Excel发下去让大家填,结果收上来乱七八糟的,这种情况如何避免

收上来的汇总结果乱七八糟,自己还需要花费大量的时间来处理汇总数据,相信很多人都遇到过这样的情况。更有甚者不看表头,随意输入数据,每每看到这种的数据,心里都犹如万马奔腾。那么如何避免这种的问题呢?今天跟大家分享2种方法。

一、网页表格、共享表格

如果你所在的单位不禁用外网,且需要填报表单的人数不多,最简单好用的方法就是利用网页表格,我们只要在网页表中设置好表头字段,随后将网址发送给需要填写表单的人员即可。

网页表格种类很多:石墨,WPS,飞书等等都可以使用,大家选择一个使用即可,网页表格可以多人同时填写数据,效率比较高

如果你所在的单位只允许使用内网,不允许使用外网,这个时候就需要设置局域网,建立一个共享的文件夹,将需要填写的Excel模板放在这个文件夹中即可。这种共享方法只能一个一个填写,填写完毕后保存关闭,其他人才能继续填写。填写的Excel模板我们也可以利用数据验证来做一些限制,详见下面的操作方法

二、多人填报,一键汇总

当填报人数较多的时候,网页表格的效果也不是太好,因为数据量比较大,往往一个人的错误就能造成一群人的错误。这个时候我们可以制作一个一键汇总的Excel模板。分发给需要的人填写,下面我们就来看下这个模板的制作方法

1.数据验证(限制单元格录入的数据类型)

在制作模板之前,我们一定要为表格做一个数据验证,来限制单元格只能输入我们想让别人输入的数据格式。那么我们如何找到数据验证呢?

需要点击【数据】功能组然后在右侧找到【数据验证】,随后在【允许】中选择可以录入单元格的数据。种类有很多,大家可以根据自己的需求来设置,如下图所示,我们来看两个数据验证的小例子

①、设置性别下拉菜单

如果你的表格中需要填写性别,就可以利用数据验证来设置一个下拉菜单,让单元格仅仅只能输入男和女,如果输入其他的数据。就会提示不允许输入

首先点击需要设置的单元格,然后打开【数据验证】,在允许中选择为序列,在来源中输入:男,女然后点击确定,下拉菜单就制作完毕了

②、指定数据录入长度

在录入手机号码,身份证号码等固定长度的数据的时候,就可以利用这个技巧,来提高数据录入的准确率,设置的方法也非常的简单。以输入手机号码为例,跟大家演示下制作方法。

在【数据验证】中,将允许设置为【文本长度】,数据设置为【等于】,长度设置为11然后点击确定即可,这样的话就只能录入11位的数据

数据验证的功能还有很多,比如只允许输入时间,日期,限制输入某一个区间内的数字都是可以的,大家根据自己的需要设置即可,下面我们就来制作可以实现一键汇总的模板

2.制作汇总模板

①、添加Excel功能

想要制作一键汇总的模板,我们需要使用【共享工作薄】和【以及比较合并工作薄】这两个功能,但是在默认的界面中是没有这两个功能的,所以我们需要将其添加到Excel中

需要点击【文件】然后点击下方的【选项】在Excel选项中点击【自定义功能区】选择【所有命令】找到审阅,然后新建一个组,将组的名字设置为【共享】

随后在左侧找到【共享工作薄】与【以及比较合并工作薄】将它们添加到【共享】这个组中,然后点击确定,这样的话在审阅功能组就能看到我们添加的这两个功能

②、共享模板

我们将模板制作完毕后,点击我们刚才添加的【共享工作薄】这个功能,在随后在跳出的界面中勾选【使用旧的共享工作薄功能,而不是新的共同创作体验】然后点击确定,设置成功后我们会在上方的文件名中找到【已共享】三个字,随后只需要将表格发送给需要填写的人员即可

③、一键汇总

当所有的文件填写完毕后,我们只需要将所有的文件都放在一个文件夹中,然后打开我们只做的模板,点击【对比合并工作薄】然后打开存放数据的文件夹,选择所有的Excel点击确定,这样的话就能实现一键汇总,非常的方便

以上就是今天分享的2种方法,你学会了吗?

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