用一个结构和三个工具飙升你的职场表达力
左手职场.右手采购
有故事.有方法.有工具
这是2019年第117篇原创文章
总267篇原创文章
全文1345字，阅读时间约4分钟
“老李，该你上去汇报工作了”
“嘿！有你的！言简意赅，一语中的。老板都没问什么问题”
“老王，说了半天，你到底想说什么？”
“说结果！什么是结果？”
“陈述了半天，谁负责这个项目都没搞清楚？！”
这些对白有的听着不顺耳，但是听起来一定很熟悉...对吗？
陈述方案，汇报工作是职场中频率最高的工作场景之一。
有人在陈述方案，汇报工作的时候语言精炼，层层递进，重点突出。PPT也都是采用总分总的结构，分别是日程/目录，细节展开和总结三个部分。做的更好的还在每一页加上一句高亮显示的文字，这个英文叫Takeaway，原意是“拿走，打包带走”，这里是指这页重点内容的一句话总结。看完这页，只要记住这句话就好了。这样配合起来让人一目了然，印象深刻。
有人则是表达上拖泥带水，事无巨细。不直接说结果，而是先铺垫若干，说了半天也不知道想说明什么问题。有的干脆在PPT上铺满了蝌蚪文，然后照本宣科。PPT本身缺乏结构化设计，没有目录，没有页数，甚至有的都没有顺序。这给听众一种黑盒子的感觉：开始时不知道他要陈述什么，也不知道下一页是什么，更不知道结尾是什么。
无论是陈述方案，还是汇报工作。我都推荐“总分总”的结构。
现在假设你要汇报一个项目的进度。用“总分总”的结构就是这样的：
总：这个项目总体运行平稳，各项指标都符合设定的预期，挑战和机遇并存...
分：下面我们展开看一下：
项目进度
项目花费情况
项目的三个关键指标
挑战和机遇
需要的支持和帮助
...
总：最后总结一下今天汇报的内容。项目运行良好。虽然有挑战，但是也是机遇。期待着大家一如既往地支持。
你看，“总分总”的结构一路捋下来，是不是觉得很顺畅，很逻辑？
如果能在“总分总”结构的基础上再运用三个工具，一定会让你的出镜锦上添花。
01
5W2H
适用场景：汇报工作的开始阶段。也就是第一个“总”。
还是以汇报项目进度为例，5W2H分别是：
What：什么项目？背景？
Why：为什么做这个项目？
Who：项目经理以及团队
When：项目时间表和进度。
Where：哪里的项目？用在哪里？
How：怎么开展项目？
How much：需要多少资源？包括人力，财力，时间，等等。收益多少等等。
5W2H说清楚了，老板想知道的整体情况基本也就了解了。
02
STAR
适用场景：汇报工作的中间阶段。也就是“分”的阶段。
汇报的中间阶段要展开项目的细节。其中一个关键点是要描述“情境（Situation）、任务（Task）、行动（Action）和结果（Result）”，也就是STAR这个工具。
情境（Situation）：项目是在时间紧、任务重、人手缺乏、而且团队没有任何经验，需要一点一点摸索的情况下展开的。
任务（Task）：具体的任务是在5个月内，完成对华东下沉市场的调研，形成调研报告，提出公司下一步发展的建议。
行动（Action）：立刻成立了专项小组。由于团队缺乏相关经验，且事关公司的发展方向。我们以最小的投入借助“外脑”进行市场调研，同时对标领先的。
结果（Result）：项目正在平稳运行。初步看，无论是时间、投入、初步结果的质量都符合项目预期。面临的挑战依然是时间问题，如果能够再划拨额外的预算多请一个咨询顾问，按期且高质量完成肯定没有问题了。
03
三句话
适用场景：汇报工作的结尾阶段。也就是第二个“总”。
汇报结束之前，给汇报的内容做个总结。一来让人觉得有始有终。更重要的是可以利用这个机会画龙点睛。比如重申需要的支持和帮助，引起大家的重视，强调取得的成绩，或者表达期望愿望等等。
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