「趁早效率手册」究竟有多少种神仙用法？|甘特图

　　

　　Hi，大家好！

　　（全宇宙最会用「效率手册」的！） 我司文创设计师 @瓢果 老师在湖北隔离期间，在微博上连更了#超级手帐变变变#系列视频。

　　期期宝藏，今天就将25期的精华内容汇总呈上！

　　效率手册不会用？对着空白不知道写什么？无法配合手册进行有效的时间管理？看这一篇就够了！

　　文章很长，通篇干货！

　　建议收藏后配合实践慢慢消化！

　　P.S. 文末「阅读原文」有视频教学的链接哦。

　　希望这些方法可以启发你找到适合自己的记录方式，让你的手册成为独一无二的那一本。赶快来！看！吧！

　　

　　Let's go！

　　001

　　荧光笔的使用想象力：用荧光笔的六个技巧/

　　

　　01 阴影点缀

　　在框线外加入阴影可以提升整体的层次感。

　　02 内容分割

　　用不同颜色代表不同内容，搭配时间轴更清晰看到一天的时间分配。

　　03 分隔空间

　　用线条划分区域，简单明快 。

　　04 标题突出

　　在荧光笔区域写上标题，突出主次

　　05 文字高光

　　用荧光笔标注重点文字，既突出重点也增添页面美感。

　　06线条装饰DIY

　　利用荧光笔的色彩，勾画线条类装饰，简单美观。

　　002

　　利用小圆圈装饰你的手帐

　　

　　01 标记目标进度

　　结合符号，清晰标注每一项待办的完成情况。

　　02 标记不同类别

　　结合圆圈的不同颜色，将内容分类。

　　03 突出主题

　　将圆圈贴在大主题旁边，起到标注和提醒的作用，适合用在笔记或思维导图中。

　　04 区别主次

　　可以利用圆圈颜色或大小区分一级标题二级标题，整体更有秩序。

　　05 标注记忆程度

　　利用不同颜色来代表记忆的程度，便于之后复习巩固，建议使用同一色系的不同深浅颜色。

　　06 作为装饰使用

　　圆圈的形状以及不同的颜色是很好的装饰素材。

　　003

　　照片素材的三种使用方法

　　

　　01 线条装饰法

　　利用线条的长短在照片对称角两边装饰，然后写下相关文字，书写时也可以加入线条来装饰标题或是重点文字部分。

　　02 圆点装饰法

　　在照片周围利用圆圈大小装饰，写完文字内容后随意在空白处装饰不同小圆点即可。

　　03 随意涂鸦法

　　先大致涂鸦一个随意的形状作为打底，照片放在上面，可以在照片一角叠加小尺寸的照片，然后在空白处写上文字。

　　004

　　「本周计划」区域怎么用

　　

　　01 常规使用

　　适合对自己时间掌控能力较好的人，直接在计划框内写下一周的计划。

　　02 截止日倒推法

　　在每个小框内写上周几或日期，然后把计划写在必须完成的那一天里，便于合理规划每一天的优先级事务。

　　03 色彩标记法

　　用不同颜色标注不同分类。比如工作、学习、生活等。然后在每个分类写下计划完成的事务，视觉化管理一周的日程。

　　04 重叠分布法

　　左侧标注时间，将计划的完成时间用荧光笔画出区间，清晰看到任务重叠的情况，便于合理安排到每一天优先完成的事务。

　　05 睡眠记录

　　左侧标注周几或日期，上方标注时刻，用荧光笔记录每日的睡眠情况。

　　06 习惯养成

　　左侧标注周几或日期，上方标记想要完成的计划，记录一周内的完成情况。

　　005

　　每日计划怎么做？

　　

　　01 待办清单

　　左侧列出一天需要处理的事务，右侧可用于书写具体事务的备注。

　　02 分类待办

　　将一天的任务分类，比如工作学习生活等 在每个分类下列出具体的待办事项。

　　03 竖版时刻标注

　　竖着排列自己一天的常用时间段，在每个时刻标注出待办事项，空余地方可用不同颜色对具体事项进行备注。

　　04 竖版时刻分类

　　用不同颜色标注不同主题的待办事项。

　　05 竖版时间重叠

　　将待办事项用不同颜色分类，列出每个事项的完成时间区间，重叠多的部分合理安排优先级，还可用不同颜色标记每个任务的沟通人或其它备注。

　　06 横版时刻标注

　　在不同时刻标注待办事项，空白处还可以填写事项的具体内容。

　　006

　　如何管理你的待办清单？

　　

　　01 符号管理

　　搭配符号管理你的待办，一般常用完成、推迟、取消等状。比如有推迟的待办，一定要记得安排在后面的时间里完成。

　　02 符号+颜色分类管理

　　在符号标记的基础上，加入不同颜色代表工作生活学习等分类。

　　03 符号+颜色分类+备注管理

　　待办一般分为即时性和长期性。其中需要一段时间完成的待办，可以在后面备注出截止日期，倒推出每天的进度。也可以备注待办完成进度来提醒自己。

　　04 符号+颜色分类+备注+优先级

　　最后还可以再待办事项前标注优先级或重要性程度，根据实际情况合理安排自己的时间。

　　007

　　如何用一张纸来提高学习效率？

　　准备一张记笔记的白纸，将白纸分成三个区域，分别标记为ABC。这是基础准备工作。

　　

　　01

　　三块区域中 A 区域是最大的，是主要用于上课记笔记的区域。

　　02

　　根据 A 区域的内容，自己尝试着在 B 区域做提取练习。这是为什么呢？有研究发现，试着回想学习材料，提取关键字，效果比单纯的反复阅读材料好的多。如果仅仅重复阅读，让你产生错觉，以为自己学会了，但其实不是。

　　03

　　可以在一天的学习快要结束的时候，在页面下面的 C 区域总结，试着用一两句话总结这一页的笔记内容。这样做非常有助于帮助巩固今天刚刚形成的记忆，而且还能查漏补缺，看到自己理解上哪里没有跟上。

　　一个好的方法再加上一个好用的工具可能会产生一个适合你的解决方案。

　　008

　　五种模式提升周末效率

　　

　　01 分段模式

　　将一天的时间大致分为三段，上午下午晚上，除了确定时间的计划，灵活安排每个区间的任务，对时间分配做到心中有数。

　　02 超人模式

　　即使周末也很忙的时候，不要因为事务繁多感到慌乱，有主题的有序的安排好一天。

　　03 陪伴模式

　　作为社会人，和人的沟通很重要，周末的时候适合跟自己爱的人和爱自己的人共度一些时光。当然自己的独处也很重要，给自己留出专属的时间。

　　04 自由模式

　　可以用思维导图式的发散记录一天的时间，可以给一天定主题来安排时间，也可以只是记录一天发生的所有事情。

　　05 拆解模式

　　列出自己的计划，将每个计划拆解到每个具体的步骤，一步一步执行，无论是学习还是娱乐休闲，时间都应该被认真对待。

　　009

　　三大笔记法在日程管理中的脑洞举一反三

　　01 康奈尔笔记法

　　分为三个区域，先写板书，再提炼出发现点，最后总结。在日程中我们可以先写下待办事项，然后再提炼出每件待办的重点或备注，最后对一天进行总结。

　　02 东京大学笔记法

　　和康奈尔笔记法逻辑一致，区块划分不一样。书写时从左到右，记录日程或待办时从视觉上来说可能更顺畅一些。

　　03 麦肯锡公司笔记法

　　

　　也叫空雨伞笔记法，空是记述信息；雨是观点信息，即观察分析和判断等；伞是规范信息，是根据前面的分析判断进而要采取的行动。在日程管理中，先写下待办，左侧分析要点，右侧针对要点提出解决方案，然后去执行即可。

　　010

　　晨间时间的五种妙用方法

　　

　　01 记录梦/灵感/创意

　　写下醒来脑子里出现的任何想法，有时候创造就在不经意的瞬间。

　　02 晨间规划

　　可以做到一时多用，善于利用晨间的时间特点，比如在早餐洗漱等过程中听语音类的新闻等节目。

　　03 制定目标

　　一日之计在于晨，给自己定下目标，可以是不同分类下的不同目标，也可以是一天整体的目标。

　　04 主题挑战

　　每天定下一个挑战任务，可以相同也可以不同。人生就像一场游戏，让每一天都充满乐趣吧。

　　05 积极暗示

　　可以记录激励自己的话语，也可以记录每天早上觉得开心的事情等等，一天的开始给自己积极的心理暗示，让一天都很美好。

　　011

　　晚间时间的五种妙用方法

　　

　　01 日程规划

　　一般对于上班族来说，下班之后的晚间时间是非常珍贵的时间段。合理安排时间，让生活更有秩序。

　　02 感恩日志/收获

　　每天记录生活中值得感谢的人或事，或者一天下来的各种收获或思考，增加自我的积极情绪进而促进积极思考。

　　03 花销记录/好物清单

　　记录自己的开销，培养良好的消费习惯，若有想要购买的物品，不如先记下来，隔一段时间再看是否依然想要，理性消费不要冲动。

　　04 负面情绪宣泄

　　情绪的转向取决于行为和态度，不要忽视自己的坏情绪，也不要让坏情绪绑架，适当宣泄出来，也能更好的帮助自己找到转变的方法。

　　05 读书/锻炼/追剧等

　　晚间的大段时间，适合自我提升或是适当休息放松，无论是去书里或剧里，体验不一样世界的头脑游戏。凡是变健康变好看的真实体验，都应该被认真记录下来。

　　012

　　使用年历的五种方法

　　翻开效率手 册大家就会看到第一个功能页——「年历页」

　　

　　01 全年倒计时

　　年历可以方便看到一整年的时间，过去一天，划掉一天。清晰看到时间的流逝，也是提醒自己赶快计划去实现还未完成的目标。

　　02 重点标注

　　在年历上标记重要的时间,比如生日、考试日、纪念日、出游计划等。方便自己做好前期规划。

　　03 项目管理

　　将项目的进度用荧光笔标出，掌控整体进度，如果有不同类别的项目可以用颜色来区分。

　　04 习惯追踪

　　定下每个月或是整年的目标，记录自己每天的完成情况，一年结束的时候可以清晰看到全年的收获。

　　05 心情记录

　　首先将心情分类，根据自己的喜好来即可，记录自己每天的心情状态，也是一种及时审视自己生活态度的方法，根据自己的状态合理调整心态，积极正向面对每一天。

　　013

　　用四象限提升效率的办法

　　01 重要紧急式

　　将四象限横纵坐标分为重要不重要、紧急不紧急。然后按照不同情况列出待办事项，从而决定事情的优先级。

　　

　　02 擅长长期式

　　和第一种类似，但是把衡量标准替换成短期长期和擅长不擅长。适合待办事项重要紧急程度类似的情况，这样的分区，方便自己对每件事情可能花费的时间做到心中有数。

　　03 主题分类式

　　根据自己的需求分类，比如可以分为工作、生活、学习、锻炼四个大类。这种方式更方便看到每个分类的待办，更清晰明确什么时间做什么事情。

　　04 时间分区式

　　将上半部分区域分为上午下午，规划时间段内需要处理的事物。下半部分是对上半部分的备注，也可以作为临时记录的区域。

　　05 正向循环式

　　将四个空间作为一个循环的模式，首先列出待办，然后标记备注或是细节部分。再根据之前的内容拆解出具体需要执行的行动，最后对一天进行复盘。对比最开始列下的待办进行梳理一天的完成情况，以便之后可以更好的改进或提升效率。

　　014

　　好习惯五步升级养成法

　　

　　常规式的习惯养成，通常列出习惯，然后记录每天的打卡完成情况。这样的方法对一部分人来说，有时候容易造成压迫感，而且也会受到无法连续打卡的影响，从而直接放弃。

　　下面给大家分享一个让习惯养成更轻松的升级版方法

　　01 列下时间和想要养成的习惯

　　02 给每个习惯明确周期。比如读书习惯，每五天一个循环，中间休息一天等等，然后再记录完成情况。

　　03 没完成的那一天，一定要记录为什么没有完成，是主观原因还是客观原因？

　　04一个大周期（比如一个月）完成之后，总结学习到的东西，或其它方面的收获等等。

　　05 根据之前的总结，调整下一个大周期内的养成计划。找到自己更舒适的节奏。比如可以三天连续休一天，或是逐渐增加每一次的连续时间。

　　一旦可以完成小目标，就有更大的动力完成大目标。不要让习惯养成变成负担，如果之前的习惯养成完成的不顺利，不妨试试今天的升级办法吧。

　　015

　　时间轴的五种搭配使用

　　

　　用时间轴来梳理一天的日程，可以清晰看到时间在每件事情的分配上。再搭配上不同主题模块，可以让日程规划更全面。

　　01 时间轴+优先待办式

　　在右侧列出优先的待办和其它待办，可以更好规划左侧的时间。

　　02 时间轴+生活记录式

　　除了左侧的日程安排外，还可以在右侧记录自己生活中的方方面面。比如一日三餐和所思所想 让一天的记录更丰富。

　　03 时间轴+未来规划式

　　可以先列出所有待办的事项，根据左侧一天下来的完成情况，整理第二天的待办。也可以记录当天的突发事项以免忘记。

　　04 时间轴+自我总结式

　　记录自己每天做得好和还需要改进的地方，帮助自己养成复盘的习惯，也从中找到积极的心态。

　　05 时间轴+灵感自由式

　　对于创意工作者可以尝试记录自己的灵感想法，可以是成熟的想法，也可以只是一句两句引发联想的话语等等，是你的大脑延伸空间，帮助你抓住一些稍纵即逝的灵感。

　　016

　　四步法做好月总结

　　

　　01 分类

　　将所有事件按照自己的习惯分类，比如工作、生活、学习、锻炼等。分类可以帮助有针对地总结不同事项。

　　02 记录完成情况

　　将每个分类下的计划完成情况如实记录，建议可以用进度条的方式，视觉上更直观。

　　03 记录做得好的地方

　　首先肯定自己当月做得不错的部分，这是自己一个月的成果展。

　　04 总结需要提升的地方

　　这是月总结非常重要的部分，根据完成情况，梳理在过程中还可以改进的部分，以便于后面再计划再执行。

　　制定计划是第一步，执行才有完成的可能，而总结可以很好的帮助我们矫正计划和行动之间的关系。是行动之后的反思，发现不成功的问题，然后避免去犯。

　　017

　　如何制定月计划？

　　趁早效率手册月计划主要分为三大块，①甘特图表 ②月历 ③每周备注。每个部分分享四种用途

　　

　　01 甘特图

　　1）习惯养成：记录自己每月的完成情况

　　2）睡眠记录：可以记下自己的睡眠情况，时长或睡眠质量

　　3）心情记录：追踪自己每天的心情，有意识提升积极的心态

　　4）项目管理：可以作为简单的项目进度计划栏，标记出计划时间，方便合理规划当月时间。

　　02 月历

　　1）日程管理：记录确定时间的确定事件，标记重要的日子。

　　2）每日总结：每天用简短的一句话记录当日最有印象的事情，回过头来再看每天的日子都被记录下来了。

　　3）心情日记：和每日总结不一样的是会更侧重心情的记录，观察自己的心情变化，更好管理自己的心态。

　　4）项目管理：比起甘特图里的进度标注，月历里面的标记会更适合记录重点内容。

　　03 每周备注

　　1）每周计划：可以写下不确定时间的周计划，方便灵活安排每日待办。

　　2）每周总结：周总结可以帮助完善一周的计划，没有完成的部分及时安排到后面的时间里。

　　3）主题挑战：每周给自己定下小小的主题挑战，记录完成情况，把事情拆解为阶段性挑战，更容易达成。

　　4）欲望清单：写下想买的物品，隔一周之后再看是否想要。

　　018

　　每天八小时工作中提升效率的六个步骤

　　

　　01 制定待办清单

　　根据自己的习惯将待办分成两大类，比如不喜欢或不擅长和喜欢或擅长，在分类下列出待办。

　　02 制定完成的时间

　　有意识规划每件待办的完成时间或进度，帮助做好一天时间的分配。

　　03 拆解复杂事项

　　执行起来比较复杂的事情，建议可以拆分出具体步骤，然后一一去执行。

　　04 吃一只青蛙吃一口蛋糕

　　完成一件不喜欢或不擅长的事情，再完成一件喜欢或擅长的事情，这是有意识地给自己输入每一个行动前都有积极动力的心态。持久激励，提升注意力。

　　05 学会休息

　　当陷入一件事情找不到解决办法的时候一定要记得学会放松，让大脑在专注和发散模式里得到更好的思考，从而也减轻时间的焦虑感。

　　06 总结经验技巧

　　整理每天日常中可以提高效率的小技巧，积少成多。

　　不要用时间的长短来衡量自己的努力程度。付出时间当然重要，但不要让时间绑架自己。

　　019

　　如何做好检查清单？

　　

　　检查清单非常重要，学会利用它，能帮助我们在行动前就发现问题。带着细致严谨，也能有效提高做事效率。

　　如何做好检查清单？

　　01录下来做事的流程，用手机相机等工具。

　　02记下过程中记得的每件事，比如因为做什么重复劳动或造成严重后果。

　　03观察总结必须注意的地方，即使是很小的细节也要列出来作为检查标准。

　　04反复论证。完善检查清单，在执行过程中不断总结经验，修订检查清单，保证清单的完整性。

　　05说给别人听。可以把你的检查清单说给执行中会有交集的人， 收集有效信息，进一步补充检查清单。

　　020

　　提高待办清单完成率的七个技巧

　　

　　01 判断优先级和可实行程度

　　合理判断待办的紧急程度，根据自己的能力和时间确定待办是否能够当日完成。

　　02 确定待办重点

　　也就是拆分复杂事情，多使用动词。

　　03 区分主题

　　把不用主题的待办分类，帮助压缩每一类主题下的待办清单，事项精简，累计小的胜利，增加信心和动力。

　　04 判断是否可以委托他人去做

　　学会把任务分配出去，一个人的时间是有限的，不能把所有的任务都揽在自己身上。

　　05 设定期限

　　合理安排时间，理清思绪，知道什么时间该做什么事情。

　　06 设置奖励

　　可以适当设置完成清单后的奖励，也是给自己提供一点动力。

　　07 定时提醒

　　可以配合手机电脑等工具设置提醒，学会利用工具。

　　021

　　五个分区提升日常管理秩序

　　

　　01 进度区

　　有时候正在处理事情时会因为一些原因中断，后续会容易忘记或是造成记忆混乱，记录下来可以便于之后再安排再处理。

　　02 检视区

　　记下一天中觉得自己做的不好或是不对的地方、从细微处逐渐改善，也便于之后总结复盘。

　　03 疑问区

　　当遇到有疑问但当下没有时间立刻解决的问题可以先记录下来，之后再处理，这样既可以当时减轻头脑负担，后续也可以得到更好的梳理。

　　04 感恩区

　　这是用来记录一天中值得感谢的人或事，给自己提供幸福感，也带来更多动力。

　　05 备注区

　　主要用来记录临时的事件，或是突然的灵感想法等等。

　　用以上的分区搭配日程计划，既能有把握的对一天做好安排，也可以更有秩序处理一些临时的突发事件。

　　022

　　用效率手册进入四种专注模式

　　

　　01 常规页面划分出专注区

　　分别是25min、45min、2h、4h 。

　　02 填写专注事项

　　⊙ 25min区

　　适合较简单的事情或是比较难开始的事情。

　　⊙ 45min区

　　适合专注且有意义的事情。在这期间不要分散注意力，比如手机可以设置勿打扰模式。

　　⊙ 2h区

　　适合处理需要高度集中的事情。开始前要对自己承诺认真专注。建议提前准备好水或咖啡。

　　⊙ 4h区

　　适合让自己进入「心流状态」的事情。开始前建议最好确保环境无人打扰， 准备好过程中可能用到的一切物品。想一想你会收获的成果，然后郑重开始。

　　03 列出干扰清单

　　专注的过程中如果遇到被打断或分心的情况，记录下来。然后继续开始你的专注。这些专注后的成果将帮助你更有效率完成事物，并且提升自我。

　　023

　　六个步骤分解拖延症

　　

　　01用纸笔列出来你要做的事情。

　　02制定目标以及预计完成的时间，能写多具体就写多具体。

　　03拆分目标，根据目标和自己的实际情况倒推出每天的目标。并根据目标拆成具体的待办事项。

　　04在你的日程表中，占上做这件事情的位置，标记出要做这件事的时间段，神圣不可侵。

　　05设置提醒。可以利用手机等工具，或是告诉亲近的人来提醒监督自己。

　　06按照每天的待办清单去执行，just do it 。

　　024

　　如何做好年终盘点？

　　

　　01 年份主题是对一整年的大致回顾

　　① 用合适的电影来作为一年的描述

　　②用自己的语言描述一年

　　- 回忆情绪

　　- 记忆深刻的人或事

　　- 结果或收获

　　02 回顾愿望清单

　　① 写下年初的目标

　　② 记录完成情况

　　③ 盘点过程中的收获

　　④ 从客观和主观角度分析完成或失败的具体原因

　　⑤总结经验。可以帮助之后更好地执行或避免容易犯错的部分

　　⑥ 找到解决方案。根据方案可以更好的制定之后的执行计划。

　　025

　　如何填写一生的计划？

　　

　　这个部分是整本手册的核心来源，它是你的整体结构，有了它才可以准确倒推拆分到月计划周计划日计划，每年更新记录，预言自证。

　　01 确定计划时长

　　这是一个长期计划的规划，明确将要实现的时间。

　　02 明确优先级

　　帮助自己确定什么对自己最重要，更方便做出优先级判断。

　　03 建立人生模样

　　想象理想中的自己，描述出来。

　　04 量化目标

　　从具体的方面一个一个写出自己想要达成的目标.

　　05 拆解目标

　　明确为了实现目标需要做什么。

　　06 职业和学业规划

　　更具体的针对性给自己定下目标。

　　07 回顾重要节点

　　记住人生中的转折点，并写下接下来你期待发生的事情。

　　08 旅行计划

　　去发现更多美好与奇特，去体验更多故事和惊喜。

　　09 人生终极梦想

　　这是你竭尽一生都想完成的事情.

　　一生的计划建议每年更新记录，可以一直坚持，也可以及时改变计划。重要的是你要对自己的人生有期待有规划，建议可以填写完之后誊写一份电子版保存在电脑上。

　　就像「文创研究所所长」所说：

　　它们中的技巧方法，取一瓢饮，希望可以让你手中的效率手册被更好地使用起来，物得其所。

　　可是目的，目的永远是你自己的。这个教不了也分享不了，那是你的目的，不是她的，也不是任何别人的。

　　

　　希望你有目的，有方向，朝气蓬勃，眼里有光。