有时，公司需要重新建账，比如，之前公司没有账，或者账务核算混乱不堪，现在想重新建账，规规矩矩地核算，行不行？该怎么建账？这种情况，一般发生在中小企业之中，但是，也有一些大型企业，尤其是建筑行业，可能数亿的产值，会计核算水平也让人难以恭维，随着营改增后一般纳税人对会计核算要求的严格，我看重新建账也可能成为不得已的选择。
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最近就遇到一家建筑公司，想对账务处理进行规范，请我帮他们清理了一下，那个账才叫“怎一个乱字了得”。我的建议就是，快刀斩乱麻，重新建账可能比你清理乱账要简单和经济得多。
重新建账的好处是可以让公司的会计核算，有一个全新的、规范的起点，相当于翻开新的一页。重新建账是一个关乎公司整体经营管理的事，所以，必须要求得公司高层的支持，必要要由董事会甚至股东会进行决定。有的公司实际上只有老板一个人，也要弄份董事会或者股东会决议，让他签字，把手续做齐。至于国企，会计部门就不要轻举妄动了，一定要由上级主管部门或母公司来决定。重新建账的时点如果定在1月1日，当然比较好。但就算在全年的其它时点，重新建账也是可以的。重新建账的第一个难关，并不在会计层面，而是在公司层面。如果要重新建账的话，首先需要进行清产核资。这并不是一个简单的事。会计混乱的公司，往往资产管理混乱、产权不清，理清资产产权是重中之重。在实物盘点基础上，对产权不清的资产制作待处理文件，推动公司高层进行决策，确定全部资产归属。尤其关联企业之间、股东与企业之间、母子公司之间，产权清晰这一步不能完成，则难以成功建账。如果是确有争议的资产，就连公司决策层也一时莫衷一是，那么不一定要等着出结果，有时一等就遥遥无期。皇帝不急、太监要急啊。如果是民企，就先斩掉不要，反正与财务部利益没有太大关系；如果是国企，就先装进来，国资流失是值得大惊小怪的事。形式上，确保所有资产，领导层会议如董事会、股东会要签字形成决议确定。然后是债权债务，最标准的做法当然是与债权债务对方对账。但是如果能不对账，会计最好不要去对账，累死不讨好。所有有记录的债权、甚至可能是捕风捉影的债权，全部制成表格，宁多勿漏，每笔债权要确定一个公司内部的责任部门或人员，上报领导层会议，他们改不改、删不删是他们的事，就要一个领导层签字批准的债权表。需要注意的一个原则也是：民企，领导层也不能确定的债权就先不装进来，单独放在一个表里面，以后再说；国企，全部先装进来。最终的东西，领导层会议如董事会、股东会要签字形成决议。债务方面，所有债务必须经领导层签字确认，包括其金额。如果在这一环节出现了新的债权与债务，会计上完全找不到相关的合同、资料，则除了领导层签字外，还必须提供相关的合同资料或者确认说明文件。例如，采购部突然说，还欠××公司10万元，则要求其提供相关合同。如果没有合同，但老板或决策层也认可，就写一个情况说明，采购部签字、老板签字，就OK。没有他们签字，或者资料不全，就不能计入。对于资产，会计的职责是核算，至于它真正的归属、安全性等，最后肯定有人着急的，可能是某位公司领导、可能是有关部门，他们拿来可靠证据后，再由公司领导层开会决策拍板，会计再从容地按相关差错或变更进行会计处理即可。这一步的成果，就是形成经批准的公司资产表。其中产权清晰的、可以纳入会计核算的资产在一个表；产权不清的、有争议的，在另一个表中，领导层会议批准签字。理清资产产权后，是确定资产成本。这是一个技术活。原则是既要有原则，又要会变通。比如，机器设备的原值，可以找发票、找合同，尚属轻松；在建工程则可能有部分发票、有部分白条，有部分白条都没有了，就比较麻烦。要核清一个相对正确的原值，工作量可大可小，可以结合自己的工资水平来选择态度和方法。比如，结合合同、付款、工程欠款可以大体确定在建工程总额是300万元，就不要管发票金额是多少了。固定资产、无形资产，尽量确认到原值，然后再按折旧摊销制度确认累计折旧和摊销以及净值。自建固定资产、在建工程，结合工作量进行确认，发票、白条、合同、付款凭证、造价资料等都是核定的基础。并不是有多少发票核算多少，而是要结合相关资料，尽量核算准确。注意，按初始成本核算。其中房产、土地，由于税务也关注其房产税、土地使用税，所以注意不要有漏，房产原值应尽量核算准确。另一个需要注意的是，房产就算没有房产证，只要其权属是确定归属于公司的，也应该计入公司账上。存货，有发票的，当然按发票金额确认；没有发票的，按近期采购价格确认，以防止与后批次存货成本差异过大。其它物料、周转材料、低值易耗品，凡是旧的或者金额小，就可以不用管了，即费用化了。凡是新的、金额大的，可以计入。生产企业还必须要注意在产成品和在产品的核算。产成品与在产品的成本，需要会计结合完工情况进行估计。如果在产品与产成品数量多、金额大的话，最好把估计的过程与计算依据书面化，这个依据也应该求得公司股东会的书面同意。一般来说，生产企业都会有相关的定额指标，估计成本的工作不是太困难，但工作量可能较大。上述盘点表的资产与负责归集入相关的资产负债科目，制作平衡表，资产与负债的差额，就是所有者权益。所有者权益中，除非有确凿依据据，否则尽量不要确认资本公积。用科目汇总表中资产与负债的差额，减去实收资本和资本公积，差额就是未分配利润。上一步虽然可以做出资产负责表，但很可能有问题，比如，公司实收资本当初是虚的，这就可能导致巨额亏损，报表极不正常。利用新建账的机会，可以进行调整。比如，将实收资本降下来，或者挂一些在往来上，总之，就象一个雕像一样，成型后，应该进行一些打磨，让报表大体上符合公司的经营状况，不能太奇怪。此时，可能要想一些有创造性的办法。调整时，重点考虑利润或亏损的金额和资产负责率这两个指标，结合公司大致情况，应该可以大致做一个判断，看是否正常。如果不正常，尽可能找到原因。一个大体通得过的资产负债表出来后，就要上报公司领导层，会计对其中的数据进行说明，对不能确定性因素、调整中的想法，让领导层进行确定。此时，可能涉及到要补一些合同、制度、董事会决议、请示报告等资料，甚至可能需要修改公司章程。这些都必须一并进行完善。一旦公司领导层会议批准了新资产负债表，则相当于形成了全新的账务资料。上面这个经公司股东会或董事会批准的表格，就成为了建账的基础，将其登记入相关的科目期初余额，建账就完成了。但有时，公司之前并非没有账，而是有账但非常混乱，并不愿意直接重新登记期初余额，此时，应该按新账与老账的各科目金额差异，计算出差额，然后统一做一笔多借多贷的调整分录，就完成了老、新账的过渡。有时，当以上工作做完时，才发现还有一大笔资产、负债计漏了，或者某些计入的资产要调出来。遇上这类事当然是倒霉。所以，前期工作一定要细致，以减少不必要的调整。必须要调整时，首先是把这些资产负债的情况整理成表格，交由公司领导层、董事会、股东会等机构进行批准，走完手续。然后，重新制作新的试算平衡表，相当于把前面的工作用新数据重做一遍，形成新的平衡表。对于新表所导致的各科目的差额，做一笔分录结平即可。建账完成后，涉及另一个方面的问题就是税务问题，即资产计税基础该如何确定，这才是建账过程中，最令人头疼的问题。且听下次分解......
