科技档案管理：不是谁都能做好的技术活
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科技档案主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的材料以及声像资料等，记录了科学项目的研究步骤、研究重点以及最终所取得的研究成果。科技档案具有专业技术性、成套性、多样性等特点，它既不同于文书档案、专门档案，也不同于科技文件和科技资料，因此需要有不同于普通档案管理的专门工作方法。总的来说，科技档案管理也是一门技术活，对工作人员有着很高的专业技能要求，它要求遵循各类科技档案的形成规律和特点，按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好科技档案，及时、充分地开发利用科技档案信息。
而档案数字化则是通过利用现代化科学技术对档案资料进行数字化，是提升档案管理工作质量的重要手段。在大数据时代背景下，传统的档案管理模式暴露出的问题愈发突显，主要表现为人才储备不足、基础条件不完善、管理制度不健全，档案资源低数字化、低信息化、低智能化现象已跟不上信息化时代发展的步伐。推进档案数字化，使档案信息在短时间内高效、准确被获取，是提高档案管理效率、推进档案工作转型的关键环节，这也是顺应档案信息化发展趋势的必然举措。
科技档案管理的基本原则和要求
集中统一为科技档案管理的基本原则。通过科学地管理科技档案，不仅有利于确保科技档案信息资料的完整性，而且有利于充分地发挥出科技档案的价值。
“四同步”乃是科技档案管理工作的要求，具体内容包括：
下达计划任务与提出科研文件材料要求同步；
检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步；
验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步；
申报、登记和评审、奖励科技成果等与档案部门出示的信息资料同步。
此外，还可参照国家相关部委或单位出台的多种档案标准和条文，例如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2015〕176号）等等。
推进档案数字化管理的思路
1、加强档案人员的专业素质
档案管理工作人员的整体素质对于档案管理质量具有重要的影响。然而，当前科技档案管理人员的专业素养并不高，不能够较为有效地完成档案管理工作。主要原因如下，一是档案管理人员多为年龄较大的老员工，其应用信息技术开展档案管理的工作能力偏低；二是科技档案部门也有一些年轻的档案管理人员，但是他们多不是档案管理专业的，专业工作水平较低 。三是部分档案管理工作由兼职人员进行，这些兼职人员的工作能力不太高。加上，兼职人员流动性较大，不能够保证档案管理工作的连续性。因此，有必要通过开展培训的方法，增长科技档案管理人员在档案管理工作方面的知识。在科技技术快速发展的背景之下，需要对他们进行关于计算机技术方面的培训工作，保证他们充分地利于现代化管理手段开展的档案管理工作。
2、改善档案数字化基础条件
档案数字化基础设施的完善程度关系着档案管理工作与时代接轨的步伐。首先，档案主管部门应高度重视档案数字化经费申报工作，保障必要经费投入，包括可存储电子设备、服务器、报警监控设施、消毒系统等，提升档案资料的防火防潮能力，保证档案的完整性。其次，多措并举增强档案数字化工作对人才的吸引力度，针对非科班出身档案从业人员对档案数字化技能欠缺现象，可新开辟人才引进思路，如公开竞聘、公开招标、外包等形式吸引复合型人才加入档案数字化工作队伍中，指导、督促、推动档案数字化进程。
3、健全、完善科技档案数字化管理制度
档案数字化管理工作离不开制度支撑，制度化和规范化管理制度是档案工作得以顺利开展的重要保障，档案部门应从档案数字化管理的需求出发，结合组织结构、工作需求制定配套的档案管理制度，做到明确档案数字化管理内容、明确各级管理人员责权、明确奖惩措施，并实时结合工作实际不断完善管理制度，优化工作流程，增强管理人员责任意识，以便提升档案数字化管理工作实效，顺应数字化发展大趋势。
参考文献