【建纬观点】公司存在多枚印章、假章情况下的法律风险及防范
上海市建纬律师事务所合伙人、律师，毕业于中国政法大学，法学专业，中共党员。自执业以来，一直专注于提供建筑工程、房地产领域的各类诉讼和非诉讼法律服务，曾参与《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释（二）（征求意见稿）》修订课题组的修订工作等。
上海市建纬律师事务所律师，上海交通大学法律硕士。专注于提供房地产与建设工程、公司业务领域各类诉讼、非诉讼法律服务。
公司印章管理风险是公司经营诸多风险管理中非常重要的方面，几乎每一个施工企业都遇到过因为公章管理不善带来的纠纷或问题。在一个公司或一个项目部存在多枚印章的情况下，关于如何认定项目部印章的效力问题，如果印章都未按规定进行刻制、管理和收回，那么应该结合签名或者其他证据予以确认印章的效力问题，而不是单纯的认定印章为假章或无效。下面结合相关案例对公司有多枚印章、甚至假章情况下的法律风险以及如何防范进行阐释。
吴自旺挂靠江建公司获得“金迪商厦”项目的开发人资格，后为了融资，吴自旺向雷伟程借款用于该项目，在吴自旺与雷伟程达成的《还款协议》中江建公司作为担保人加盖了公司公章，后雷伟程起诉要求江建公司承担保证责任，江建公司以公章系吴自旺伪造为由，拒绝承担保证责任，并向公安机关报案，东乡县人民法院刑事判决在第29页“（三）伪造公司印章的事实”一节中认定，2011年7月19日，吴自旺与借款人雷伟程签订还款协议时，以江建公司的名义提供担保，加盖江建公司的印章是伪造的。二审判决也做出了“《还款协议》《承诺书》中的印章作为伪造公章罪的对象，并被刑事判决书中认定为伪造的公章”的认定。
最高院就江建公司是否应当承担担保责任认为“吴自旺与雷伟程达成的《还款协议》是双方真实意思表示，应为有效，《还款协议》上江建公司作为担保人加盖公章。虽然该公章已被刑事判决认定为吴自旺伪造，但从一审查明的情况看，吴自旺多次使用该枚公章从事一系列经营活动，且该公章已为施工单位和相关政府职能部门确认。本案中，吴自旺通过挂靠江建公司，取得了“金迪商厦”项目的开发人资格，吴自旺是该项目的实际控制人，吴自旺所借款项部分用于“金迪商厦”项目。江建公司为涉案款项提供担保的行为合法有效。吴自旺在《招标通知书》和《建设工程施工招标备案资料》以及与施工单位订立的《建设工程施工合同》中均使用了该枚私刻的公章。上述法律行为必须要使用公章，在此情况下，二审判决推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使雷伟程对于该公章形成合理信赖，雷伟程的合理信赖利益应当受到保护。一、二审判决认定江建公司承担担保责任并无不当。”
这是就公司明知存在私刻印章情况下，假印章是否对公司产生法律效力的问题进行了明确，自然人通过挂靠其他公司，并私刻该公司公章，多次使用该枚公章从事一系列经营活动，且该公章已为相关政府职能部门确认的，可推定该公司明知该自然人使用该枚公章，该公司应当对外承担相应民事责任。
梁裕霖为重庆群洲公司在设立云南分公司时明确云南分公司负责人。梁裕霖使用伪造的编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章，向朱惠德出具授权委托书，委托朱惠德使用该伪造印章对外与汪天雄签订工程施工协议及相关结算协议。汪天雄向法院起诉要求履行相关协议。重庆群洲公司在一审中提出：“梁裕霖、朱惠德是否涉嫌伪造印章罪的判决结果对申请人是否应当承担责任存在关键的影响，重庆群洲公司报案后，一审法院应当中止民事案件的审理。”但未获法院支持。
云南省高院作出二审判决，支持了汪天雄的诉讼请求。重庆群洲公司不服，向最高法院申请再审，并且在再审期间提交了新的证据：重庆涪陵区法院(2015)涪法刑初字第00510号《刑事判决书》及重庆三中院(2015)渝三中法刑终字第00226号《刑事裁定书》。上述判决、裁定认定梁裕霖构成伪造公司印章罪，且证明编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章系伪造。
最高院认为，重庆群洲公司在设立云南分公司时，向昆明市盘龙区工商行政管理局提交《分公司设立登记申请书》，明确云南分公司负责人为梁裕霖，该“申请书”盖有重庆群洲公司认可的公章及法定代表人名章。重庆群洲公司内部文件《关于成立重庆群洲实业（集团）有限公司云南分公司的通知》（渝群实集司发[2011]15号）不仅明确重庆群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖为云南分公司总经理。因此，重庆群洲公司对云南分公司的存在、梁裕霖代表该分公司进行经营活动明知且认可。重庆群洲公司云南分公司有权委托朱惠德开展经营活动，朱惠德接受重庆群洲公司云南分公司委托，使用编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章签订履行合同的行为之法律后果应当由重庆群洲公司承担。最高院最终认定“重庆群洲公司对该公章的存在、使用是知晓的。尽管其主张公章伪造，但其在明知该公章存在并使用的情况下，未采取措施防止相对人的利益损害。”因此，使用该公章签订的合同应认定为重庆群洲公司的行为，裁定驳回了重庆群洲公司的再审申请。
龙口市遇家建筑工程有限公司、龙口市复兴机械有限公司为与中国农业银行龙口市支行、烟台绍宇汽车股份有限公司、龙口市农技中心专用肥料试验厂、山东复兴集团公司承兑汇票垫付款、保证担保借款合同纠纷案[最高人民法院（2001）民二终字第91号]最高法院认为：“一审法院以机械公司和遇家公司未能提出其只有一枚印章证据，而认定机械公司和遇家公司的两枚印章均为有效印章，从而判决两公司承担由此产生的法律责任不当。对此问题，机械公司和遇家公司在一、二审中均已提供龙口市工商行政管理局出具的证明，证明机械公司自1994年至1999年，遇家公司自1988年至2000年，一直使用备案的惟一一枚公章。龙口农行主张上述两公司在使用备案的公章的同时还使用过其他公章，应依法负有举证责任。二审期间，龙口农行委托鉴定部门对上述有争议的遇家公司的公章进行了司法鉴定，并向法院提交了《鉴定书》。上诉人遇家公司对《鉴定书》提出异议，认为龙口农行提供鉴定部门的样本，即1997年9月12日龙口农行与绍宇公司签订的《中国农业银行承兑保证协议》承兑保证人处加盖的遇家公司的公章，亦系他人伪造。因该协议债务人已履行了债务，未涉及到保证人的责任，故遇家公司对此以前并不知晓。故该鉴定不能作为证据使用。
最高院认为：因龙口农行提供鉴定的样本与遇家公司在工商行政管理机关备案的公章不一致，且由于所取样本的合同，并没有遇家公司履行或者认可的证据，故龙口农行以该样本作出的鉴定结论不能证明上述4份《银行承兑汇票保证担保承兑协议》上的遇家公司的公章系遇家公司加盖。因龙口农行对上述问题未能再举出有力证据，故机械公司和遇家公司对上述7份盖有有争议公章的《银行承兑汇票保证担保承兑协议》不再承担保证责任。”
结论：由以上案例可知，司法实践中观点较为统一，对于公司存在多枚印章、甚至假章的情况下，如果公司对外用章不具有唯一性，或者公司对于假章的使用不管以明示还是默示的方式承认过其效力的，公司不得主张使用公司印章对外签订的合同对公司没有约束力。
对于企业来说，印章的使用即可以对内进行企业管理，也可以对外代表企业发生法律效力，《合同法》第三十二条规定“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”《民事诉讼法》第五十九条规定“委托他人代为诉讼，必须向人民法院提交由委托人签名或者盖章的授权委托书。”《民事诉讼法司法解释》第六十五条规定“借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行账户的，出借单位和借用人为共同诉讼人。”《印章治安管理办法》第八条规定“企业事业单位、民政部门登记的民间组织、村（居）民委员会和各协调机构及非常设机构需要刻制印章的，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。无上级主管部门的，应当凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。办理准刻手续的经办人员，需持刻制单位的委托证明和本人身份证明；办理人名章准刻手续的，同时提供名章所刻人名的身份证明。县级以上人民政府公安机关自接到申请之日起三个工作日内作出是否核发准刻手续的决定。对符合条件的，出具准刻证明；不符合条件的，书面通知申请单位并说明理由。” 印章的刻制须需要刻制印章的单位应到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续，并到公安机关批准的刻制单位刻制，刻制单位将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，方准启用。
从这些法律法规可以看出我国确立了公章代表公司、单位，公章的效力可以脱离法定代表人而独立存在，独立发生效力的原则，此亦为公章的性质。
鉴于上述案例的裁判观点以及印章的性质，笔者就公司印章的管理提出几点建议：
1、严格遵守印章刻制程序、建立严格印章领用、使用、保管、登记等程序。
应由印章主管部门统一刻制，其他部门非经授权或制度规定，不得刻制印章；经授权刻制印章的，在印章刻制完毕后，应当到印章主管部门办理印模备案。在完成刻制与备案以后，应由印章主管部门正式发文启用以后，方可使用，启用文件应注明印章启用时间、保管单位、印章用途等，如替换原有印章的，原章应相应废止。启用以后，注重领用管理，如应由申请刻制印章的单位或部门，明确专人办理领用手续，领用人应当是本单位的正式员工并进行登记备案，不得让他人代领。在保管方面，应设置专人保管制度，并有上锁的保管箱等专用的保管设备，印章的保管人员应签署保管责任书，明确保管责任，印章保管人暂时不能行使保管责任的，应和临时保管人员办理印章移交手续，严禁将印章交由非本单位人员保管。在印章使用方面，应要求保管人本人盖章，印章保管人在使用印章前，应检查是否按规定的流程、权限办理了用印审批手续，如有不符合要求的，应由申请用印单位说明情况及具体补办措施，否则不得用印，申请异地使用印章的，应由申请单位派经备案的借用人员来办理借用手续，并明确要求归还时间和借用期间的印章保管责任和保管要求等。每一次使用应当办理使用登记，由申请用印人在用印前在专门的登记本上填写用印事项，记录用印时间，印章保管人在用印前，应检查对方登记情况。印章的功能完成，如项目结束，需进行印章收回程序，由印章保管单位向企业印章主管部门提出申请，在办理回收手续时，应制作印章回收登记表，注明印章于何时起停止使用，有条件的应一并提交用印登记表，进行归档保存。最后，即为印章收回后的销毁，由印章保管部门根据实际情况，在企业档案管理部门的协助下，办理销毁手续并进行公示。
2、公司存在多枚印章的，建议销毁，印章必须具有唯一性。
首先，公司常常因为有多个项目而刻制多枚项目公章，对于此类情况，应当在项目启动后方刻制和使用项目公章，在项目部成立之前即使用项目部公章的，不仅可能面临行政处罚，更可能需要承担民事责任。其次，印章越多，管理难度越大，风险越大，所刻制的印章都存在使用不当风险，如在对外合同等法律文书上加盖办公室章、科室章，可能导致施工企业承担本不应承担的法律责任，还可能被有关行政部门给予行政处罚，对假冒的项目部公章认定难度更大。最后，项目与施工企业经营地在同一地区，可不刻制项目部公章，以减少因项目部公章使用给施工企业带来的法律风险；同一地区，仍需刻制项目部公章的，项目部印章可由企业相关部门保管。具体使用时，项目人员到相关部门加盖，或者相关部门人员到项目加盖。
公司应加强对能够代表公司的公章、法定代表人印章、财务章、合同专用章等的管理，切勿在对外的文书（包括但不限于合同、对外联系函件、招投标书、承诺书、工商登记备案文件等）上同时使用多个不同的印章。否则可能给他人以可乘之机，他人可能通过伪造公司印章的方式以公司的名义对外签订合同。如果公司印章不唯一，此时公司即使能够举证证明该印章确为伪造，也不能仅以此为由否定以加盖公司印章签订的合同对公司的约束力。案例一中重庆群洲公司即存在同时使用多枚公章的情况，且不能作出合理解释，导致最高院最终将伪造的公章签订的合同认定为重庆群洲公司的行为。
3、公章使用范围须清楚、使用审批制度须严格，保管制度须严谨。
施工企业对项目部公章使用范围没有规定或规定不清，可以使用业务专用章的，使用了项目部公章；应使用项目部公章的，却使用业务专用章。这样可能带来的风险为盖章文书的效力不确定或无效，出现诉讼或仲裁案件时，除非施工企业有证据证明合同所涉印章与己无关或为他人私盖，否则法院或仲裁机构可能认定合同有效，还可能被法院或仲裁机构作出不利于施工企业的其它有关认定。因此，施工企业应对印章使用范围作出清楚明确的规定，凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形，一律加盖施工企业公章，凡属合同类的使用合同专用章，凡属财务会计业务的用财务专用章，职能部门印章仅限部门内部使用等；需刻制项目部技术章、资料章、试验等科室章时，在印章上填加标注说明，如“此章仅限于工程技术联系或资料专用”、“不得用于签订经济合同”、“签订经济合同无效”等字样，项目部技术章、资料章、试验章等科室章无标注说明的，应在加盖印章处作出备注，说明盖章效力所及范围。企业也可在公司网站等媒介公示印章格式及使用范围等内容。
在印章使用方面，应建立严格的审批制度，防止用章具有一定的随意性造成施工企业损失，相关责任人认定困难等。企业建立公章使用审批权限、范围以及审批责任制度，需要加盖公章、合同专用章时，要求填写《印章使用申请表》或《印章使用审批表》等，由项目经理签署是否核准意见。项目经理应把握哪些事项属于所属施工企业层级审批，注意不能超越权限。项目经理不在岗时，可规定由副经理或项目书记签发，也可规定一般业务和事务性行文由副经理或项目书记签发。
在印章保管方面，印章应放在设置带锁的专用箱柜内，实行专人专柜保管。对于保管人员，应慎重选择，并由其签订保管责任书，明确保管责任；规定保管人无独立使用项目部公章权力，但有监督使用权力；保管人必须保证公章使用时处于自己视线范围；保管人暂时不能保管的，应安排临时保管人员并办理交接手续，注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等；尽量减少印章外出使用情形，确需将印章带出使用的，应提交申请报告，经项目经理等主管领导同意，二人以上同行为宜；最后保管人员对保管期间异常情况应及时向项目领导汇报。
4、严禁随意加盖空白合同书、介绍信、授权委托书等，严禁将印章交予挂靠人使用。
施工企业为了方便使用，习惯于先加盖好空白合同书、介绍信、授权委托书等，认为需要使用上述文件时只需填写内容即可，不用走繁琐的用章流程。这种观点是非常危险的，对于后续这些空白合同书、介绍信、授权委托书的内容和用处不可控，如被他人恶意填写不利于建筑施工企业的内容，往往造成施工企业承担不应有的责任和损失，甚至可能出现遗失后被他人利用，导致施工企业承担法律责任的情况出现。应尽量避免对外出具盖有项目部公章的空白合同书、介绍信、授权委托书，如因特殊情况需要开具时，应经项目经理审批同意，使用人在空白件复印件上作出签收说明，并在填写内容之后至使用之前复印或拍照，交存企业归档。对于未提交原件的介绍信、授权书，使用人应一并交回项目部归档，对加盖项目部公章的介绍信、授权委托书应统一编号登记，以备存查。
挂靠情况下，施工单位为了便于协助挂靠人管理施工项目，常常将印章直接交予挂靠人使用，殊不知这样造成的风险巨大，可能被挂靠人不当甚至恶意使用，如项目部并非买受人，施工企业却承担了材料、设备等购买责任，或项目部并非租赁人，却承担了租赁人责任等。无论出于何种考虑，施工企业都不能将项目部公章交给挂靠人使用，项目部人员私自帮助挂靠企业或个人加盖项目部公章的，施工企业应追究其责任。
5、建立印章收回、销毁制度。
施工项目长期停工或竣工后，以及出现项目部公章毁损情况时，项目部应向所属施工企业主管部门交回项目部公章，办理相关回收手续，注明停用时间，《印章治安管理办法》第十五条规定“印章停止使用后，使用单位应当在十日内将印章全部交回上级主管部门或登记管理机关封存；逾期不交的，由上级主管部门或登记管理机关予以收缴。上级主管部门或登记管理机关对交回和收缴的印章要登记造册，并于十日内送备案或批准刻制的公安机关。公安机关对交回和收缴的印章，需预存两年，无特殊情况的，预存期满后予以销毁。”企业应按照上述规定在印章停止使用后及时上交公安机关予以封存和销毁。
6、发现假冒印章及时报案。
施工企业发现假冒项目部公章后，没有及时报案，没有采取有效应对措施。对于有关争议事项，可能被认定存有过失，假冒的项目部公章继续使用，风险增大。施工企业应在发现假冒项目部公章后及时向公安机关报案，提供相关线索。最终认定材料供应商、工程分包商、劳务分包商等私刻项目部公章的，施工企业应追究其法律责任，不再与其合作，可考虑在一定范围内进行通报。
印章是公司对外的“信物”，从最高法院的裁判意见及以上分析可以看出，公司的印章管理如果出现混乱，将会使公司面临巨大的交易风险。建议公司法定代表人直接管理或者委托诚实可靠的人管理印章，并制定严格的用印、刻印审批流程，切勿同时刻印或允许他人刻印公司印章。在公司出现多枚印章甚至假章的情况下，公司不能对同一印章的效力在不同场合做不同选择，交易相对人并无审查签订合同所用印章是否真实的义务，因此交易相对人一旦主张公司在其他场合使用过或认可过该公章效力，并主张公司除该枚印章以外，还存在多枚印章，同时在不同的场合使用，或者证明使用该印章签订合同的人为公司法定代表人、授权委托人，其行为构成表见代理或职务行为的，将使公司承担相应的法律责任。
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