创业内幕:创始 CEO 前两年是如何管理时间的?(四)

神译局8小时前

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做好人际关系维护,还有可能将潜在的人际关系转变为投资者关系。

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编者按:创业维艰。对于初次创业者而言,他们在创业初期可能还会经历各种意想不到的问题。在有限的时间内,如何才能实现做到最大化,这就对领导者的时间管理能力要求非常高。这篇翻译自First Round Review的文章,原标题是An Exact Breakdown of How One CEO Spent His First Two Years of Company-Building,文中分享了生物可穿戴设备公司Levels创始CEO科科斯在创业前两年的时间管理方法,希望对你有所启发。这是本系列文章的第四篇,主要讲述的是招聘、团队、信息处理和人际关系维护等方面的时间利用情况。

图片来源:Pexels.com @fauxels

招聘

花在招聘新团队成员上的时间,也是一个让我比较头疼的问题。如果让我来猜测自己在招聘方面花了多少时间,我会说至少占20%,但数据却与我的猜想不同。

通常情况下,我一个月花在招聘新团队成员上的时间不到10个小时(或者说每周大约只有2个小时)。

箭头指向的是团队急剧扩张而增加对招聘时间的投入

当我对比其他CEO的时间利用的相关数据后,我发现他们花在招聘上的时间百分比通常比这要高得多。这要么意味着,我花在招聘上的时间比普通初创公司CEO的时间要少(我认为情况并非如此),或者,这只能意味着其他CEO高估了他们在招聘上花的时间。

即使在我觉得我大部分时间都在招聘新人的时候,比如今年3月初工程团队急剧扩张的时候,我在招聘方面花的时间也没有超过14%。大多数情况下,这一比例甚至很少超过10%。

我从今年2月份开始做时间使用数据分析。在招聘方面投入的时间较少,这一点引起了我的注意。所以我在2月和3月加大了投入到招聘的工作力度,以确保我们能招到最优秀的人才。于是,今年第一季度有这样一组对比数据:

  • 一月:38通电话,49个沟通对象

  • 二月:34通电话,423个沟通对象

  • 三月:60通电话,623个沟通对象

即使在3月份招聘工作量大增,最终也只花了我14%的时间。这足以可见,招聘工作的难度有多大!

小结:你在招聘上花的时间可能比你想象的要少得多。如果招聘对你来说是最重要的事情,那么你就应该仔细检查一下自己的时间分配,确保你在招聘上花的时间和你的预期一样。

团队

这个分类包括了我参加的所有团队会议,包括一对一谈话、全体员工大会以及团队协作等等。

有趣的是,这些数据显示我在这方面的投入基本上保持着稳定的趋势。2019年6月,公司只有两个人:我和联合创始人乔什(Josh)。然而,两年之后,我们的团队规模已经是两年前的10倍之多,并且我有更多的直接下属,但我花在团队相关任务上的时间比例仍然是趋于一致的。

我认为,这一项数据之所以能保持平稳,原因之一在于,我们在致力于避免不必要的会议。而且,我们的公司文化是,我们不支持反复召开会议。我们会不断地评估,某个会议是否有必要和价值,我们也总是根据谁在做什么项目而改变各项安排。

在很多公司,通常的做法是,领导层需要跟直接下属或者同事展开一对一谈话,并且频率建议在一周一次。但在我们公司却不是这样的,我和联合创始人乔什通常两个月才展开一次深入的一对一谈话。

小结1:要建立一种共同意识,让大家都知道像一对一谈话这样的会议会随着职责的变化而变化。我建议至少每个季度反思一次那些重复召开的会议。我发现,这样的做法也算是一种实验,从中也发现能降低情绪成本,有助于做出有关改变。例如,“让我们尝试将一对一会议的召开频率从一周一次改为每两周一次,持续一个月,然后再看看我们是否会发现什么不同。”

小结2:不要在会议过程中发布最新消息,最好保持异步。可以通过书面形式(比如电子邮件)完成,或者最好通过视频(我们一般都使用多功能视频录制软件Loom)的方式完成。您可能会惊讶地发现,通过录制的内容异步实现信息同步与更新,最终能实现很大的改善。此外,这种做法还有一个意想不到的好处是,整个团队都能看到这些内容,甚至还可以与第三方人员或团队分享,这也可以节省每个人的时间。

信息处理

这个分类包括很多东西,但主要是电子邮件。当然,也包括回复Slack消息(尽管我们不像大多数公司那样使用Slack)、回复推特私信,以及处理来自其他渠道的信息。但总的来说,大概90%的时间都是在处理电子邮件。

我强烈建议你提高电子邮件相关技能。擅于收发电子邮件(往大了说甚至包括沟通能力)是作为CEO必须掌握的一项重要技能。在长时间处理电子邮件 过后,我也总结了一些使用心得:

  • 做到收件箱清零。你可以使用使用像邮件处理工具Superhuman这样的工具来提高邮件处理能力。每周,我至少会实现一次收件箱清零的目标。

  • 多使用快捷键。当你在处理大量电子邮件时,每封邮件节省几秒钟的时间累积起来就能使你进一步提高效率。如果你只会用鼠标点击,你应该认识到,相应的快捷操作也能实现这些目的。

  • 使用模板内容。如果发现自己多次发送相同的信息,你完全可以把它当作模版收藏起来,下一次使用直接调出。

下面的图表,显示的是我在每个月内平均每周花在信息处理(主要是电子邮件)方面的小时数。例如,在2020年8月,我在信息处理方面平均每周花34小时。

小结:许多CEO都不会重视电子邮件,甚至把它视为次要的事项,在完成其他任务之后才考虑挤出时间来处理,却没有意识到这会给团队其他成员带来多大的痛苦。因此,建议最好专门为沟通预留特定的时间。

人际关系维护

最后一个分类是花在维护人际关系网络方面的时间。这包括结识同行的朋友,认识相似或不同行业的人,以及从创业社区中尽可能多地学习。

在我们的融资期间,我花在人际关系网络维护上的时间减少了,但一般情况下,我会花很多时间做这件事,不仅因为它能够为公司带来很多价值,还因为它有助于实现个人成就感。

我的季度目标是与1000人保持联系。如果你想在人际关系维护方面做得更好,最好的方法就是列一张沟通清单。

这些电话、活动和会议通常还会涉及更广范围的内容,随着时间的推移,可能有些关系还会转变为投资者关系维护、团队以及招聘等分类的工作。今年7月,许多被归类为投资者关系维护分类的对外电话沟通,实际上最初都是在人际关系维护这一分类。

小结1:拥有强大的人脉,对初创公司CEO来说很关键,擅于跟进人脉关系并向合适的人选提出合适的要求是一种超能力。尊重他人的时间,并且要做到有条不紊。我基本上会跟所有交谈过的人保持后续联络,如果有人主动联系我,我也会专门发邮件感谢他跟建立人际关系。很多时候,都是这些后续联络,才让我们变得更加不同。这一点,正是许多CEO没有做到的事情。

小结2:准备好一份“请求”清单。在许多会议结束时,人们会问你:“我能如何帮上忙?”大多数人都是想真心帮忙。就我个人而言,我不擅长当场提出这些问题,所以在我的口袋里放一份请求清单是再好不过的办法。公司发展历程中一些最重要的偶然事件,都来自于在听到“我能如何帮上忙?”这个问题后的充分准备,即我提前准备好的请求清单。

写在最后

如果你阅读了前篇所有内容,你可能就是那种想要知道自己该如何做好CEO这项工作的人。

对此,我简单做一个总结。首先,你需要做的事是,根据自己对实际情况,创建对你和业务有重要意义的事项分类(建议不超过10个分类)。然后,通过日程安排管理自己的待办事项,在有限的时间内根据时间情况安排各项工作。

乍一看,这似乎是一项艰巨的任务。但事实上,通过这一套时间管理体系(包括严谨建立并持续维护),你会在未来几年发现这笔投资的重要意义,特别是对你作为CEO的工作效率和影响力方面产生的影响。

延伸阅读:

译者:俊一

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