投标审计，我们的突破在这里！

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前言

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案例背景

2019年，A公司针对投标管理下发了《国内投标管理办法》《投标专用章管理实施细则》《投标报价管理办法》三项制度，对投标过程管理中各环节职责、投标过程控制、标书购买及制作、投标盖章管理、投标评审、投标报价管理等进行了规范。

为了系统评价制造业市场投标活动的合规性，对投标管理中的不合规不完善的地方予以纠正，进而揭示投标管理体系中存在的风险，我们对A公司投标工作控制流程的设计及执行情况进行了专项审计，目标是通过对的审计，进一步推进投标质量的提升，增强市场营销体系对于客户的服务意识。

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审计重点

通过分析，我们认为本次审计的范围主要涉及A公司在投标线索获取、跟进，保证金缴纳回收、投标后复盘等过程中对于相关管控制度设计及执行情况进行评价检查，审计重点包括但不限于以下八个方面：

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审计发现

通过审计，从全过程管理的视角，我们发现了以下问题：

（一）投标项目策划阶段

1、投标客户群体与公司营销策略存在偏差

公司主要有N和S两种产品，营销策略是集中精力销售N产品，S产品等小订单不作为重点跟进。但审计发现，三季度A公司投标的65个项目中，N产品32个，S产品33个，和公司的营销策略存在偏差。

2、投标文件申请及评审未按照PM流程执行

按照A公司要求，对于是否参与项目投标，需要项目达到「投(议)标」阶段后在CRM系统中根据招标要求（商务、技术）在PM中进行投标评审，但实际上并未执行该流程。

3、CRM中客户资信等级评价更新不及时

据访谈了解，营销经理需要根据项目的跟进过程不断调整CRM中客户资信评价，但抽查发现五个客户中有四个客户存在资信不符的现象。

（二）投标项目实施阶段

1、未执行LTC相关流程

根据《A公司投标管理办法》规定，标书购买审批、投标评审、招标文件评审等流程按照《A公司LTC管理办法》执行。审计发现，A公司目前并没有《LTC管理办法》，且原有的LTC相关流程已不再使用。

（三）投标报价阶段

1、投标报价最终决策审批人未固化

A公司目前以微信群的形式对项目投标报价进行决策评审，流程申请人为A公司投标报价主管，财务部、区域总经理、A公司营销分管领导、A公司总经理为报价决策人员。审计发现，对于不同项目容量、投标毛利对应的投标报价最终决策人未在制度或授权中进行明确说明，且毛利较低需要上级公司领导审批的项目，A公司也未明确上报标准。

2、投标报价不能完全按照公司对于利润红线的要求执行

公司制度规定了产品毛利率红线，但审计发现部分投标项目存在不能达到公司关于利润红线的要求。访谈中了解到，尽管N产品及S产品市场价格仍在不断下探，但A公司为了保持一定的中标率，在请示后仍允许存在突破红线的现象。

3、投标报价决策过程未形成文件化信息进行归档

A公司投标价格决策过程以微信方式留存在报价评审决策组织人员(投标报价主管)手机中，项目复盘及后续存档环节并未将投标报价主管手机中的微信信息进行归档，存在人员手机丢失或人员离职后报价决策信息丢失的现象。

（四）投标结果分析阶段存在的问题

审计发现，营销区域对于失标总结不够重视；投标总结分析缺乏全局视角，未挖掘丢标深层次原因，不利于找到丢标的主要原因。

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案例思考

通过此次审计，我们对投标管理中存在的问题有针对性地提出了整改建议。同时，我们也发现：

1、公司的有些制度未执行到位，根源在于某些特殊情况不能完全按照制度要求执行相关流程。对于特殊情况，应将困难报上级公司决策。

2、决策授权层级要清晰明确，否则授权就无法得到有效执行。但对于有特殊考虑的事项，管控方式要单独明确。

3、决策过程资料要及时留存，尤其是目前很多资料存放于个人手机中，存在信息泄露风险。

4、在市场竞争日益激烈的当下，纯粹的靠关系拿项目的时代已经成为过去，只有超前谋划，提前布局、顺应市场风向的公司经营团队才能把握先机。