用严整的编辑出版工作程序保障《辞海》质量
编者
本文刊登于《出版与印刷》2017年第2期P11-16
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摘要
《辞海》在长期的编纂实践中形成了一个质量保障体系，包括思想、组织、规范、程序四大方面，每个方面都有明确具体的要求和行之有效的经验。《辞海》的编辑出版工作程序，其实质在于充分发挥集体的作用，通过一系列制度性的工作环节，以集体的力量来弥补个人力量的不足，从而尽量减少错误，保障《辞海》质量。
关键词
《辞海》；出版工作程序；质量保障体系
《辞海》之所以能成为精品，并且每修订一次质量就提高一步，是因为在长期的编纂实践中逐渐形成了一个质量保障体系，大致包括思想、组织、规范、程序四大方面，每个方面都有明确具体的要求和行之有效的经验。张敏女士的文章已经从总体上对这个体系做了介绍，本文拟对其中的编辑出版工作程序再作较具体、深入的阐述，以备出版界同仁参考、借鉴。
一、总体设计阶段
《辞海》已经进行过五次修订。每次修订都绝不是只对前一个版本做些小修小补，而是在保持《辞海》固有特色和框架结构的基础上，根据客观世界的变化、人类社会的发展、科学技术的进步等，并综合考虑目标读者的查检需求，决定如何进行修订。因此，从编辑出版工作程序的角度来说，每次修订都与重新编纂几乎相当，始自总体设计工作。
《辞海》编纂工作并不从作者开始，而从编辑开始。《辞海》编委会下设辞海办公室（又称“辞海编辑部”），由上海辞书出版社的若干编辑组成，承担稿件审核加工之外的全书责任编辑职责（稿件的审核加工由各个编辑室承担）。一般是在某个版本出版满五年时，就要启动修订工作。辞海办公室汇集、整理五年中读者在使用《辞海》过程中提出的意见或建议和作者就《辞海》的进一步完善提出的建议，组织参加《辞海》编辑工作的骨干编辑座谈，听取意见和建议。之后，在主编和兼任《辞海》副主编的上海辞书出版社社长指导下，拟出包括方针原则、本版特色、基本框架、组织架构、编排方式、时间进度、工作流程等内容的编纂方案草案，提交编委会或主编会议研究决定。
编纂方案确定后，由辞海办公室组织实施。首要工作是根据本次修订的特点和各界人士的意见或建议，本着传承与创新相统一的原则，拟订《辞海》编纂体例草案。编纂体例按照大型综合性词典的性质制订，内容力求详细，是实际操作时必须遵循的具体规范。各种符号的使用，条目释文的字数控制，都严格按统一规定做。打开《辞海》，其行文格式如出一人之手，就是全部参与者都遵照体例的结果。
编纂体例主要对收词原则、释义原则、释文行文方式、插图配置原则等做出甚为详细的规定；还要对条目的技术规格提出统一规则，涉及词目的定名，条目的分级和相应字数控制，释文范围，编写顺序，释义用语，举例和引文的格式，字形，注音，纪年，古地名加注今地名，夹注外文的范围、格式和汉译名的确定，别称的写法，参见系统设置，义项符号，标点符号用法，数字用法，量和单位用法，等等。体例草案经过参加《辞海》工作的各位资深编辑讨论、定稿后，由辞海办公室将之与编纂方案及一些必要的参考资料合在一起，编印为一本《辞海编纂手册》，发给全体参与《辞海》修订工作的人员，以便于参照执行。
二、作者修订阶段
《辞海》所收条目，约有三分之一为普通语词条目，其余三分之二为百科条目，内容涵盖古今中外哲学、社会科学、自然科学、技术科学方面的几乎所有领域。根据《辞海》的这个特点，修订实行分科主编负责制，并由主编会议研究确定各个学科的分科主编。总体设计基本确定之后，辞海办公室会同各个编辑室联系分科主编，共同商定修订条目和新增条目的作者人选。
在条目撰写之前，各个学科需要先提出词目单（相当于一般图书的编写大纲）的修订方案。这由分科主编负责实施，包括两个方面：一是增补新的条目，首先是增补反映近年来国内外形势发展变化和文化、科技进步的新条目，其次是增补过去被遗漏的某些词语。二是精简一批条目，包括少量重复的条目（对其中一条或删去，或改为参见条）和过专过细、与综合性词典的性质不合、缺少查阅价值的条目。分科主编初步拟定的词目单由出版社进行三级审核，必要时还要召集相关领域的专家、学者进行论证。同时，辞海办公室还要从全书框架结构角度对各个学科的收词提出如何平衡的意见。最后由分科主编根据集体的意见或建议，将词目单定稿，并分配给各位作者，开始条目的编写。
新增条目虽然数量相对较少，但是工作量不小。作者要收集大量资料，在较为全面地掌握词目概括代表的知识信息的基础上，进行分析、归纳、提炼，最后根据条目级别的大、中、小浓缩成相应字数的条目，并且在表达形式上还必须切实执行体例的统一规则。予以保留的条目通常占绝大多数，作者需要逐一审核修改。修改着眼于求新，包括援引理论上的新论断，阐述我国法律的新规定，介绍科学技术上的新发现、新发明及反映新的情况，执行新的规范，引用新的数据等。与此同时，弥补原来释文中的缺漏，改正差错，对释文中与其他条目重复的、累赘的和不合适的内容予以精简。
在作者修订的过程中，各位责任编辑与他们保持经常联系，了解进度，解答体例方面的疑问，有时还要帮助提供一些文献资料。
作者完成的条目稿件由分科主编审定。一方面是复核保留条目的修订工作，对改得对的地方予以肯定，对改得不对的地方或者作者未发现的问题进行修改或者增补。另一方面是对增补条目的政治性、思想性、科学性、知识性和稳定性进行审核，同时也对体例问题予以关注，发现问题及时进行处理。
三、条目合编前的编辑工作
分科主编审定的稿件送到出版社后，出版社按照编辑工作的流程规范进行编辑处理。
任何出版物的生产都离不开编辑，但由于出版物的种类不同，编辑在其中的地位和作用也不同。学术著作、小说等的编辑工作量相对来说较小，而《辞海》的编辑工作量就非常大。可以说，各学科交稿后，从作者方面来看已百分之百完成任务，而从编辑方面来看，这些稿件还仅是未经雕琢的“璞玉”。从各版《辞海》的编纂出版实践情况来看，稿件在出版社各环节的流转时间约为作者撰写稿件时间的三倍。
出版社对条目稿件先安排相应学科的编辑初审，然后由编辑室负责人复审和出版社负责人终审。因时间较紧，人手不足，一部分稿件的复审和终审工作委托给上海辞书出版社和兄弟出版社的退休编审代理。
任何个人都可能由于种种原因而出现疏漏，《辞海》稿件的撰写同样如此。送交出版社的条目稿件虽经作者琢磨，但因个人的认识有其局限，仍难免有疏漏之处，某些学科部分中疏漏还比较多，需要花大力气来匡正弥补。大部分审稿者以严肃的态度认真把关，提出了详细的审稿意见。突出的如编纂第五版时，某个收400余个条目的学科，终审意见有21页（16开纸）；某个收900余个条目的学科，终审意见有22页；某个有1700余个条目的学科，复审意见有99页。当然，审稿者的意见并不一定都正确，但他们确实发现了大量问题，对保证《辞海》的质量作出了显著的贡献。
审稿者对稿件的各个方面都有许多意见。如就词目的增删而言，在作者所增的词目之外，审稿者又提出了一些可增的词目；在作者所删的词目之外，审稿者又提出了一些可删的词目；还提出，某些已增的词目可以不增，某些已删的词目可以不删。与此同时，审稿者更对具体条目释文中的不当之处提出意见，一一标注在稿面上，其中有一些颇为重要。如“医学”条原来说“中国医学有中医和西医两个体系”，审稿者认为这样说欠妥，宜参照宪法的提法，改为“传统医学和现代医学两个体系”，因我国的传统医学除中医外，还包括藏医、蒙医等少数民族医学；又如对普通语词某个部首的条目，审稿者指出，作者对这部分稿子做了大量工作，但较多地着力于增补内容，而对原先存在的错误反较疏忽，审稿中指出并修正了不少错误。
三级审稿对稿件提出的各种意见或建议，由各个学科的责任编辑负责在进行编辑加工整理时反映到稿件中。对审稿中建议再增补的条目，责任编辑与分科主编沟通后安排专人补写；对建议予以删除的条目，提请分科主编做出决定。对释文中的各种问题，凡是涉及学科专业知识的，编辑整理汇总后一并与作者商量修改，其他问题则一般由责任编辑直接予以处理。
词典不同于其他著作，有其特殊的规格；《辞海》又不同于其他词典，有它自己的体例。这些，初次参加或经验较少的作者是难以掌握的，因而写出来的条目或所作的修改难免有不合体例之处，须逐一解决。尤其是新增条目，不合体例的问题比原有条目多得多，编辑加工的任务相当繁重。如某个学科的编辑在审读加工记录单上写道：“这次增补了约80个新条目，编辑加工花的功夫比较多。先是作者写初稿，我在此基础上改了一遍。作者又据此写了第二稿，我又与作者反复协商，又改了一遍。然后，又送作者斟酌，直到现在一稿。对此，作者亦表示满意。”此外，责任编辑在编辑加工整理中还要解决某些资料的查核，与其他学科条目的交叉等问题。
按照一般图书的编辑出版程序，完成编辑加工整理的稿件就可办理审定发稿手续。但是，《辞海》的编辑工作程序有所不同。稿件的审读和编辑加工结束，尚只完成了一个阶段的任务，其后还有几道程序。
四、条目合编后的编辑工作
从作者修订到三级审稿和编辑加工整理，《辞海》的稿件都是按学科（普通语词视为一个学科）分别处理的。编辑加工完毕并经复审、终审后的全部稿件，由辞海办公室将之汇总后，组织力量改按词目的字符特点（以往都是按部首笔画，第六版起按音序）编排，供后续的编辑工作使用。
条目合并后的编辑工作主要有两项——通读和专项检查，这也是《辞海》编辑出版程序中最有特色的工作环节。
1.三次通读
通读由出版社组织部分资深编辑和特约编审进行。编纂第五版时，第一次是通读原稿，十六人分四组进行，保证每个条目都有四人看过。第二次是通读二校样，十二人也分四组进行，并且保证通读的内容与原稿通读不重复，每个条目都至少有三人看过。第三次由四人分别按文科、理工科有重点地通读三校样中的百科条目。在这三次通读中，都专门设有由常务副主编牵头组成的五人中心组，负责复核各位通读人员提出的意见，决定是改还是不改，如要改该怎么改。
通读中提出的意见，前两次都有一万多条，第三次较少，但也不下数千条，总数当在三万条以上。这三次通读对保障《辞海》的质量起了极大的作用。为什么已经完成图书编辑出版一般流程的《辞海》稿件还要进行通读，而且要有三次之多？
第一，各学科的条目之间有千丝万缕的联系，按学科分别处理时虽然做过一些交叉处理工作，但是受到主客观条件的限制，缺漏尚不少，以致条目之间存在着种种不统一、不平衡、欠呼应和互相重复之处，有待通读时发现和解决。
第二，一个条目的内容往往不完全局限于一个学科，而条目都是分学科编写的，常因作者和责任编辑在专业上的局限而带来一些问题。通读者从其他有关学科的角度以至全书的角度考虑，可以发现和解决这些问题。这大致包括几种情况：
（1）词目有不同学科的含义，本应分列相应的义项，但只有一个学科列了这个词目，其他有关学科未列，以至义项残缺，通读时予以弥补。如“传播媒介”原仅有“传播病原体的媒介”义，后增补“传播活动中承载、传递信息的中介物”义。
（2）词目虽只有一个含义，但并非为某一学科专有，而仅从某一学科的角度释义，便造成以偏概全，通读时予以纠正。如“政治标准”条由文艺理论学科编写，定义为“文艺批评中检验作品的思想政治倾向的标准”，并据此展开说明。通读者指出，“政治标准”并不仅仅是一个文艺理论概念，而是在社会生活中广泛使用的，后将定义改为“社会生活中人们从政治上衡量事物的标准”，并据此展开说明。
（3）条目中所包含的主稿学科以外的内容，如有问题，主稿学科的作者和编辑有时难以发现，而专业范围广泛的通读者则有可能发现。如“伽罗瓦”（法国数学家）条中说“因参加法国大革命两度被捕入狱”，通读者指出，法国大革命发生于1789—1794年，而此人出生于1811年，不可能参加法国大革命，故将“法国大革命”改为“政治活动”。
第三，前一版《辞海》出版后发生的情况（包括新的提法、名称、数据等），有些在通读之前已在修订的稿件中有反映（或仅在一部分条目中反映，而另一部分条目未反映），有些则在通读之前没有反映。凡未反映的，都要在通读过程中予以处理。上一次通读后发生的新情况，在下一次通读时处理。
第四，稿件虽已经过三审，仍难免留有各种疏失，需要在通读时再把关。一次通读可以发现和解决一大批问题，但不可能毕其功于一役，因此在时间允许的条件下再读第二次、第三次，结果又发现和解决了许多问题。
2.专项检查
在通读的同时，由专人对条目中的一些项目分别进行专门检查，发现问题，逐一解决。这是保障《辞海》质量的又一有力措施。这些项目，每一个所涉及的范围都极其广泛，而在作者修订和编辑加工过程中，由于各种主客观原因，处理上存在着口径不一、不尽准确、既有缺漏又有赘余等问题。因此，需要由对这些项目有较丰富知识的编辑人员作集中统一的检查处理。专项检查的内容包括以下各个方面。
第一，字形检查。主要查核按体例规定给词目中的简化字括注繁体字或异体字时，是否有该注而未注的，或不必注而多注的，所注是否正确。字形检查在原稿和二校样上各进行一次。
第二，注音检查。主要查核按体例应注音的复词是否已注，注音是否准确，而按体例不必注音的是否多注；单字所注的音是否完备。注音检查在原稿、二校样上各进行一次。
第三，中国地名检查。主要查核条目中提及的今地名是否因行政区划变动而应作相应修改；条目中提及的古地名是否已括注今地名，所注今地名是否准确。中国地名检查在原稿、二校样上各进行一次。
第四，外国地名检查。主要查核已经更改的外国地名（包括国名）在有关条目中是否已做相应修改；条目中提及的外国古地名是否已括注今地名，所注今地名是否准确；外国地名的汉译名是否合乎规范；是否已按体例括注外语，所注外语是否准确。外国地名检查在原稿、二校样上各进行一次。
第五，外语检查。主要查核加注外语的范围是否符合体例的规定，漏注的补上，超范围的删除；与外语词对应的汉译名是否符合有关规范，释文中提及的外国人名、地名等的汉译名与专条的词目是否一致；所注外语的语种是否符合“名从主人”的原则；所注外语是否准确，是否符合相应语种有关大小写、斜体字母使用、冠词使用、标点符号使用、转行等的规范。外语检查在原稿、三校样、四校样、五校样上各进行一次。
第六，参见系统检查。为方便读者较全面地理解条目所述内容，《辞海》设计了较为复杂的参见系统。按释文中是否出现被参见词目、释文的详略、词目所指范围与被参见词目所指范围的交叉情况等，体例规定分别采用的方式包括在有关词语左上角加“*”符号，用“参见”二字指引被参见词目，或用“详”字、“见”字、“即”字指引被参见词目等。参见系统检查时，主要查核各种形式的参见标志用得是否符合体例规定，能否准确表明参见的性质；本条内容是否确实相对不完整，需要参见其他条目；参见标记所指向的参见对象是否存在，两者的字面形式是否一致；有关条目内容是否确实存在对应关系而可参见；具有对称、从属关系的条目之间是否建立了相互呼应的参见，等等。参见系统检查在原稿、初校样、三校样上各进行一次。
第七，图片检查。第一版到第四版的《辞海》都只配3000多幅黑白线条图，从第五版起，在仍然保留原有黑白本（包括三卷本和缩印本）的同时，增加彩图本。为此，共配置了1.6万多幅插图，其中除沿用一部分原有的线条图外，大多数是新增的彩色照片。为了保证图片的质量，上海辞书出版社设立由学科编辑和美术编辑组成的《辞海》图片组，专门负责对全部图片进行检查。这方面工作主要包括：检查图片是否符合政治性、思想性、科学性、知识性的要求；检查配图是否平衡，确保重要条目的配图不遗漏；检查条目的内容是否适宜配图，杜绝不必要的图片阑入；检查图片与释文内容是否一致，根除“张冠李戴”；检查配图是否到位，确保与文字内容相辅相成，防止牵强附会；检查图片是否美观，确保图片有良好的视觉效果；按照体例规定检查图名是否符合规范，能否反映条目的主题；对带有图注的图片，还要注意检查图注是否与释文内容相呼应，等等。图片检查在原稿、初校样、三校样上各进行一次。
通读时一切问题都在斟酌之列，而在专项检查中，有关人员除了认真履行本职之外，也提出了许多顺便发现的其他问题。计算起来，在条目稿件合编之后，就大多数条目而言，细看或浏览过的有十几人次之多，可谓层层设防，严格把关。此外，《辞海》的校对工作也与普通图书不同。普通图书一般只出两次校样，进行三校一读，而《辞海》要出六次校样，由专业校对人员共进行十多遍校对。这也是保障《辞海》质量的十分重要的环节，其意义不仅在于发现和纠正排版过程中发生的差错，而且还在于发现和纠正了一批原稿上存在的差错。比如：内容不合逻辑，如“加拉罕”条说“1926年8月回国。后在苏联‘肃反’中遭枪决。再度任副外交人民委员”，句子次序颠倒；“定势”条说“由舒曼（1886—1940）在1889年提出”，据此，舒曼提出“定势”时只有三岁，显然有误，其生年实际上应是1863年。错字，如“商鞅”误作“商鞍”，“貂蝉”误作“貂掸”，“肄业”误作“肆业”，“制冷剂”误作“制冷制”。漏字，如“支持各被压迫民族的民族解放运动”中漏“被”字，“花剌子模”中漏“花”字，“石家庄市”中漏“庄”字。小数点多余，如“巽他海峡”条“西口最深达17.59米”中的小数点应删。配图错误，如“基库尤人”误配“基督显圣容”图。编排错误，如“侯学煌”条误排在“候”字头下。这些事例充分表明校对工作确实是编辑工作不可或缺的延伸和补充。上海辞书出版社历来重视校对工作，注意提高校对人员的素质，尽可能增加校次以保证辞书质量。
《辞海》的编辑出版工作程序，其实质在于充分发挥集体的作用。任何个人的力量总是有限的，无论是在知识范围或工作经验上，都不可避免地存在很多“缺口”，而且任何个人的脑力、体力也不可能在任何时候都始终保持充沛状态，较长时间的持续高强度工作必然导致反应能力、思考能力和记忆力等下降，以致工作发生疏忽性失误。这是客观规律。《辞海》的编辑出版工作程序正是基于对这种客观规律的正确认识，本着一丝不苟、字斟句酌、作风严谨的“辞海精神”，通过一系列制度性的工作环节以集体的力量来弥补个人力量的不足，从而尽量减少错误。当然，现在形成的工作程序不能说已经达到至臻至善的程度，《辞海》的质量也还不能说已完美无缺，许多问题尚有待进一步探索解决的方法、建立新的制度。可以说，为提高《辞海》质量的努力是没有止境的，业已形成的工作程序也必将在今后的修订工作实践中得到进一步的发展、完善。
（作者单位：上海辞书出版社）