一个简单有效的信息组织结构
前文我们说架构一个大脑的延伸物，它独立于大脑，保存和管理我们接触的信息，促进想法的产生，帮助我们减轻大脑负荷。
这个「外脑」系统让思维显性化，工具化，在管理信息的基础上也管理行为，帮助我们创造新事物，改变内心世界和外部世界。
信息分类的7个要求
要实现这个系统，我们先要有一套信息整理分类系统，明确将信息要放置于何处，并在需要时能快速调用。这样的系统应该是：
普适，可存放任何来源，任何类型的信息
简单，无需专门花时间维护和编辑目录、标签
可操作，与任务管理和项目管理流程无缝集成
跨平台，能用于任何现有或未来会出现的应用程序
结果导向，组织信息的目的是，交付有价值的成果
模块化，根据当前任务需求，显示或隐藏不同级别的细节
建设性懒惰，借鉴任何有道理的想法，合理复用以节省时间
PARA 信息管理方法
PARA这套数字信息系统能满足上面要求。它用四个顶级类目涵盖了工作生活中的所有信息，这四个类目是：
Projects 项目
Areas 责任区域
Resources 资源
Archives 档案
英文首字母放在一起是简称为PARA，我们先定义这四个类目：
项目是一系列与目标相关的任务，有最后期限。
项目回答「你要完成什么」？
如：写一篇公众号文章，给产品定价，为孩子选择学校，制作演讲PPT，参加会议等。
责任区域是在界定区域内，维持一个标准，没有截止日期，它可以是身份，职责，兴趣，或关注的领域等。
责任区域回答「你需要维持什么」？
比如：健康，财务，旅游，个人发展，子女教育，生产力，产品开发，写作。
资源是你感兴趣的事物。
比如：习惯养成，项目管理，美食，设计思维，网络营销，系统架构。
档案：其他三类的不活跃材料。
比如：已完成或停止的项目，不再维持的责任，失去兴趣的资源。
我们将时间用来完成任务，这些任务属于不同的项目，这些项目又属于相应的责任区域。比如，你在写一篇文案，这篇文案是关于X产品发布的项目，这个项目属于「产品开发」的责任区域。
这只是你在工作中的几个区域之一，另外可能还有招聘，财务，推广等。而在你的个人生活中，还有其他领域，比如子女教育，爱好，关系等。
项目vs.责任区域
四个分类中项目可操作性很高，是行动时关注的焦点，越往后可操作性越低。刚接触这个系统，容易将项目和责任区域混淆，根据定义的两部分我们再明确一下：
项目：
1）项目有一个期望的结果，是断续的事件，完成后可从列表中删除。
2）项目需在规定时间内完成，有一个时间期限或范围，不论是外部强加的还是自己规定的。
相比之下，责任区域：
1）需要维持一个标准，没有结束日期，也没要求结果。
2）无论你做的好还是差，标准要一直维持，任何时间你都要给予相应程度的关注。
这让我想起了卫生负责人，给你划定一个责任区域，你就要保持这个区域清洁，无论是谁弄脏了，你都得清理，因为你是该区域的负责人。
总之，项目有一个要达成的目标，责任区域是维持一个系统，一个身份，一种角色，承担一份承诺。
项目属于责任区域，比如：
跑马拉松是一个项目，而健康是责任区域；
出版一本书是一个项目，而写作是责任区域；
去泰国度假是一个项目，而旅游是责任区域；
给老婆选生日礼物是一个项目，而亲密关系是责任区域。
上面例子中，项目都有期限，要么没有完成，要么已经完成。而责任区域必须长期维持一个标准。
为什么PARA有效？
为什么PARA分类方法有效呢，因为它符合下面三个原则：
1.以「4」为指导准则
只有四个顶级类目：项目，责任区域，资源，档案。深度也没有超过4层，在印象笔记中是：应用程序-笔记本组-笔记本-笔记。
4是一个魔力数字，各种研究发现，4似乎是所有自然认知的极限，无论从工作记忆到对象追踪还是快速列举。一些推断性结论认为，某些原始部落似乎只有4个特定单词，许多动物似乎也只能区分4个独立物体。
上面说法不管是不是真的，但在组织整理信息时，应尽力避免太多类别和过多层次。
2.结合任务管理与项目管理
任何不跟具体执行工具结合的思维方式，工作方法都会被搁置一旁，而PARA让任务管理和项目管理有了落地之处，既通过项目带动任务管理，并整合不同层次的各类资源以供调用。
3.区分可操作与不可操作信息
任何文档管理系统，生产力系统，必须根据可操作性区分，让你放下98%的信息，只专注2%的当下任务。
而可操作性并不是黑白分明，而是一段有渐变的光谱，根据情境显示或隐藏。有一个著名的设计技巧——渐进式公开，即只给用户展示他们当前需要的信息，最小化知识工作者认知负荷。
在每天的工作中，你只需关注第一栏，与项目有关的条目，可能是你的任务管理器，日程表等。
到更高的关注层面，比如每周回顾，你将扩大思考范围到责任区域，这是一种更深刻的反思和内省，思考有没有达到为每个责任区域设定的标准。
如果没有，你可能需要开始、停止或改变一些项目，日程或行为习惯。
再以更广阔的视野，也许是每月的回顾，你可以将查看的范围扩大到资源层面。
有没有感兴趣的事物是你要认真探索的？
你是否曾有停滞不前，想要重新启动的想法？
你目前从事的项目能帮助你追求兴趣吗？
资源也是研究的源头。这里保存着最客观，最有价值的信息。当你寻找参考资料，向别人推荐或项目所用的材料时，你可能都要访问这些信息。
最后，档案是你已完成项目的仓库，那些看似沉睡的材料，却在整装待命，能够随时唤醒，成为你当前工作的关键部件，并在加工使用后再次回收和重用。
我经常发现，对一个概念的解释，一张精心制作的图片，一个故事的改写，或者笔记中其他资产的合理复用，能节约大量时间，这对于自主安排任务的知识工作者非常重要。
如果一时想不起关键词，搜索不起作用，还能通过资料创建时间和关联的项目来回忆，定位需要的档案文件。除了给当前的项目复用，这些档案还能用于项目回顾，年度回顾，以及需要你展示工作的各种情境。
一旦养成习惯，这套电子文档管理系统就成为你大脑的延伸物，帮助你养成一套正确的行为和思考模式。
当遇到复杂情境时，你不慌不忙，因为你有一套个人化的，强大的信息体系支撑。你可以在项目层面掌控局面，还能在更大的背景下，以更广的视角关注未来。
下一步行动：
这个系统最关键的一步是列出自己的项目清单，我在知识星球制作了一个指导模板，加入后可下载。星球内对架构这样一个系统感兴趣的朋友加我微信 16279731，我拉个微信群，相互交流。
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