7种沟通技巧,职场人必须掌握
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对话中的年轻人很有“勇气”,但你也知道这绝对不是职场交流的正确方式。
职场上的沟通,不是闲话八卦,要么是想了解、汇报情况,要么是向领导或者同事请教,特别是后面这种,非常需要一些沟通技巧。
我们先来看一下职场中三种主要的沟通关系:上司对下属,下属对上司,平级同事。 在沟通中,我们需要考虑自己和提问对象之间的关系,对象不同、立场不同,提问的方式也不同。
有一句阿里土话叫,“向上沟通要有胆量,平行沟通要有肺腑,向下沟通要有心肝”,基本上就概括了职场交流的秘诀。
下面我就来详细地展开说一说。
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上司对下属的提问
一个成功而有效率的领导者懂得运用“提问”作为工具,在管理过程中不断找机会进行教练式问话来做沟通的探寻,通过提问来辅导员工,目的是激励员工、启发创意、促进合作,帮助下属从不同的角度去看待问题和解决问题。 那么,如何进行教练式问话呢?需要遵守这样三个原则:
01避免打击式提问
什么是打击式提问?问题的焦点放在“为什么没有或不能完成任务”、“出了什么错”上面,把责任怪罪在他人身上,会使被问的人大受挫折,而且激起自我防卫心理,让问题更找不出解决之道。
最常见的糟糕问题有:
你的进度为什么落后?是谁跟不上进度?你就只知道这些吗?……
02学会使用引导式提问
引导式提问就是用逻辑去引导问题,引发下属思考,促使他们自己找出答案,这样有助于他们建立正面的态度与自我认同,而且可以让团队齐心一致,创造出一个高能量、高信任度的工作环境。
比如可以这样提问:
就目前你所完成的部分,你最满意哪些地方?如果按照你的意思去完成这件事,你会怎么做?这些目标里你认为哪部分容易完成?哪部分困难?你认为完成目标的关键事项有哪些?若要保证成功,你需要哪些支持?……
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03考虑被提问者的性格因素
对象不同,提问的方法也不同。
假如下属是一个比较有大方向的人,那么提问可以更偏重于细节:“你打算什么时候开始?有哪些要注意的关键点?有多少人和部门会受到影响?”
这种提问的方式叫做“下切”。
但如果提问对象是一个很关注细节的人,那么提问的时候就要抓大方向:“你觉得这件事的意义和价值是什么?”“你这么做给团队带来的帮助是什么?”
这种提问的方式叫做“上堆”。
这两种提问方式,目的都是希望对方在思考问题时能够考虑得更加全面。
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下属向上司提问
下属向上司提问,一定要避免这样的情况:一有问题就马上问,任何细枝末节的问题都问。这样做不仅会直接增加上司的工作量,也会让上司对你的工作能力产生怀疑。
而且如果你总是能在上司那里得到明确的答案,你就会逐渐养成依赖的习惯,失去自我思考的能力。
向上司提问应该把握好这样三个方向:
01真心不懂,想做征询
不懂不可怕,可怕的是不懂装懂,想当然地处理问题。如果是真心不懂,想征询上司的意见,应该采取封闭式提问,目的是对信息进行确认:清晰明确地描述问题,确保上司和你对问题的理解是一致的。
02问效果、问意义、问价值
提问的核心是尽可能地考虑上司所处的环境和状态,问事情要达到怎样的意义和效果,不要问具体如何执行。
比如,上司安排你去接待客人。
这时候不要问上司诸如“酒店订哪家,吃饭安排哪里”这类问题,而是要问“这批客人对公司的重要程度如何?我们打算给他们留下怎样的公司印象?预算大概是多少”这样的问题。因为当你得到后面这些问题的答案后,前面那些细枝末节的问题就没必要去问上司了。
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03用提问带入观点
把建议融入提问中,让提问成为一种提建议的有效方式。比如:
“加一点其他的活动,你觉得会不会更好?”“如果增加两个人你怎么看这个事情?”“如果再增加一些预算,这个案子会不会做得更好?”
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平行关系间的提问
平行关系之间的沟通,要考虑“共情”。
比如,当你需要平行部门的支持时,要以对方的立场为出发点,充分站在对方的角度来思考。所以,下面这类话是断然不能说的:
“开会的时候不是沟通过了吗?”“不是已经宣布过了吗?”“要不这事我们看领导怎么决定吧!”
这种方式不叫沟通。虽然有些信息是同步给了所有人,但不等于所有人都对这件事达成了共识。
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平行同事之间没有权力关系,没有命令关系,更多的是一种共创关系,而这种共创关系的前提是要创造共情、达成共识,目标则是达到共赢的局面,这是平行关系间沟通和提问的关键。
所以,当你对平行部门的同事提出需求时,可以这么说:
“我知道这个要求有点为难你,你看我能不能做些什么来支持?”“我知道,我希望得到的这个资源是蛮不容易的,帮我想想看怎么样才能达成?”
这样的提问和交流方式,就会比较能够达到你想要的效果。
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最后我来总结一下:
上司向下属提问,更多是从辅导的角度出发;
下属问上司,则更多的是从询问意义、价值和效果的角度出发;
而平行部门之间则更多的是从共情、共创和共赢的角度。
掌握了这三种提问模式,就能够解决职场中大部分的沟通问题,让你的工作变得更加顺畅。
一个真正好的问题不仅仅能够让你得到想要的答案,同时也是一种重要的辅导和教练的工具方法,能够让被问者醍醐灌顶,洞悉方向。