【档案整理】精准扶贫文书档案的整理

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精准扶贫文书档案的整理

一、确定整理单位

精准扶贫档案以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

二、件内文件排序

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精准扶贫档案整理单位“件”内文件排序按以下原则进行排序。
正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

三、档案装订

（一）精准扶贫档案张数不超过15张的，使用不锈钢装订针在档案左上角以“件”为整理单位进行装订。（装订前将档案左边和下边对齐）
（二）精准扶贫档案张数超过15张的，使用“三孔一线”的方式以“件”为整理单位进行装订。
1、将档案左边和下边对齐。
2、在档案左侧适当位置（距文件左边1.5cm的位置为宜）打三个孔（中间孔在文件纸张中线，上、下孔距中间孔6cm为宜）。
3、剪一根适当长度的棉线。
4、将装订线穿进大针，并形成双线。
5、将装订线从档案背面中间孔内穿过，并在档案背面留下余线。
6、将装订线从档案正面上孔穿过。
7、将装订线从档案背面下孔穿过。
8、将装订线从档案正面中间孔穿过。
9、将装订线在档案背面中间孔处打结。

四、档案分类

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精准扶贫档案采用“年度-问题-保管期限”复式分类法进行分类。
（一）分年度
将精准扶贫文件按落款日期中的年度进行分类，每一年度为一个类别。
（二）分问题
精准扶贫文件按内容进行分类，将文件分至综合类、精准识别类、精准施策类和精准脱贫类。
综合类主要包括：决策部署、政策法规、规划计划、监督管理、组织保障等相关文件材料。
精准识别类主要包括：贫困村识别、贫困户识别等相关文件材料。
精准施策类主要包括：贫困人口精准扶持、贫困地区基础建设、社会扶贫、扶贫项目（产业）等相关文件材料。
精准脱贫类主要包括：贫困县退出、贫困村退出、贫困户退出等相关文件材料。
县、乡两级精准扶贫各类文件材料具体归档范围见《保管期限表》。
（三）分保管期限
精准扶贫档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年，具体按照《保管期限表》执行。

五、档案排列

对同一年度、同一问题、同一保管期限的精准扶贫档案进行排序。
（一）不同事由的档案按《精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》表述顺序排序。
（二）同一事由的档案，先将具有文件逻辑关系的文件，按批复在前、请示在后，批示在前、报告在后，复函在前、函在后的顺序排列；再按文件形成时间先后顺序进行排列（注：具有逻辑关系的文件以批复、批示、复函的时间参与排序）。

六、页号编写

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以件单位编写页号，以有效内容的页面为一页。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

七、编制档号

根据《XX省<归档文件整理规则>实施细则》规定，精准扶贫档案档案号一般结构为：
全宗号-档案门类·年度-问题-保管期限-件号。
如:
“29-WS·2016-JZFP·ZH-Y-0001”
“29-WS·2016-JZFP·SB-Y-0001”
“29-WS·2016-JZFP·SC-Y-0001”
“29-WS·2016-JZFP·TP-Y-0001”

八、盖归档章

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精准扶贫档案在每件档案首页上方的空白处盖归档章。

九、填写归档章

在归档章中用黑色中性笔填写有关项目。
（一）在归档章第一行的第一个空格处填写全宗号（各级国家档案馆给定每个立档单位的代码），用阿拉伯数字标注。
如：某某县档案馆给定某某县扶贫办的全宗号为29，则此处填写：29。
（二）在归档章第一行的第二个空格处填写年度（文件落款时间中的年度），用4位阿拉伯数字标注。
如：某份文件的落款时间为2016年10月12日，则此处填写：2016。
（三）在归档章第一行的第三个空格处填写件号，即归档文件的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，从0001开始标注。
（四）在归档章第二行的第一个空格处填写精准扶贫档案类别（即问题），即直接按照档案分类的情况填写“精准扶贫综合类”、“精准识别类”、“精准施策类”、“精准脱贫类”。
（五）在归档章第二行的第二个空格处填写精准扶贫档案保管期限，即直接按照档案分类的情况填写“永久”或“30年”或“10年”。
（六）在归档章第二行的第三个空格处填写该件精准扶贫档案的页数。如：某份文件有20页，即直接填写：20。
例：
表示：某某县扶贫办归档，文件形成年度为2016年，永久保管的精准扶贫综合类的第2件档案，该件档案有效内容页面20页的档案。

十、编制归档文件目录

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对同一年度、同一问题、同一保管期限的精准扶贫档案按排列顺序编制归档文件目录，即通过计算机录入并打印精准扶贫档案目录。

（一）目录录入项目及编制要求如下：

1、序号：填写归档文件顺序号。

2、档号：某县扶贫办的全宗号是“29”，其档号结构为：

精准扶贫综合类“29-WS·2016-JZFP·ZH-Y-0001”

精准识别类“29-WS·2016- JZFP·SB-Y-0001”

精准施策类“29-WS·2016- JZFP·SC-Y-0001”

精准脱贫类“29-WS·2016- JZFP·TP-Y-0001”。

3、文号：填写文件的发文字号（含发文单位代字、年度、发文顺序号）；没有文号的，不用填写。

4、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5、题名：填写文件标题（含文件内容与文种）。没有标题或标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容加方括号“[]”。

6、日期：填写文件的形成时间，以国际标准日期法标注年月日，即用8位阿拉伯数字填写，如：某份文件的形成时间是2016年7月1日，则填写20160701，没有具体月日的，用0补齐八位数。

7、密级：按文件标识填写,没有密级的，不用标识。

8、页数：填写文件的页数，即归档章第三行第三个空格处标注的页数。

9、备注：填写文件需要说明的情况。

（二）归档文件目录按问题、保管期限分开后加归档文件目录封面后用不锈钢订书针进行装订。

十一、装盒

将同一年度、同一问题、同一保管期限的精准扶贫档案按件号顺序装入档案盒，根据档案数量和厚度装入一个或多个档案盒。

十二、填写备考表

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每个档案盒填写一张备考表置于盒内文件之后。

（一）备考表项目及填写要求如下：

1、盒内文件情况说明：填写档案盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。

2、整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3、整理日期：填写档案整理完成日期。

4、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

5、检查日期：填写档案检查完毕的日期。

（二）备考表规范填写

十三、档案盒正面上方中央处加盖立档单位横排印章。

十四、填写档案盒脊背

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（一）全宗号：各级国家档案馆给定每个立档单位的代码），用阿拉伯数字标注。
如：某某县档案馆给定某某县扶贫办的全宗号为29，则此处填写：29。
（二）年度：填写盒内档案形成的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如2016年的精准扶贫档案，此处填写：2016。
（三）保管期限：填写盒内档案的保管期限，即“永久”或“30年”或“10年”。
（四）机构（问题）：填写盒内档案的类别（问题），即“精准扶贫综合类”或“精准识别类”或“精准施策类”或“精准贫类”。
（五）起止件号：填写盒内档案的起止件号，即盒内第一件档案的件号及盒内最后一件档案的件号，起件号填在上格，止件号填在下格。
（六）盒号：不填。

来源：CHN档案管理培训

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