薪酬审计：目标、流程、清单

在许多文化中，人们不会公开谈论他们的薪酬，但这是人们接受和离开公司的最重要原因。组织需要确保他们按时正确地向员工支付工资，并遵守就业法律和工资规定。虽然薪资组与人力资源部不同的组织，但两个部门必须共同努力以确保准确性，薪资审计是确保这一点的绝佳方式。

一、什么是工资审计？

审计听起来很吓人，有时当政府官员出现在你家门口进行审计时。但是，大多数工资审计是对数据准确性的内部检查。

工资审计可帮助你确保每个人的工资都是正确的，并且所有的扣减和报告都是准确的。有些员工如果认为他们的工资下降了1元会立即报告，但有些人几个月甚至几年都没有注意到任何问题！你可以通过薪资审计来发现这些错误，这应该是你的薪酬和福利战略不可或缺的一部分。

薪资审计程序可能需要几分钟到几周的时间，具体取决于你组织的规模和审计范围。薪资和 HR 可以自动执行一些审计检查，以加快响应速度。

从逻辑上讲，工资部门负责运行工资审计，但需要人力资源部门参与。首先，HR 向员工传达薪酬，HR 或经理告诉员工的内容与薪资系统的最终结果之间可能存在错误。

例如，考虑一位招聘经理为候选人协商薪水并确定比最初的录取通知书更高的金额，但没有通知人力资源部。其次，薪酬是一个敏感话题，HR 需要参与解决员工的疑虑和任何必要的沟通。如果人力资源系统和工资系统没有连接，那么每次有人的工资变化时，人力资源部门都要审核工资。

你可以定期进行内部 HR审计以确保数据正确，或者你可以聘请外部审计员进来，你不必等到劳动监察上门。第三方审计师可能会有所帮助，因为他们没有反复查看数据。有时，当我们花太多时间查看相同的数据时，我们会错过重要的事情。

二、薪资审计的主要目标是什么？

每个人都想要准确的薪酬。每个人都希望正确扣缴税款，正确计算健康保险，以及所有扣除额合法准确。以下是你进行薪资审计的主要目标。

1、有准确的税务报告和存款

例如，在美国，每位员工都必须填写 W-4 税表，以便工资单应用适当的税收减免。

确保系统符合员工的要求。每个州都有不同的税法，在某些州，每个城镇都有不同的工资税扣除额。

目前一项重要的审计是工作地点。如果员工永久在家工作，他们的州和地方税收减免可能与他们在办公室时的情况不同。你不仅需要了解员工的薪水，还需要了解他们的工作地点。

2、确保遵守雇佣法律和其他法规

每个有权获得加班费的人都收到了吗？那些计件工资的员工呢？你有他们的生产力数据和他们的工作时间吗？

如果员工需要小费抵免，你要确保他们的小费和小时工资加起来至少达到州最低工资标准。

如果员工拥有公司提供的健康保险、健康储蓄账户或退休计划，你需要确保扣减是正确的。你还需要确保资金流到应有的地方。健康保险公司是否收到适当的付款？退休金是否直接存入每个员工的账户？

如果员工有法院命令的扣押，你需要确保其正确无误。扣押可以用于从未付债务到子女抚养费的任何事情，并且可以随法院命令而改变。你是否准确应用了所有法院下令的扣押令？

3、为员工提供准确的数据

员工应获得准确的薪酬记录。每张薪水都应附有一张工资单（纸质或电子形式），向他们提供工资的详细信息，包括工作时间、加班费以及所有扣除额的解释。

在年底，工资单需要提供包含此信息的税务文件。员工应该进行自我审计并在出现任何问题时通知工资单，但这并不总是发生。全年的定期审计可以防止许多这些问题。

4、发现潜在的错误和不准确之处 

彻底的审计可以帮助你发现工资欺诈。每个收到薪水的人都是实际员工吗？人们通过制造幽灵员工从公司中挪用公款。是否有任何被解雇的员工仍在工资单上？

每个人每周工作 40 小时吗？按小时付费的每个人每周都精确工作时间是不寻常的。这可能表明他们没有收到加班费，或者他们的工资高于他们的工资。

三、如何进行有效的工资审计？

这是你的工资单审核清单：

1、确定工资审计的时间表。这可以是单个支付期或整年——尤其是当你为员工编制年终税表时。

2、查看员工数据。工资单审计流程的这一步需要HR 和工资单之间的沟通，因为你希望确保数据工资单与员工收到的信息相匹配。如果系统已连接，则与来回发送电子表格相比，你出错的机会更少。如果你的申请人跟踪系统 (ATS) 未与你的人力资源和薪资系统集成，你可能需要根据员工录取通知书进行验证。确保获得报酬的每个人都是活跃的员工。确保休假的人也获得适当的工资。这可能与他们的常规薪水不同。

3、查看工作和支付的时间。根据考勤卡核实工作时间，确保员工工作时间与支付金额相符。这对小时工尤其重要。如果你看到太多具有相同考勤卡的员工，人力资源部门可能需要进行调查。

4、检查可变付款和不同类型的补偿。需要检查加班时间工资、奖金、佣金和计件工资信息。如果你给员工小费，请确保他们报告实际收入以获得更准确的数据。如果你的公司有假期工资或轮班差异，这也是检查的关键。员工指望这笔额外的工资。请记住，多付与少付一样有压力。没有员工希望被要求偿还这笔钱，因为六个月前，工资单犯了一个错误，并在他们本应收到时间半的情况下支付了两倍的工资。

5、检查并记录非典型的工资单交易。这也是一个极有可能发生欺诈的领域。想想签约奖金、搬迁费、欠薪和以前的更正。如果你使用工资单处理报销，请仔细检查这是否也准确无误。它可能需要与财务部或处理报销的任何人联系。如果员工收到大量报销，但没有涉及大量旅行的角色，这可能是欺诈的迹象。

6、检查预扣税款和存款。你是否为员工扣留了正确的金额？你是否支付了正确数量的所得税？这些数字可能会发生变化，尤其是在人们搬家或法律发生变化的情况下。请记住，被归类为在办公室工作的员工如果像在家工作一样纳税，则可能会有完全不同的预扣税款。

7、工资核对。审查银行活动。银行对账单是否与你的工资记录相符？你是否有所有直接存款更改请求的适当文件？现在一个常见的骗局是让工资单将某人的薪水存入垃圾邮件发送者的银行账户，仔细检查你的文档。

8、考虑工资规则。 如果你得到政府的审计，这将是一个关键的部分。这因此请确保你遵守经营所在地的法规。

9、报告调查结果。创建工资审计报告并与需要查看的人共享。这至少应该是人力资源主管和财务主管。如果以后出现诸如诉讼之类的问题，定期记录审计可能会有所帮助。

确定改进机会。自动化在薪资管理中变得越来越流行，有助于消除不准确之处并减少错误。