五个步骤，帮你迅速准确选择和排序时间，将工作效率提高10倍以上
2020-07-20人力资源管理
所属专栏：高效时间管理术
之前章节讲了关于时间管理的四个层面，分别是紧急并且重要的任务、紧急但不重要的任务、重要但不紧急的任务和既不紧急又不重要的任务，我们又将它分成有效时间和无效时间，然后我们发现我们大部分时间都用在了无效时间上。
那么在我们的工作和生活中，大家该如何区分它们呢？很多人会觉得这很简单，其实并不尽然，因为不同的人、不同的工作性质、不同的阶段，有效和无效的定义是不同的。
比如你的工作性质是销售，那么你用很多时间去整理文档，这些工作显然不重要也不紧急，因此是无效的。但如果你的工作就是文秘，那么整理文档这种工作就是重要和紧急的，因此是有效的。
这种简单的工作形式很好区分，但大部分时候我们的工作性质并不是单一的，面对纷繁复杂的工作，又该如何才能迅速准确地判断它们哪一个是有效的，哪一个是无效的,从而对它们进行合理的选择并进行有效的排序呢？
01
目的将会决定一切
我们为什么会选择这个方向，而不是另一个方向呢？在人生大部分时候选择一个方向，基本上是根据我们内心的需求所采取的行动，只不过我们有时候没有意识到这一点罢了。
这个内心的需求，就是我们想要达到的目的，它是我们想要什么和要做什么的基础，不同的目的标准决定了我们不同的出发点和方向，也是我们选择和排序时间的基本要素。它直接决定什么对你是重要的，什么对你来说是必不可少的，什么对你又是无所谓的。
要想有效合理地安排你的时间，提高你的效率，那么你首先要弄明白的就是自己的目的，也就是说自己需要的是什么，然后才能清楚哪些该放在无关紧要的地方，哪些放在首要位置。
只有确认了这一点，我们才能有目的的选择朝哪个方向走，否则你连自己要什么都不知道，也就会不知道自己的目的，结果只能乱跑一通，走错了方向，甚至南辕北辙把自己给弄丢了。
那么该如何认清自己的目的呢？首先不同财富，不同的际遇，不同水平，不同能力，不同的智力，不同年龄的人目的是有区别的。下面就让我们写出自己现阶段认为最重要的东西。
如果你对这一点比较模糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，那么我们来做一个验证，请拿出一张白纸，然后写下你心中想得到的东西。
比如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定、友情、爱情、权力、名望、业绩、某一个专业的成就……写完之后，用手中的笔勾去你认为最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，就这样一直划下去。
最后剩下自由自在、名望、金钱和业绩这几项，它们都是你无法割舍的，这个时候就要结合你的贫富、际遇、水平、能力、智力和年龄等因素，划去最不切合实际的项目，比如你虽然向往自由自在，但你的财富却不足以支撑你的想法，你的际遇让你不可能放弃某种责任，那么就要毫不犹豫地划掉它。
然后继续，你会发现你的能力不足以让你获得名望，你的水平和智力不足以让你成为富豪，那么便剩下一项业绩，而这就是你在某一个阶段最重视的东西。
02
目标将会主导一切
目标是我们内心的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的内心最重视的东西的驱动，它们必须是一致的。如果不一致，我们所做的事将无法满足自己的需要。
就像我们本来目的是向南，却把目标定位在了北方，那么这就是错误的，就是南辕北辙，毫无意义，同时也是浪费时间的根源，是失败的主要成因。
没有目标的人生，就如同浮萍，随波逐流一事无成。它会让你无法确定方向，无法计划一个长期的计划，而这是时间管理中最大的弊端。
“请你告诉我，我应该往哪里走？”
“这要看你去哪里。”
“不管去哪里都行”
“那么你随便走哪条路都行。”
很多人在面对多重选择的时候，都会产生迷茫，他不知道如何做是正确的，为此他花掉了很多时间去思考和询问，结果让自己筋疲力尽，浪费掉了大把大把的时间，可结果依旧犹犹豫豫。
我该怎样做？
这么做行不行？
我们始终无法迈出自己的步伐，我们一直在思考、询问和决策中，而这主要的原因，就是我们的目的不明确，不坚定。如果你的目标是明确而坚定的，那么怎么会存在这样的问题。我的目的就是业绩，那么还有什么好想的、好选择的呢？
03
目标的优先级排序
我的目标是业绩，那么一切围绕着这个目标就可以了，凡是有利于目标实现的就坚决执行，凡是不利的就放弃。但业绩并不是一件轻易就会能提升的目标，它不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。
要提升业绩需要制定一些目标，那么在这些目标中，总有重要的和次要的，比如月度业绩目标、季度业绩目标、年度业绩目标、年终总结等等。
那么对于我们来说，这里边哪一个目标是优先的，该如何排序？下面就简单分析一下。
年度业绩目标是终极目标，但刚刚开年，因此它虽然很重要但并不是紧急的；
季度业绩目标同样如此，它虽然紧急但对于刚开始的你来说也不是重要的；
对于我们而言月度业绩，如果不能按期完成，它对你或别人的价值都会有很大的影响，甚至会使终极目的失去价值，因此它才是紧急并且重要的。至于年终总结，它必不可少，但对于目前的你来说，既不紧急又不重要。
有了这个分析，我们就知道我们目前最主要的目标是什么了，最应该优先安排什么也就变得简单了，知道了这些就会让你的时间管理变得游刃有余，不出现因主次不分而造成时间浪费现象。
04
明确你要做的任务
有了目标，那么接下来就可以根据它来制定任务了。一个合理有效率的计划或者说任务，一定要根据你的目标来制定和安排。它们必须为你的目标服务，有助于你的目标达成。
上边说了你的目标是提升业绩，那么你就需要知道什么事可以帮助你达成这个目标。有搞懂了这一点你才可以明确你的任务，做到心中有数，脚下有根，否则只有目标，却不能把目标转化成可操作的任务，目标也只能是个摆设罢了。
05
任务按优先级排序
要完成业绩的提升，我们就需要去完成任务，但任务不可能是单一的，因此我们需要按不同的标准，将任务分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务。
在此基础上，你才能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务，才能合理有效地安排时间，从而从根本上提高你的效率。
为了便于操作，我们需要首先写出几个你认为的主要任务，这些主要任务必须是直接为你提升业绩这个总目标服务的，实现这些任务有助于你完成总目标。因为你的目标是业绩，那么你就要清楚什么事对于提升你的业绩来说是主要的，并将它们写出来，并给这些任务安排更多的时间和精力。
然后你还要考虑到次要任务，有些次要任务是实现主要任务的手段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务对于任何目标来说都是必不可少的。
红花还要绿叶配，没有叶子植物是无法生长的，如果只注重红花，把所有时间和精力都放在主要任务上，而忽略次要任务，那么就可能发生突发状况下临时抱佛脚和关键时刻掉链子的状况，好不容易和客户谈好了见面，却发现车没油了无法按时抵达了，这就玩笑了。
因此在进行时间管理时，必须注意主次搭配，合理排序，给主要任务更多的时间和精力的同时，一定要将次要任务穿插其中，只有这样才能不至于出现纰漏，临时抱佛脚这种掉链子的事。
以上就是时间管理五个步骤，任何时间计划的制定，都离不开这五个步骤，它将帮你迅速准确选择和排序时间，将工作效率提高10倍，甚至更多。今天就说到这里，更多内容请继续阅读专栏《高效时间管理》！