齐哥说| 谈谈库存现金管理 -内控、内控，只有你想不到，没有你做不到
齐哥说
现金管理
-内控、内控，只有你想不到，
没有你做不到
《可救可灭企业于无形的银行往来政策》发表后，有网友向我投诉，说我讲的都是大的主题，而且他进入企业都已经成型、定性，想改变也不是那么容易，要求我讲讲更务实一点的。说得我满头黑线，感觉一群乌鸦匆匆飞过。这个网友是企业的基层主管，手底下有出纳、应付会计、成本会计，平时主要以产品成本核算为主，因此在企业内部发言的机会不大，虽说个性使然，但不是没机会。说到这，我想起2000年我在东莞某外销工厂，当时我坚决要求出纳不用“本地人”，而以内部控制达到避免老板与高层害怕的“祸端”。这就说说我的做法。
【背景】
当时的出纳是供应商与员工眼中的财神爷，有钱没钱，出纳说了算，没人敢对出纳大小眼，就算地方上的大流氓也只能笑脸相迎；而出纳自己却认定自己只是一个钞票的“搬运工”，钞票算错了要赔，多出来的机会少之又少。
2000年，没微信支付、没网路银行、没银行工资转账、转账支票不流行、承兑汇票没人要用。
除对境外支付货款是银行转账外，几乎都是现金支付。
转账市内要三天到账，跨市不出省要五天，跨省五天还不一定能到。
每次提取现金，出纳都是提着大大的旅行袋去银行提取，银行每日允许提取现金设定最高限额五万元，如果要发放货款，必须三日前预约。
到了发放厂商货款的时候，供应商的汽车、货车都在工厂外面大排长龙，宛如乡下赶集一般，远途的或金额大的，还带着保镖。
到了发放工资的时候，需要动员整个财务部门十多人点钞，才能在当天晚上九点前发放完毕，而且银行无法100%供应企业所需的零钱，就需要到处找商店拆换零钱，为此没少受罪与受气。
【老板害怕什么】
老板害怕的多了，而且都是附近工厂发生的实际案例：
1）重复支付已经支付的货款；
2）已经报销的原始凭证被重复报销；
3）出纳拐款潜逃时有发生，用本地人跑了还有家人可以找；
4）害怕发放供应商货款的时候，供应商回公司的半途被打劫；
5）发工资害怕员工被打劫于黑暗的小巷，甚至发生意外致死事件；
……
以2019年的现在来看2000年，有种看民国剧的恍惚。所以我个人特别厌恶现在一些没吃几把盐，就动不动就喊着要“驱逐”劳动力经济于境外的学者。对他们有一种哗众取宠的感觉，总感觉那些人就是嫌弃“面向黄土背朝天的父母”辛劳的养大他们，真正是白眼狼。1980年中国外汇存底是负12.96亿美元，改革开放的1987年也仅仅29.23亿美元，那个年代，没房、没技术、没钱、没原料的，有的就是一大堆人，除了辛苦的代工赚取微薄的工缴，还能做什么？还能怎么突破？如果那时候就有HW、XM这样的高科技，谁愿意去代工？
【变革与过程】
一、启用应付凭单制
首先，除调整账务的记账凭证继续使用《转账凭证》外，将记账凭证全面改成两联式《应付凭单》，正联一律作为立账用，副联上面必须有签名的才算有效，于签核完毕后，按凭证号顺序排列，存入「保险柜」，保险柜钥匙由财务主管保管。
应付凭单后面的原始凭证在财务主管签核后，全部盖上「已报销」戳章，并压上日期章，以杜绝被抽出用于重复报销。
每月底利用工厂盘点的时候，由其他部门主管轮值清点库存未支付的《应付凭单》，并核至账列应付账款、其他应付款、应付费用等科目。
每日早上要支付的项目，由出纳提交《支付清单》，上面注明应付凭单号、金额、支付对象，需要的50元、10元、5元、2元、1元、0.5元、0.1元的钞票与辅币数量；再由财务主管复核后，从保险柜中取出《应付凭单》与纸钞与辅币，当面点交后交给出纳。
出纳与领取人当面点交，由领取人在《应付凭单》副联上签名确认；出纳再盖上「付讫」戳章。
每日下午四点，出纳必须交还未支付的《应付凭单》副联与剩余现金（纸钞与辅币）。
二、找公交兑换零钱
说需要的辅币，因为银行经常短缺，因此联系当地公交车业者，由对方无条件与公司兑换；且由于这样的合作，可以帮助公交车业者减少负荷，所以改变了出纳满大街找商家兑换辅币的情况，而变成公交业者亲自带辅币到工厂来兑换。
三、协调派出所加强巡逻
与当地派出所会商后，采取三项措施：
1）将固定发放日期改成不固定日期，也就是说本来每个月25日固定发放工资，改成25～30日之间发放，用来制造宵小的障碍；
2）工资发放当日工厂不加班，让员工在天黑前就领取工资回到住宿的地方；
3）工资发放当日，派出所加强巡逻，甚至就在附近几条街道派员站岗，以防范宵小打劫。
四、微调货款支付
与当地派出所、开户银行行长会商后，与供应商协商：
1）凡大额货款的，采取《转账支票》或《承兑汇票》+现金方式，转账支票就在工厂当地的开户银行领取现金，承兑汇票同行跨市的，可保证三天内到账；这样可以降低现钞运输风险，也可以降低供应商被自己人拐款潜逃的机会；
2）小额的，安排不同日期到厂领取，避免全部都在同一天，降低劫匪目标；
3）发放货款的日期，当地派出所在厂商必经路线加派警力巡逻，甚至在重要路口派巡逻车驻点。
最后，我去人才市场招了一个大学会计系本科的男生来担任出纳，这个出纳若干年后，成为东莞某中型会计师事务所的所长，2013年被财政部以公会选派澳洲游学一年，当选2016年会计领军人才。总算不致让我背负埋没人才的嫌疑（这也是当初行政副总质疑我的变革的最大因素之一）。
上述措施实施后的第三个月，行政副总肯定我的措施，在会议上轻轻的说了句：DALE我现在放心把财务部交个你管。忙了那么久，也就得到这么一句，反正没挨骂，总是好的。
【总结】
文末，想起两件事：
第一件事：1992年到马来西亚出差，看到我拜访的集团公司，当月3日在报纸上公告前一个月的财务报表，而他们是手工作业，相对的我用电子计算机核算，却还要到8号才能出报表，不但是被马来西亚的这个集团公司狠狠的打脸，还感觉被他们远远的甩我几条街。
第二件事：到2019年3月的这个时候，北京还有很多的企业，还要求出纳必须是北京户口或在北京有买房产的，而更多的企业主管看到这样的招聘广告，也觉得出纳是应该用本地人；这是不是可以说明他们没内控的思维与做法？已经21世纪，还这么糟糕？！
内控、内控，只有你想不到，没有你做不到；解决财务的工作问题，经常要结合多方面的配合，而这些都是财务人员事前要去思考、模拟、协商的。这就是我今天想说的。
齐至德（DALECHI）于东莞 2019-3-30
财税微波 “齐哥说”专栏独家供稿人
DALE CHI (齐至德)，国际内部稽核师 (Certified Internal Auditor，证书28899号)，私立逢甲大学会计系毕业，专长中国关务税务及外汇实务、管理会计、内稽内控、人力资源管理。
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