我们已经执行了 ERP 系统，为什么还要使用 BPM 系统？
许多在我就职于业务流程管理(BPM)系统供应商期间打交道的IT人员和最终用户总是询问我，“我们已经执行了ERP系统，为什么还要使用BPM系统?”这实际上是一个非常好的问题。毕竟，ERP被指望能够使业务流程实现一体化和自动化。并且现在一些主要的ERP供应商已经将工作流程系统作为他们产品的一部分。
BPM系统提供一种能够使组织管理(计划、执行、控制、监控和改进)业务流程的景象，这些业务流程独立于配置在组织中的业务系统(ERP、SCM、CRM等等)。
BPM系统协调地组织业务流程
业务流程管理(BPM)系统从始至终执行着业务流程，并将流程中的各种活动联系在一起。BPM系统的工作流程服务将工作从一个执行者(最终用户)传递给另一个执行者。这样，在任何一点的执行者都能及时地知道他或她被指派了什么工作，做这项工作被赋予什么权利，以及这项工作应该何时完成。因此BPM系统将活动和流程和谐地编织在一起。而另一方面，ERP系统是事务处理系统，这个系统使事务处理自动化并将不同功能的数据综合起来，但是它无法从始至终协调地组织业务流程。
考虑一个例子——销售定单流程，在ERP系统中这个流程包括以下事务的执行，定单文件的生成、船运文件的生成和账单文件的生成。实际上这三项事务可以分别地交由三种不同的执行人员执行，他们分别来自营业部、仓库和会计部门。ERP系统避免了三种执行者的重复数据输入，但是，ERP系统从不提醒仓库主管或者会计主管前道工序已经完成，现在轮到他们来完成业务了。结果执行者们需要外部提示(人工干涉)来完成这些指派的任务或活动。
BPM系统使业务流程透明化并改进运作的执行方式
在“非BPM”环境中进行的业务流程对于流程执行者和他们的监管人员都不透明。正如上文中所提到的，流程执行者并不知道任务何时被指派给他们，因此也就不知道与该工作有关的权限和完成截止日期。同样地，流程监管人员也对瓶颈、延迟和意外等一无所知。流程监管人员需要通过外部刺激来对延迟和意外做出反应和回应，例如，来自客户或销售主管的电话报告说发货延迟了，或者来自供应商的电话催促迟交的账款。
BPM系统把工作从一个执行者传递给另一个执行者。这些系统能够平衡一组执行者的工作量。一旦执行者接到指派的工作，BPM系统就开始提示他们，并提供给他们完成该工作所必需的权力和活动时间表方面的信息。同时BPM系统也提醒执行者在指定时间内没有完成的任务。如果有工作没有被完成，BPM系统能够通报给监管人员并使其逐步完成。监管人员可以轻易地跟踪每个流程的进展，并积极主动地对意外采取正确的行动或反应。诸如此类的功能使得组织能够消除延迟和低效，作为回报将是成本的缩减和收入的增加。
ERP系统本身并不能提供这样的功能。即使是那些拥有工作流程系统的ERP系统，也不能提供综合性的流程计划和流程监控能力。
BPM系统使得企业内端到端的流程管理成为可能
一个业务流程可以被定义为一系列的活动或事务，这些活动的执行通过消耗投入来完成产出。业务流程必须处理信息流逻辑、控制流逻辑和事务逻辑。控制流逻辑决定了活动的顺序，信息流逻辑决定了活动的投入和产出信息需求，事务逻辑决定了产出的价值。
以销售定单流程为例，它由以下活动所组成:
- 营业部主管生成定单文件
- 仓库主管生成船运文件
- 会计主管生成账单文件
这个流程需要销售主管执行信贷控制。例如，如果销售定单超过了信贷限额，那么在仓库主管能够产生船运文件之前就需要销售经理的专门批准。销售经理为了做出决定则需要有关定单细节、信贷限额和信贷历史方面的信息。
作为定单文件事务的一部分，营业部主管必须基于定购的产品、定购单位的编号、销售价格、折扣和适用的关税来计算定单的价值。营业部主管还必须基于库存的数量、生产计划和分销计划来提供详细的交货日期。
在这个销售定单流程中，控制流逻辑决定了定单文件生成之后的活动，它可以是分销文件的生成，也可以是销售经理基于信贷控制的批准文件。信息流逻辑决定什么信息将被提供(投入)给销售经理以及什么信息将从销售经理那里获得(产出)。事务逻辑决定了销售定单和交货日期或销售经理所做决定的价值。
如果要使这个销售定单流程自动化或者IT处理化，那么销售定单的事务逻辑能够由ERP系统维持，而交货日期的逻辑(ATP)能够由SCM系统维持。但是，如果整个流程逻辑(控制流+信息流+事务)在ERP系统或SCM系统中被组合起来，那么IT人员将不得不为扩展ERP系统或SCM系统的工作流程模块付出巨大的努力，以此来覆盖整个流程的范围。这种方法被认为是一次性的练习，并且如果企业的目的是自动化管理企业内的业务流程的话，这种方法便是不可取的。
另一方面，BPM系统使得用户能够轻易地建立控制流逻辑和信息流逻辑。因而，BPM系统提供了一个流程自动化管理的平台，该平台独立于企业的其它信息系统，如ERP、SCM或CRM系统。这使得组织能够首尾相连地管理业务流程。
BPM系统为业务以及端到端业务流程自动化管理的IT用户带来了好处。