档案业务工作之“鉴定”——如何科学判断文件材料和档案的价值？
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文件材料是否有“资格”成为档案，需要通过鉴定判断它是否具有保存价值，因此，鉴定工作是档案工作的基础之基础。
从根本上说，文件材料既已形成自有其或多或少的价值。我们要通过鉴定这个关口，科学地控制文件材料的保存量。
开展档案鉴定工作要根据文件材料和档案自身的具体特点，综合运用档案价值分析的方法，全面地判别文件材料和档案对社会的利用价值，从而决定文件材料和档案的去留存毁。
1.分析文件材料和档案的内容。
根据文件材料和档案记录的内容分析文件材料和档案对社会的利用价值。这是鉴定文件材料和档案价值的最基本、最重要的工作方法。在内容上我们要考察文件材料和档案的重要性、典型性、代表性、独特性和证据性。根据这些特性的拥有程度决定文件材料和档案的去留和保管期限的长短。
有时我们还要考虑文件之间的关联性，依据文件材料之间的'关系链'确定文件材料的价值。例如，请示已归档，其批复虽然很短、内容空洞，但为了保证将来考察问题的完整性，批复也必须归档。
2.分析文件材料和档案的来源。
从文件材料和档案形成者的社会地位的重要性、职能与历史去分析文件材料和档案的价值。我国档案界有文件材料归档'以我为主'的原则。在全部要归档的文件材料中本单位形成的文件材料最具有保存价值。这个原则是依来源分析文件材料和档案价值的最突出的体现。
3.分析文件材料和档案的时间。
主要看文件材料和档案产生的时间和所处的历史时期。一般说，档案产生的时间越早就越珍贵。因此，国际上有高龄档案受尊重原则；我国有民国档案片纸不丢的原则。
此外，档案内容针对的时间也是鉴定档案保存价值的重要根据。一是文件材料针对的时长。如年度总结要比半年总结的价值高，我们一般归前者。如果缺少年度总结，就归半年总结，以此类推。二是文件材料针对的时效。如合同、协议等在有效期过去之后，往往会失去原有的法律查证价值。设备档案在相关设备报废后就基本无利用价值。这些材料可能在签订、实施合同、协议或购买、使用设备时很重要，但往往'时过境迁'，保管期限不需要定得很长。
4.分析文件材料和档案的可靠程度。
文件有正本、发文稿纸、定稿草稿、修改稿等区别，在现实工作和未来参考中会有不同的价值。其中正本最为重要，具有法定的凭证效力。其次是发文稿纸和定稿。它记录了发文的处理过程，特别是领导签发的印记。只有重要文件的草稿、修改稿、校对稿才需要归档。
5.分析文件的文种名称。
从文种名称可以看出文件的不同用途和相应的内容的重要程度，进而判断其不同价值。例如，决定一般比通知重要，通知多数比函重要。
6.分析文件的表现形式。
文件的表现形式主要是指文件的制成材料、书写方法、笔迹以及标记等。一些表现形式也会影响文件的价值，有的手写文件内容不重要，但有书法艺术价值;有的文件材料上有著名人物的批注、题词、签字等，具有文物保存和历史研究价值。
7.分析档案保存的效益。
我们从总体上要注意'投入产出比'，适当控制归档量。也就是说，要讲求保存档案的效益。保存档案并非'韩信用兵多多益善'，但在此前提下，还要具体问题具体分析。例如，在整理旧文档的时候发现正本缺失，此时就可以考虑保存文件的抄本、草稿等文本。