主数据的三生三世

图：十二少摄于重庆九寨沟——九凤瑶池

字数：1351字

主数据第一世

在单套简单的软件中，比如财务系统里面的总账，这里没有主数据这个说法，我们一般叫做静态数据和动态数据。

静态数据就是基础数据，比如公司目录、客商、会计科目、部门档案、人员档案。

动态数据就是业务数据，比如会计凭证。

虽然这里没有主数据这个叫法，但是主数据的“祖先”应该就是这里的静态数据。

主数据第二世

在同一个平台上有多套软件系统的时候，也没有主数据的说法，但是这些系统中涉及到共享的数据的时候已经让我们有一些困扰了。

比如有一家公司，先上了财务系统再上人力资源系统。这个时候，人员档案和公司目录经常会发生冲突。

人员档案的冲突：

因为财务部门对于人员档案的要求非常低，只需要添加人员档案的姓名，再任意编一个只要不重复的人员编码，对于做凭证来说就已经满足需求了。可是人力资源系统对与人员档案的添加要求就非常高，要录入相关联的身份证号码、人员编码一般是有规则的工号，还要录入其他比如籍贯、生日、联系方式等非常非常多的人员信息。

如果在同一个平台上，后上人力资源系统就会产生对于先前财务部门已经使用过的人员档案无法修改的问题。如果遇到重名的，还需要去跟财务部门协商清楚到底是如何区分重名人员的姓名的。

公司目录的冲突：

财务部门在进行财务核算的时候，一般是根据公司在工商局登记注册的形式进行组织机构划分，但是人力资源部门，一般是根据内部管理的需要进行组织机构划分。

比如人力资源部门对内部人员划分后形成了一个叫做技术中心这样的部门，但是对于财务部门来说，这个技术中心里面的人员其实是好几个实体公司的人员组成的，财务核算的时候需要根据每个人员所属公司的不同，进入不同的财务账套进行会计凭证的编制。这个时候，就会出现财务系统和人力资源系统基础数据的划分方式不一致，导致统计口径的差异。

但是系统少的时候还好，比如只有两个系统的时候，两个使用部门之间协调一下，新增共用档案的时候由一个部门发起，另外一个部门审核，信息部门操作添加，也还能应付，还没有需要主数据管理系统这样迫切的需求出现。

主数据第三世

当公司已存在很多套系统，比如财务系统、人力资源管理系统、物业管理系统、房地产管理系统等等，且都不在统一的一个平台上，此时，假如要新增或者变更所有系统都会使用的共享档案，就会非常麻烦。

比如申请新增某个档案的时候，就需要去每个系统里面都查询一遍，看是否已经存在，如果都不存在，才能新增一个，然后又需要去每个系统里面都增加一遍，如果遇到变更或者封存，也是要去每个系统里面都操作一遍。

除了操作麻烦，还会产生很多其他的问题，比如：如果没有制订共享数据统一的添加规则，或者制订了规则又由于系统太多，不能很好地执行，又会导致之后的数据无法汇总，数据不对应，数据统计出问题。

此时，就产生了对主数据管理系统的强烈需求，也就诞生了主数据的说法，简单来说，就是集成系统之间的共享数据。

主数据管理系统

从主数据管理需求的诞生，我们可以看出，主数据管理系统的功能主要是用于多个系统之间的，或者是被集成的各个系统之间的数据申请、下发、同步，高级一点的可能会有设置系统之间数据映射关系、规则校验、垃圾数据清理的功能，辅助的一些功能应该是数据的导入导出，或者再增加一些对于数据申请的便利性功能，比如批量新增，批量删除之类的功能。

也就是说，主数据管理系统重点在于优化集成系统中基础档案的行政管理（*注1）的工作。对于数据的业务管理（*注2）工作，还是需要业务人员的专业素养来管理。

*注1 行政管理：数据的新增、变更、移动。

*注2 业务管理：数据的实质，比如物料名称的专业性叫法，客商名称是否和发票保持一致。