疫情当前，采购勇往直前的同时要避免成为背锅侠
左手职场.右手采购
有故事.有方法.有工具
2020年2月6日
这是2020年第015篇原创文章
总第286篇原创文章
全文2150字，阅读时间约5分钟
关键时刻，人家左右逢源，采购是猪八戒照镜子。什么意思呢？就是采购到了是你应该的，采购不到或者采购错了得自己扛着。这句话听起来是不是很熟悉？
江苏卫视《非诚勿扰》的主题歌的第一句是：往前一步是幸福，退后一步是孤独。
对于采购来说，如果稍不留意就变成了：往前一步背锅侠，退后一步没出路。
往前一步背锅侠：谁让你没经过授权，跑得那么快的？
退后一步没出路：采购，采购，采购不到东西，当然没有出路。
最近最让采购们头疼的是什么？
买不到防护用品！尤其是口罩！
采购们怎么办？
各找各的渠道，各显各的神通。于是采购们忙于“奔波”在各个采购互助群里。悲剧也因此一幕一幕上演着：
采购1：买了一批3M的N95口罩，以为幸福来得太突然，结果发现是假货！更要命的是，卖家人找不到了！
采购2：买了一批一次性医用口罩。数量足够，价格也给力（1.5元一只），也有相关资质。可是居然开不了发票。这是公对公，怎么采购啊！
采购3：从群友那拿了一些口罩，到货了发现这批货没有相关资质。
采购4：居然买到了一批“三无”产品！因为买的急，没顾得上签协议。而且是预付款，还没法退货！
采购5：买到了一批口罩，从来不夸采购的老板也竖起了大拇哥！后来发现产品批号和资质的批号对不上，有可能买到假货了！老板也变了脸：花了高价却买到了假货。而且高价购买也没经过我的批准...
这些案例中不乏一些老采购。按理说，身经百战的他们不应该掉进这些坑啊！嗯，那是通常的情况。
现在是一罩难求，全市场没货。而根据规定，没有口罩就不能生产，所以压力全都加在了采购身上（其它物料采购，包括原材料采购咱们改天再聊）。
这让采购们的责任感和焦虑感一下子同时爆棚。于是就只想着怎么能够第一时间采购到口罩保证生产，而忽略了应该有的上报、对货物来源的审核、签订采购合同，等等常规的操作。不知不觉就成了背锅侠。
到头来采购觉得自己开始很主动，最后其实很被动，很委屈。领导觉得采购开始很神勇，最后其实是冒进，不给力！这是一个不折不扣的双输的局面。
疫情当前，采购如何避免成为背锅侠？下面分别有“对外”和“对内”几个小贴士：
对外（供应商）
【01】关注物料的来源
物料的来源决定了它是不是符合要求的。举个例子，医用口罩生产企业需要持有如下图的医疗器械生产许可证。如果你采购的口罩来自没有这个许可证的企业，那你的口罩本身就是不合规（格）的。
再比如，你是直接从制造商那里采购，还是贸易商？是本土采购还是进口？不同的采购渠道需要关注不同的点。
【02】审核相关资质文件
比如，消毒产品用到的材料需要如下资质文件。而且拿到资质文件后要验别真伪。
1） 生产企业卫生许可证
2）产品备案凭证或者卫生许可批件
3）产品安全评价报告
4）产品合格证
【03】 采购合同还是要签的。
在“要做好采购，就要构建你的两道“护城河””一文中，我提到“采购合同是采购对外的护城河”。它规范了买卖双方有所为和有所不为。
为什么这么说？
因为采购合同是买方与卖方之间，就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项，经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，以便合同双方共同遵守和履行。采购合同是经济合同，双方受合同法保护和承担责任。
有效的采购合同管理可以给企业带来财富， 不良的采购合同管理会造成经营亏损。若企业拥有完善的采购合同管理制度，并可以高效地组织实施，则可以提升企业的市场竞争优势，使企业获得更高的经济利润。
那时间紧急，来不及签订采购合同怎么办？
用采购订单作为“事实合同”吧。一般的采购订单里除了规格、价格、数量、送货时间等基本信息之外，都会包含最基本的商务条款，比如付款期，检验条件等。比较规范的企业常常给每个采购订单附上“商务条款和准则”，英文叫Terms and Conditions。这样可以有效地保证买卖双方的合法权益。
【04】事情本身的性质
这个界定的标准是：是否合规？
比如如果交易金额较大，但是不能开发票就容易牵连到一些不合规的操作。如果数额很大，就可能有洗钱的嫌疑。
对内（老板和相关部门）
【01】公司的文化和环境
你们公司的容错度高吗？容错度高的公司更容易赋能员工，员工也愿意因此更加积极主动，充分展现主人翁责任感。
举个海底捞的例子：
一线普通员工有给客人先斩后奏的打折和免单权。不论什么原因，只要员工认为有必要都可以给客人免一个菜或加一个菜，甚至免一餐。这等于海底捞的服务员都是“经理”，这种权力在其他所有餐馆都是经理才有的。
海底捞的筷子比一般的筷子长些，因为员工发现顾客涮火锅时手容易为热气熏到，加长筷子长度则可巧妙解决这一问题。
海底捞发现客人拿漏勺涮食菜品时容易烫手，便发明“东方明珠”来固定漏勺。
相反，在容错度不高的企业，采购还是保守一点。否则很容易背锅。
【02】该上报的一定要上报
公司的容错度再高，该上报的也一定要上报。在购买口罩这个场景里，涉及到以下方面的需要上报请老板/管理层做决策：
1）价格涨幅很大，比如超过30%。
2）购买到了假货，无论是否已经造成了广泛的影响。
3）不同寻常的渠道，可能会牵涉到公司的利益。
【03】团队的理解和支持
特殊时期需要一些特定的流程。比如说，你买到的口罩没有“医用”两个字，不符合产品描述。但是规格参数是可以满足要求的。这个时候，采购要找到使用人，比如EHS负责人或者厂长，沟通确认是否可以接受，并将结果记录在案。
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