合理分类：利用MECE原则，对工作成果进行分类汇总 / 四六文摘

我们在写工作总结时，会遇到两个问题，一个是没有内容可写？另一个是内容太多，不知道该写些什么？没内容可写让人很尴尬，内容太多不知道如何去写也让人很难受。

试想一下，如果我们把“行动—成果”表中列出的几十个甚至上百个的信息依次列出来，那将是一幅什么样的场面。

当信息量很大、内容很多时，我们就需要使用归类分组的原则进行处理，这一方面可以使我们厘清自己的写作思路，另一方面也能让读者更容易理解和记忆。

一、MECE原则

MECE原则是麦肯锡公司的咨询顾问巴巴拉·明托在《金字塔原理》一书中提出的一个很重要的原则。

MECE由Mutually、Exclusive、Collectively、Exhaustive四个单词的首字母组成，意思是“相互独立，完全穷尽”。

相互独立，要求同一分类中的各个信息之间是相互排斥的，信息之间不能出现重叠。

完全穷尽，是一个相对概念，在一个信息组中，相对于上一层的结论，其对应下一层的那些信息必须是完全穷尽的，不能有所遗漏，也不能超越上一层的范畴。

MECE原则看似简单，但要真正践行并落到实处，是不容易做到的。

对于普通职场人士，要彻底地贯彻MECE原则，更需要花费许多时间和精力。

分类就是按照一定的标准，将对象划分为不同的种类。很多时候，同样的对象，选取的标准不同，分类的结果也会存在很大差异。

在结构思考力理论体系中，我们将“分类”分为两种形式：开放式分类和封闭式分类。

1.开放式分类

开放式分类，就是根据实际情况，选择相应的标准，将需要表达呈现的信息分为不同的类别。

开放式分类由我们自由地选定一个标准，然后依据这个标准进行分类。这是一个自己构建模型的过程。

这里的自由就是不受限制，只要分类后信息是清晰的、准确的，符合实际需求即可。每一种分类方式没有好坏对错之分，是否合适要看实际环境的需求。

这种自由也是相对的，无论选取哪一个标准，最后分类的结果一定是要遵循MECE原则。

2.封闭式分类

封闭式分类，就是选择人们约定俗成的、通用的以及成熟而稳定的模型或框架，对信息进行分类，使信息能够与模型的要素一一对应。

封闭式分类是一种“拿来主义”，需要直接套用现成的模型和框架。比如，常用的5W1H、SWOT；市场营销中常用的4P、4C；质量管理中的“人机料法环”、PDCA等等。

这些工具和模型经过大量实践检验，已经为我们熟知和认可，是一种稳定的思维框架，能够为我们提供成熟的分类方式。

我们只需要将需要整理的信息与模型的构成要素进行一一对应，就可以完成清晰的分类。

例如，我们在写工作总结时，就可以直接调用“PDCA”模型，从计划、执行、检查和处理四个方面着手，就会使总结的结构更加清晰，也让人更加容易理解。

这两种分类方法，在生活和工作中随处可见，其本质上都是建立一种结构化、框架性的思维方式。

在现实环境下，通过分类，可以把看起来多而且杂乱的信息划分得清清楚楚，不仅有助于自己对信息的梳理，也能让读者一目了然；不仅有利于对自己的思路进行条理性分析，而且有助于清晰高效地沟通表达。

分类是每个层次上都需要深入思考的问题，既要满足清晰合理的要求，又要符合人们的认知习惯。好的分类需要我们对手头的信息进行深入理解，并仔细挖掘其中隐藏的关系。

在描述成果时务必要做到清晰、明确，并尽量使用数据说话。

很多职场人士在写工作成果时显得非常内敛，表达起来遮遮掩掩、模棱两可。

有的人习惯于使用似是而非的词语，包括“基本上”“大概”“几乎”等，使用这些词汇描述工作成果，会让人感觉缺乏力度和可信度，不知所云。

有的人在成果描述上很模糊，如“加大”“初步实现”“有效提升”等，让读者心生疑问，加到多大？何为初步？怎样才算有效？提升了多少？

事实上，很多人都喜欢说这些“正确的废话”和“套话”，这样写成果总结是没有任何意义的。

许多人在写年度总结时，经常从“工作、生活、学习”三个方面对自己过去的一年进行总结，这是一种最常用的分类方式，甚至可以作为一种分类模型来使用。生活又可以进一步细分为身体和精神，概括起来可以说“身心”如何，这样分类更偏向于成果导向，更容易让读者快速抓住核心点。

如果一项行动产生了多个或多方面的成果时，可以用成果1、成果2、成果3，或者A方面成果、B方面成果、C方面成果等一一进行罗列。这样在成果梳理时就能做到思路清晰，带着明确的目的提炼工作成果，有利于下一步的总结概括。

我们要用系统的眼光看世界，学会挖掘成果背后的价值。

在使用“行动—成果”表时，我们会感觉到：一方面平时的工作记录像“流水账”，只停留在表面“行为”；另一方面，看似辛苦忙碌的工作并没有体现出多大的价值。

因此，“行动—成果”表除了梳理信息，更多地是一个“思考”工具。利用这个工具，不仅要知道自己做了什么，更要思考做了这些事之后，工作取得了哪些实质性的成效？个人能力得到了怎样的提升？岗位价值从何处得以体现？只有这样，我们的工作才会更有意义。

世间万物都是相互作用、相互关联的。只有把零散的信息和知识组织起来，并整合为一个思维框架，才能形成正确的判断，从而做出准确的决策。

这是一种“模型”思维，一方面可以自己创建模型；另一方面则是日常的积累。当大脑中的模型足够多时，就可以随时借鉴和调用，应用于各种情景。