一个让你在老板面前露脸的函数,太多人想学!
编按:一次领导突袭临检,面对领导猝不及防的提问,所有人都蒙蔽了。或用计算器一顿操作猛如虎,或用菜鸟级的Excel技术进行复杂的核算,都花了好几分钟,才在老板的凝视中给出答复!轮到小朱的时候,他却只是用了一个公式,只花了十几秒……
小朱是某商场电器专柜的主管,业务能力不错,平时工作努力也自不必说,工作之余更喜欢折腾Excel。最近因为一次偶然事件,小朱的Excel技能还让他在领导面前小小的露了一次脸,引起了领导的关注,也对工作的进一步发展产生了好处。是怎么回事呢?这还得从一次工作抽检说起……
按照惯例,销售主管每周会做一次销售分析,每天粗略的了解前一天的销售情况,更多的精力则放在日常的现场管理。但是就在上个周日,总部的领导突然想去各大卖场做一次巡视,当楼层经理带领领导转到小朱所在的片区,看到有条不紊的现场工作之后,领导问了一句:“这几天销售怎么样啊,最多的一天卖了多少钱?”
柜台的电脑主要用于收银,没有配置公司的报表系统,而收银系统只能导出根据销售流水形成的比较初级的数据,大概就是下图中的样子。
由于是临时检查,大家基本上都没有准备数据,被问到的人总是耗费了一些时间才能给出结果。但小朱给出答案的速度让领导觉得很意外,也就十几秒,就得出结果了。
事后楼层经理告诉小朱,领导觉得他很不错,其他卖场的主管得出结果的时间从2分钟到5分钟不等,从这个问题就能看出来他和其他主管的能力和效率有多大区别。
事后小朱听说了其他卖场的情况:会一点Excel的同事,用筛选、求和、记录结果,最后再通过比较得出答案;而完全不会Excel的同事只能用计算器一顿狂按,得出最后答案。效率像小朱这样高的,没有。
这速度领导满意,小朱也很满意,因为就编辑了一条公式,能用多久呢?
假如你是小朱,遇到这样的情况会怎么处理呢?
实际上这个公式并不难,MAX和SUMIF这两个函数就可以解决。
公式为:=MAX(SUMIF(A2:A22,A2:A22,E2:E22))
注意:这个公式是数组公式,需要按Ctrl、Shift和回车键来确认输入。
写这么一条公式只需要十几秒!
这个公式的原理其实也不复杂,SUMIF相信大家都不陌生了,它是一个条件求和的函数。只不过小朱用了数组的用法,具体一点说,第二参数条件里用了一组数据A2:A22。
这里,SUMIF()就相当于对A2:A22这个区域内的每个日期都条件求和了一次,得到的结果也是一组数据,用F9键可以看到具体内容:
再用MAX求这组数据中的最大值,就是这几天最高的销售额了。
总有人说公式函数太神奇了,其实这种神奇也是建立在日常不断的积累才能做到的。就好像魔术一样,戏法揭穿了就一点也不神奇了。
其实对上述的问题来说,公式法也算是有点技术含量了。其实,对于大多数的人来说,有两个操作法比这个公式法更简单,那就是——数据透视表和分类汇总。
下面分别演示一下这两种操作。
1.数据透视表法:
只要按日期汇总金额,一眼就能看出哪一天销售最高。
这只是数据透视表最基础的操作了,不存在难度。
2.分类汇总似乎更简单:
只需要点击数据选项卡中的分类汇总按钮即可。
在弹出的提示框中点击确定,其他都按默认设置即可。
点击确定以后,在页面左上角的按钮中选择2,即显示每天的汇总结果。
这时,就能看到和透视表类似的结果,一眼看出销售最好的日期!
所以说,不要小看任何一个基础操作和常用函数,也许就因为你平时欠缺的技能,一次机会就擦肩而过。
各位朋友,好好学习Excel吧,机会总是留给有准备的人。