期，推动形成筹备组牵头抓总、各小组协同配合、专业力量服务保障的责任体系。

以选点穿线为重心。现场会上看什么是关键，点位安排应具代表性、可借鉴性，路线设计应科学合理。三场现场会分别预安排在项目投资态势强劲的川南、高端制造业聚集的成都平原和农业优势较突出的川东北经济区，既确保调研市县不重复，又充分调动各方积极性。具体选点时，还注重广泛性，让参会人员有的看、有的学、真服气。比如，“制造业高质量发展”现场会上，既有大型国企，也有高科技民企，各具特点，对个别离主线路较远的点位，在展板展示或工作会议发言中统筹安排。

以踏勘拉练为基础。踏勘拉练是为了对各点位情况更加清楚，做到通盘考虑、好中选优。比如，筹备“现代农业园区建设”现场会时，兵分三路，共踏勘47个点位，反复比较，拟定路线后继续分线逐点指导完善。拉练时注意精细，组织全要素全流程演练，如上下车位置、现场介绍、展板准备、行进路线、休息区设置、食宿安排、会场衔接等。特别需要在一些易忽略的节点查漏补缺，如室外考察考虑阳光直射角度，调整展板朝向；室内考察考虑电梯容量、运行时间，增设行进线路；遇有涉密内容设置“请勿拍照”提示牌；等等。

以完善文案为保障。翔实的文案资料是会议顺利推进的重要保障。每场会前，分组制作《会议须知》《工作人员手册》《工作手册》等。《会议须知》服务参会人员；《工作人员手册》用于随车服务；《工作手册》由工作人员内部掌握，增设细化考察流程，定时、定点、定人、定责、定动作，让人一看就明白什么时候该做什么、哪个环节该找谁，并标注所有参会人员的联系方式。

会前还需要确定会议服务人员，特别是选派一些会议经验丰富、熟悉总体流程、善于沟通交流、遇事沉稳大气、能够随机应变的同志进行随车服务。人员确定后认真开展培训，对岗位职责再明确、服务标准再统一、关键环节再提醒，力争小事不出车、大事快解决。

会中：稳妥实施、灵活应变

现场会不同于常规会议，往往人员多、点位多、环节多、路线长，情况较复杂，需投入更多精力。

打好前站搞好联络。打前站是为避免现场点位不按照预安排设置、随意“加戏”。三次现场会，均提前半小时出发打前站，随时保持与主车队联络、报告现场情况，为参会人员提供简洁清爽的考察环境。

临机处置稳中应变。现场会中常常发生紧急情况，必须依靠充分的资料准备、将时间“宽打窄用”及在现场有序调度来妥善应对。比如，“抓项目促投资”现场会当天中午，临时决定将下午的会议提前半小时召开，须紧急通知300余名参会代表，大家按照《工作手册》中准备的电话号码，包干负责、分线作战，顺利完成任务。又如，“制造业高质量发展”现场会上，两个组参观同一点位间隔20分钟，因一组在上一点位停留时间较长，若按原计划行进，两组极可能相遇，对此，总联络员紧急调度，一组加快考察节奏，另一组适当压低车速，保障点位顺利衔接。

严肃会议纪律规矩。会议的组织实施必须严格遵守中央八项规定精神。引导参会代表按时报到，不带随员，统一入住及用餐；行进途中，全程佩戴徽章，不大声交谈，自觉保持队伍紧凑，不随意脱队、离席；会议结束后，统一乘车返回。考察时，严格按照规划路线行进，最大限度减少对企业正常生产经营的影响。

抓紧抓实疫情防控。明确各单位核查责任，要求会前14天内有新冠肺炎疑似症状、疫情中高风险地区驻留史和相关人员接触史的不参会。明确佩戴口罩的要求，如行车途中、室内考察需戴口罩，户外考察、工作会议仅发言时可不戴口罩。住宿地点、会场入口安排测温仪实时监测，提供免洗手消毒液和口罩。行进途中，安排随行医务保障，适当位置预留医疗隔离点，确保出现突发情况时能迅速有效处置。

此外，每次现场会中适时召开工作会议，以加强参会人员系统理性思考，推动现场会精神落实。人员组织方面，邀请相关企业和会议举办地负责同志参加；会议材料方面，重点总结工作做法，杜绝评功摆好；会场准备方面，因地制宜、简化布置，尽可能为基层减负。

会后：总结经验、画好句号

坚持把总结经验教训作为提升会议服务质效的重要方法。每次现场会结束后，及时抓好三方面工作。

收集梳理意见建议。撰写工作备忘录和随车情况报告，详细记录会议进程，系统梳理参会代表对会议的感受评价和工作建议，作为今后改进工作的重要参考。

抓实资料整理归档。制定档案清单，包括会议方案、通知、议程、席次图、参会人员名单、请假报告、会议须知、工作手册、发言材料、新闻报道等10余项内容。

强化工作总结反思。召开总结会，总结工作方法、剖析失误不足，提出改进措施、完善服务标准，努力让习惯符合标准，让标准成为习惯。

（作者：四川省委办公厅会议处）

来源：《秘书工作》2020年第11期