会议本无错

关键词：会议、沉闷、冗长、无错

会议，在当下已经成了贬义词，什么该死的会议，垃圾会议，无聊的会议等等，仿佛成了过街老鼠，人人喊打！
会议之于组织，就像吃喝拉撒于人，是件非常稀松平常的事情！
作为一个组织的管理人员，如果说出“假如不用开会，我会更加热爱我的工作”，就如同播音员说“假如不用背台词，我会更加喜欢我的工作”，如同运动员说“假如不用天天训练，我会更加热爱这项运动”等等，很荒唐，对吗？
诚然，目前许多企业的会议召开形式和内容出现了一些问题，典型的现象有：冗长、沉闷、一言堂、发散、低效、不落地等等，这不是会议本身出了问题，而是会议召集的人或是企业导向出了问题，因此而错杀会议，“会议”岂不冤枉？！
的确，目前花在会议上的时间大部分是被浪费了，但解决办法不是停止开会，而是改善会议。
试问，一个没有会议的组织又会变成怎样？
如果一个管理团队有8个人，本来大家一起45分钟说清楚的事情，由于不开会，为了让所有人信息同步，必须一对一沟通，这样就需要有28个一对一的交流，这样花去的时间会少吗。
人们往往抱怨会议浪费的时间，但是从没有人会统计一一私下找人交流所花费的时间，如果一对一拍板不下来，再来一个一对二，二对二......恐怕到那时，人人都会怀念会议的好了。
目前会议普遍开得最大的问题：一是沉闷，大家提不起劲；二是冗长，且没有效果。
所以必须对症下药，寻根溯源，彻底解决其中真正存在的问题。

  • 1/2 关于会议沉闷的问题

这是因为在这种会议上，缺乏各种有效冲突，言论往往被领导压制了，即所谓的一言堂会议。
这属于一个企业或组织的文化和价值观问题，这个企业组织氛围喜欢听喜不听忧，管理层没有兼听则明的胸怀。
不管是同级团队，还是下属成员，会议氛围不允许让每一个人畅所欲言的说出自己的真实想法。
当会场出现部下说出一些问题，对一些管理问题进行批判时，领导显得很不耐烦，认为这不属于他们的职责，他们不应该质疑上级的指令和规定。
领导不能真心站在对方角度、立场上认真倾听，认为执行力第一，其余其次。
员工是明白人，一看见领导嫌恶的表情和不痛不痒的话语，敢说的以后也不说了，想要说的也将意见闷在心里不再表达，久而久之企业形成报喜不报忧的氛围。
会议开到这份上，领导负有不可推卸的责任，因为他没有想好好去挖掘同事们的一些好的想法，要么领导怕冲突，避免紧张局面；要么领导一言堂，认为自己能够全控。
一个有价值的会议，一定是意见纷呈，争论不断，有水平的领导会恰如其分的引导和激发重要的、有建设性的理念冲突，这样才能使与会者保持高度关注，最终才能导出更好的决策。
大家经常在电视中看到一场诉讼，双方律师唇枪舌战，交锋异常激烈，但这却是法官乐于看到的，因为只有这样，才能不会放过一个细节和疏漏，最终的判决才会更加公正。
我们大家看到此景，也会报以会心的一笑，但是事情到了自己头上，却怎么就走样了呢。法官都不怕，一个组织的领导在怕什么呢？
回避值得争论的议题和分歧，不但会使会议变得无聊，而且注定会使议题得不到有效解决，因为与会人，人人都没有走心。
大家普遍都有沮丧感，这种情绪经常会在事后以无意义的私人矛盾或政治斗争的形式表现出来，有些东西，得学学大禹治水，宜疏不宜堵。
即使天天开会的政府、协会组织，也有做的好的。
唐朝有敢犯颜直谏的魏征，唐太宗在魏征死后曾说：夫以铜为镜,可以正衣冠；以古为镜,可以知兴替；以人为镜,可以明得失。朕常保此三镜,以防己过，今魏征殂逝,遂亡一镜矣!这句话充分表明了魏征在领导唐太宗心目中的位置，实现贞观之治也就不足为奇了。
大家在电视上应该经常看到英国议会上，首相发表言论时有时听到台下嘘声一片，议员们可以随时、直接表达不满的意见，也算是另一种形式的红红脸吧。
在追求卓越的过程中，遇到冲突很正常，争论过程不是战争，其目标不是说服对方他错你对，而是发掘事实。
这个过程中谁讲话有权威不应当有长幼尊卑之分，而是看谁的逻辑站得住脚。
作为企业，如果任由问题回避的负面情绪在组织中蔓延，导致组织退化和腐败，难免让人觉得这个企业的管理层有得过且过之嫌。

  • 2/2 关于会议冗长的问题

这往往是会议的内容与形式发生了错位。
会议从时间上划分，有日会、周会、月会、季度会、年会等；

从形式上划分，有当前事务会，有周策略会，有月战略会，有季或年总结会；

从内容上划分，有计划会，有生产会，有营销会，有质量会，有回款会，有经营分析会，有安全会，有培训会，有预算会，有文体活动会等等。
会议召集者，想立即解决组织中存在的所有问题，他们在会议室，坐上2-3个小时甚至5-6个小时一一过堂，预算开支、库存压降、并购、供应商战略、新客户策略、激励方案、品牌定位、项目计划等。
不仅会议内容异常发散，而且与会者有可能一时收不住嘴，从战略说到工序，从工装治具说到并购，想法很好，不幸的是，这只会让会议变得低效冗长，所有人困在那里，所有人都不满意。
那将是一场灾难，因为开会的成本极高，都是一帮顶尖薪酬者。
所以在日本、韩国一些企业，会议都会有一个会议主持人，他会适时又不失礼貌的中止一些发散者的话题，促进会议向正确的方向迈进。
物以类聚人以群分，会议也有它的一套规则，即会议内容和会议形式应该匹配，什么会议说什么事。
第一是日沟通会，它沟通汇报的应是昨、今和明天的事情，譬如车间的班前会，大家站立一排，通报昨天发生的问题，安排今天的工作，预告明天的计划，使大家信息同步，目标一致。
这种会议一般不超过10分钟。
对于一些管理团队，也可以借用这种站立通报的会议形式，每一个人最长60秒扼要通报今天的工作事项，没有要说的不要说，不是每个人必须发言，会议整体时间严格控制在10分钟以内，个别复杂事项会后单独说，不要占用其他人时间。
第二是周策略会，它沟通汇报的应是上周、本周和下周的事情，这个会议优先处理周事务，涉及中、长期战略和不紧急事务可以安排在月度会议上讨论。
周工作会议可以讨论生产发货情况，质量问题情况，对于快消行业，还要关注库存、回款和物料供应情况等等。
会议时间最好控制在90-120分钟内。
第三是月度战略会，这个应该讨论、决策中短期战略层面上的事务。譬如月度经营分析会，未来3个月产销供协同会，资金需求预算会，营销重大战略会，新产品开发会等，讨论的是重要而不紧急的事务，与周会议避开，是为了避免鸠占鹊巢，两种事务都讨论，都决策不好。
月度会议时间最好控制在3-4个小时内，每个议题安排不低于1个小时，3-4个议题，如果议题实在太多，也可以安排一整天讨论、决策，重大问题要充分沟通好。
议题要提前发给与会者熟悉、思考，避免影响会议的有效性。
第四是季度总结会，有两次与半年会、年度会自然重合。在这种会议，以务虚为好，很多外企，将季度会议安排距离公司1个小时车程以外的酒店、会议中心召开，就是为了使大家放下手中繁琐的日常事务，静下心来说说自己工作上一些真实的想法和有建设性的建议，这种地方容易使人敞开心扉。
譬如检讨战略，说说行业趋势，谈谈核心员工培养和提拔，团队建设，企业文化和价值观教育等，什么会议说什么事。
会议时间最好控制在2天内，一般周五、六两天，公私兼顾。
任何事物都是中性的，看你怎么想？
即使垃圾，也是一种放错了地方的资源。大自然创造万事万物，都是精心设计好的，没有一项是多余的。
会议，在今天日益变成一个贬义词的当下，有必要为它正正名，会议本无错，在乎采用人。

作者 : 周洪涛

--- END ---

点击下面二维码，精彩内容每周一、四晚为您呈现。

支持我的创作，

请点文后右下角“在看”，谢谢！

赞 (0)

相关推荐