一张消失的纸质发票,能给公司节省多少成本?

以数字化的方式来优化组织和改革,是中小企业的不二选择。

出品 | 创业最前线

作者 | 韩韩

晚上11点12分,李迎裹紧大衣走出公司大门后,迅速跨进一辆黑色网约车中。他身后,是依旧灯火通明的大厦。

又是一个加班的深夜,还好他入职的新公司提供了免费的加班打车服务,能让每个晚下班的时刻不再那么难熬。上车不一会儿,李迎就在后座安心又疲惫地睡去了。

过去几个月,因为向公司全员开放了滴滴企业版的权限,拉勾的一千多名员工,都能像李迎一样享受到便捷的企业用车服务。

在互联网的中心北京海淀中关村,如果你在10点之后打车,站在路边扬招出租车可能要等上好半天,如果是企业版的拼车,那可能只需要15分钟不到。科技不仅改变了出行方式,也在影响着互联网公司的工作方式和效率。

虽然并不鼓励996,但出于业务发展需求,互联网公司加班的情况屡见不鲜。事实上,为了更好地关怀员工和方便出行,滴滴企业版已经成为互联网公司的标配。据不完全统计,阿里巴巴、字节跳动、中国平安、德邦等多个领域的公司,都使用滴滴企业版来为员工提供出行服务。

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被发现的企业用车需求

对拉勾而言,改变是在今年发生的。

今年六、七月是拉勾的业务关键增长期。疫情后,互联网用户对职场学习充电的需求持续扩大,2019年拉勾新推出的职业在线教育业务迎来高速发展期,很多业务同学选择主动加班推进业务快速发展,成为常有的事儿。

在以往的工作流程中,员工加班企业往往只能报销出租车的打车发票,但纸质发票报销时间长、流程繁琐,员工工作积极性也会因此有所损失。对拉勾而言,业务发展需求正强烈,把时间浪费在报销这件小事上,对公司来说并不划算。

“那时候教育团队的伙伴很多都主动留下来加班,他们实在太辛苦了,所以我们就想更系统化地解决报销这件小事。”拉勾行政主管王蒙说到,于是公司把滴滴企业版面向全员开放,员工差旅、加班都通过数字化出行平台来解决。

一个明显的变化是,提供企业出行服务后,员工的满意度更高了,加班时的感受和体验也就更好了。“因为不用考虑怎么回家的问题,打车也更节省时间,所以一般我会尽量在公司把手上的工作做完。”一位拉勾的员工表示。

和拉勾一样,很多公司会把为员工提供打车报销服务当作福利之一。诚然,从行政的角度来讲,企业提供用车服务,一是体现了员工关怀;二是解决了加班报销和路费等问题,能够让员工更好地利用时间。

但实际上,为员工提供企业用车服务的价值,不仅仅停留在行政的人文关怀层面,同样也是企业降本增效的关键所在。

拉勾公司财务相关负责人表示,采用滴滴企业版后解决的最大痛点,是员工贴票和财务审核问题。企业用车数字化能够实现月末统一结算,帮助公司解决了报销时间长和贴票繁琐的问题,同时也节省了财务审核的时间,减轻财务人员负担。

“另一方面来讲,也让员工和财务人员更轻松,因为有时加班到半夜,员工不用再去考虑是不是能报销,也不用再给财务同学发消息询问,彼此的沟通成本都减少了。”上述财务负责人表示,外地同事报销时寄票到总部的问题也因此解决,节省了时间成本和快递支出。

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疫情之下的降本增效秘籍

其实,早在2015年拉勾就已经开始在公司内部使用滴滴企业版,彼时只针对公司部分管理层和项目组,项目结束后,成员的用车权限也便随之关闭。但根据《2019中国企业出行白皮书》显示,企业里有47.4%的员工每月都有8-15次的因公出行需求。

今年以来,受疫情影响,在线教育、直播、在线办公等行业发展迅速。不少像拉勾这样的互联网中小公司存在激增的加班需求,另一方面虽然企业跨省商务差旅需求相对减少,但安全性的考虑被大大提高。

在这样的情况下,对中小企业来说,如何既能保证公司高速发展,又能在员工用车环节降本增效,成了难题。为了满足员工对用车的需求,拉勾向公司全员开放了滴滴企业版的权限。

根据艾瑞咨询调研,2019年底我国中小微企业总数在1.2亿左右,其中实现初级数字化的中小微企业数占比总数不及10%。企业出行的数字化升级,是其进化的方向之一。

在差旅层面,传统出行报销存在着诸多痛点,如财务流程繁杂、审批慢、效率低下。有数据显示,每年企业财务要审核的员工贴票数量接近36万张,这类纯劳动型的工作,本应就被科技来改变。此外,中小企业人手紧凑,发展速度快,效率要求更高。

“纸质发票还有一个问题是梳理起来工作量特别大,年底的时候,一看支出老板就会有疑问,为什么在差旅上花了这么多钱?如果不是特别有条理,你就很难回答上来。”一位财务从业人士对传统出行报销也深恶痛绝,滴滴企业版的数字化后台系统帮她解决了这一问题。

打车报销让员工更加头疼,他们需要在垫付、开票、审批等环节,耗费掉大量时间和精力在非核心业务上。

“我时常得写清楚具体原因,好表明我不是在占公司便宜。”一位在一家传媒公司工作的白领吐槽道,“有次做项目太忙忘了报销,等再去看的时候,出租车发票上的金额已经不太清楚,无法进行报销,最后我只好自己倒贴了200块钱。”

在使用了滴滴企业版后,这些问题不再成为困扰。德邦快递相关负责人曾分享过德邦的数字化出行管理经验,他表示,滴滴企业版的免贴票、免报销,减少了员工报销贴票和财务审核的工作量,节省的审批流程在90%以上;线上化、透明化的管理则减少了员工违规出行、报销舞弊等现象。

随着滴滴产品本身的不断优化,不少公司通过滴滴企业版为员工提供了快车、优享、专车、拼车等多种出行方式,提高了员工的出行效率,也间接提高了其工作效率。

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结语

聪明的企业,懂得如何利用好的工具来解决管理难题和提升效率。特别是在疫情时代背景下的关键时期,中小企业发展面临着极大的挑战,面对未来的不确定性,他们不仅要开源,更要节流。通过外部工具,以数字化的方式来优化组织和改革,是中小企业的不二选择。

从另一方面来讲,未来企业之争,也是人才之争。对追求自我的新一代年轻人而言,一份工作自己是否喜欢,企业文化是否让人舒适,在团队中能否感受到关怀,才是吸引其的主要原因。而数字化出行不仅是高效率的体现,也是团队文化的体现,能够帮助企业更好地留住人才。

截至目前,滴滴企业版已经服务了30万家企业、1700万职场人群。这样的数字化出行平台,也正在通过不断的技术和服务升级,帮助中小企业从出行环节的精细化把控中合理降本,增强其市场竞争力,让中小企业在发展的路上,走得更轻快,更舒适。

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