Word!你自己写去吧

大家晚上好~

1、自动编号

讲起“自动编辑”,第一个要讲的就是自动编号了。

如果我们手动录入编号,后期修改就非常麻烦且浪费时间。五星推荐使用Word自动编号功能,word自动添加序号,而且序号格式形式随意换。

如果我们要对文本内容的顺序进行调换,用手工编号就非常麻烦了呀。使用自动编号的情况下,就非常好玩了。

按【alt+shift+↑\↓】快捷键就可以快速向上\下调整段落顺序,效果图如下~

2、批量修改标题

如果仅仅是对标题的字体格式作调整,你会不会觉得每次都要通过【修改样式】对话框修改有点麻烦?

嗯,别说,就连达人哥我自己觉得这样也挺麻烦的。好在Word也意识到了这个问题,所以呢,它给我们又提供了一种便捷的样式修改方法。

我们先对某一个一级标题直接修改字体格式:

然后,直接到【样式库】中的标题1样式上面单击右键,选择【更新标题1以匹配所选内容】命令,所有应用了【标题1】样式的段落就会顺间更新!

更多修改样式方法戳👉修改样式的三种方法点击蓝字回顾。

3、自动目录

对于标书、论文等长篇幅文档来说,目录是一个非常重要的组成部分。这里先假设我们已经对文档的各部分做了编辑,向大家说明创建自动化目录的方法。

①添加独立的目录页。定位到文档开始位置,如果文档没有封面的话,可以按组合键【Ctrl+Home】,然后添加分节符:【页面布局】-【分割符】-【分节符(下一页)】:

②添加分节符后,Word新增加的一页会是这个样子:

在新页面中,依次单击【引用】-【目录】-【自动目录1或2】,这样就会自动在当前位置中创建一个自动化目录。

这样创建的目录,默认会将3个级别的标题添加到目录中。如果文档中有超过3级的标题,将不会出现在目录中。

③如果想自定义目录的标题数量,可以直接单击上图中的【自定义目录】,在对话框中设置【显示级别】即可,比如显示级别为2或4,最多可以显示9级标题。

更多关于创建目录知识点戳👉聊聊创建目录那些事儿 点击蓝字回顾。

4、自动图文集

巧用自动图文集输入带格式文本块

自动图文集是Word中一直备受小伙伴们喜爱的保留功能,现在该功能已经归属到【文档部件】中了,利用这一功能可以快速录入一些具有复杂格式的文本块。比如将公司名称、地址、邮编、邮箱、联系电话等一组信息,提前设置好格式,并添加到自动图文集,并为之取一个易记的名称,等下次需要使用的时候,只要是在本机上,只需要输入这个名称,按照Word的提示按下回车键,就可快速将这一组信息录入到文档中。

添加自动图文集的方法是:

再来看下应用效果:

自动图文集不仅能添加文本块,还可以添加文字+图片。

更多关于自动图文集知识点戳👉效率 | 三个快速录入文本的技巧 点击蓝字回顾。

5、自动更正

Word的自动更正功能除了能存储纯文本,还能存储图片、图形、表格方便以后的调用。(命名规则:不区分大小写。)

将经常使用的图形或者表格,这里以复制一张图片为例,【Ctrl+C】复制后,单击【文件】选项卡,在弹出的【word选项】对话框,选择【校对】选项,单击【自动更正选项】按钮,进入到自动更正列表。

在【自动更正】选项卡,在替换为选择【带格式的文本】,在替换对话框输入印章,回车确定。

操作完成以后,在文档里输入【印章】,就能将印章二字替换为图形。同样,将常常需要调用的图片(公司logo)或者表格等等,这些重复性的工作就交给word吧!

操作动图如下:

更多关于自动更正知识点戳👉谈谈word自动更正 点击蓝字回顾。

5、书签功能

word为我们提供了三种书签功能,详情如下:

  • Word的“欢迎”标签

  • 利用导航窗格定位

  • 添加和定位书签

今天和大家说一说Word中的书签功能。需要频繁编辑同一个文档的时候,我们经常会遇到这样的提示:

Word可以记录下用户退出文档编辑时的最后位置,再次打开文档看到这个提示后,可以单击这个提示“标签”快速跳转最后编辑的位置。

但是

这样只能定位到编辑到的文档位置,而且有时还不一定能看到它……比如打开文档后做了滚屏或其他的一些操作,它就会消失。


可能你还会说,我还可以使用导航窗格呀!

对,没错,在使用了标题样式的文档中,在导航窗格中也可以快速的跳转到指定的标题位置:

在上图所示的导航窗格中,只要单击其中的一个标题,Word就会立马跳转到指定的标题位置。


又一个但是

除了导航窗格以外,我们还可以有一种灵活的方法,作为导航窗格的有力补充——书签

由于导航窗格只能定位到标题处,所以对于超长文档的编辑定位可能还是有一定的局限性,比如我们在标书或论文中有某几处描述段落是非常重要的,但是呢,它们可能并没有和标题在同一页中,此时我们可以为它们分别添加书签:

添加书签

先选中文字段落,也可以直接定位到某一位置,然后单击【插入】选项卡中【链接】功能组中的【书签】命令,在弹出的对话框中,输入书签名,再单击【添加】命令,即可在文档中添加一个书签。

定位书签

依次单击【开始】-【编辑】-【查找】-【转到】命令,或直接按快捷键【Ctrl+G】调出【定位】对话框:

在【定位目标】中选择【书签】,然后在右侧的书签列表中选择文档中已经添加的书签名称,再单击【定位】命令,即可快速定位到指定的书签位置!

Word能实现自动的功能还很多,欢迎小伙伴在文末留言分享~
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