Excel：12 个操作小技巧

整理了一些被初学者忽略但又非常实用的 Excel 操作技巧。使用这些小技巧，可大大提高工作效率。

  • 数据分列

从别的文件拷贝粘贴到 Excel 里来的数据，一行数据通常会挤到一个单元格里。

选中所有数据后，点击“数据选项卡/分列”，然后按下列三步操作对它们进行分列即可。如下图所示，假设数据之间是用空格分开的。
如果想将姓与名分开，也可用类似的方法。先在姓名栏的右侧插入一列作为预留空间，然后选中姓名列的数据，点击“数据选项卡/分列” 。如下图所示，假设姓氏均为单姓。

  • 快速浏览或选取数据

Ctrl + ↑（↓、←、→）光标键：可快速定位到数据表格的四角。
Ctrl + Shift + ↑（↓、←、→）光标键：可快速选择一行或一列，或者整个数据表格。

  • 插入多个空白列（行）

方法一：当插入了一行（列）之后，按 F4 键，可重复上次操作。
方法二：先选中几行（列），右键点击“插入”，即可插入几行（列）。

  • 移动、剪切、插入数据

直接拖动边框，可剪切并粘贴单元格（或区域）的数据。
按住 Ctrl 键拖动边框，则可复制单元格。
按住 Shift 键拖动边框，则可拖动单元格并插入到别处。

  • 删除重复数据

点击“数据选项卡/删除重复值”。

还可参阅《Excel：表格中重复项的处理》。

  • 行列互换（转置）

选中表格后，右键选择“复制”，然后点击空白单元格，右键选择“选择性粘贴”，勾选“转置”。

  • 选择性粘贴时的运算

可以对粘贴的数值进行运算。
比如，为每位同学的英语成绩加 5 分，则可以在空白单元格处输入 5，右键选择“复制”，然后框选所有人的英语成绩，右击选择“选择性粘贴”，如下图。

  • 显示公式

选择“公式选项卡/显示公式”。或者使用快捷键：Ctrl + ~ ，再按一次可关闭显示。

  • 预测分析

如果想知道某门课要达到多少分才能保证总平均成绩及格，比如，已知某位同学的语文与数学成绩，想知道其英语成绩要打多少分才能保证三科平均分能达到 60 分，可选择“数据选项卡/模拟分析/单变量求解”。

  • 绘制表格对角线

方法一：选择“常用选项卡\边框\绘制边框”，手工绘制即可。
方法二：在单元格上右击，选择“设置单元格格式”，在边框选项卡中选择对角线。

  • 在单元格内换行

按 Alt + Enter 键。

  • 插入图片注解

选中单元格后右击，选择“插入批注”。
先清除批注内的文字，再在批注的边框上右击，选择“设置批注格式”。在“颜色与线条”选项卡中，打开“颜色”下拉列表，选择“填充效果”，再点击“图片”选项卡，添加图片。
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