那些「暴露」律师专业度的电子邮件及文件命名细节
律师/法务在合同起草与审查工作中，少不了发送电子邮件及文件命名，恰恰是这些每日做的“小事”，可能不经意间决定了客户对你的看法，“暴露”着你的专业度。
正如一份求职简历可以透露求职者的专业度一样，细节决定律师「成败」可能真不是夸大之辞。本篇文章，特摘取合同实训营合同起草审查相关工具方法 一节部分内容，提示律师关注以下几点—
目前，即使微信等多种社交软件让人们可以随时随地沟通，律师在合同起草与审查工作中，仍然会大量使用电子邮件。
而且，很多资深法律人均表示：越是相对高端的、重要的法律事务，越是以电子邮件沟通为主，其他沟通为辅。特别是在提交正式工作文档（包括合同文本）时，以电子邮件提交仍然是更加规范的做法。不仅如此，从法律实务的角度，电子邮件还可同时作为有效证据。
因此，作为工作存档的方式，值得律师多加使用。关于电子邮件方面的使用细节，下列事项值得注意：
1.一般而言，律师应使用律师事务所统一后缀的企业邮箱，而不应该是个人邮箱。
2.电脑、手机上均下载并设置好相应的邮件客户端为宜。例如OUTLOOK、163闪电邮、FOXMAIL邮件客户端等均可使用。
使用邮件客户端有如下好处：
（1）可大量保存邮件，数年间的数千封邮件均可以保存。
因此，这个客户端不仅是收发邮件的，很多时候是沟通记录、文件材料存档的作用。
换电脑时，可以一并拷过去，原邮件记录仍保持不动。
（2）便于移动办公。
配合笔记本电脑，有网络时即可自动收取邮件，车上、飞机上、地铁上均随时可打开办公。随时保存草稿，随时改动，随时再发出。
3.因为律师的工作邮件往往涉及保密，可在邮件签名中增加下列提示：
邮件中增加上述提示能产生一定法律效力。错误收到这封邮件的人，如果擅自泄露，有可能要承担法律后果。
4.邮件中应设置签名，将律师个人信息、律师事务所信息加入，有利于沟通，且有利于律师推广。
02 关于合同及相关文件的命名
1.律师适当注意文件的命名，有利于提高工作效率、与客户沟通的效率。
特别是：无论是在电子邮箱还是电脑硬盘中，好的文件命名便于搜索查找。
2.目前没有比较通用的文件命名规则，但是大体上可参照下列规则：
文件标题（项目或标的）-律所名称或负责律师名称-日期-版本-保密。
示例：
房屋租赁合同（万达广场）-××律师20190805-初稿
增资协议（法天使A轮）-××律师事务所201908-签署版-保密
说明：
（1）项目或标的：主要是因为文件标题可能会存在大量相似，需要通过项目或标的区别开来。
（2）版本：可能是初稿、二稿、正式稿、签订版等。实务中还有修订版（表示修订模式的）、清洁版（表示接受修订模式的），但这意义不大，因为修订模式下点击接受全部修订是很容易的。
（3）日期：律师修订的日期，日期与版本主要都是为了适当区分文件的版本。如果日期足以区分，则不一定需要版本标签。
（4）保密：如果是重要保密文件，则有必要在文件名称上直接注明“保密、保密资料、不得外传”等字样。
3.如果是客户发给律师的文件，已经有适当命名的，则律师修订后回复时，可将文件名改为：原名称-律所名称或负责律师名称-日期。以便与原文件有所区别。另外，除非原文件名称很不适当，否则无须修改。
4.律师应该认识到：如果发给客户的文件，是“新建文档、文档1、文档2”这样的名称，会显得很不尊重客户，而且也不利于客户查找。