如何收集整理电子邮件、录音录像、手机短信和照片作为索赔证据材料
作者：姚晓培、马振林
来源：中伦律师事务所（zhonglunlawfirm）
现在项目中，很多的报价文件、洽商变更、往来函件均是通过电子邮件、QQ文件的方式进行双方的往来协商，相关的电子材料就成为证明相关事实的唯一证据。此外，照片、录音、录像、手机短信也是施工过程中能够反映事实的常见证据材料表现形式。
1电子邮件的收集和整理
施工过程中，最为常见的电子资料证据就是电子邮件。电子邮件可以作为证据使用，但电子邮件的证明效力需结合该电子邮件证据的形成过程、是否办理公证手续、电子邮件的内容、发送及接收电子邮件的人员的身份，以及与其他证据的对应关系等因素综合考量，不一定都能被法院认可。
主要的原因包括：第一，电子邮件本身的证明力较弱。电子邮件是从总承包单位控制的计算机中获取的，从技术上看，总承包单位完全可以通过简单的计算机操作，在提取电子邮件证据时对邮件内容进行修改、编辑等操作，因此业主往往会对电子邮件的真实性提出质疑。因此，一般情况下，需要对电子邮件证据办理公证手续。第二，进行电子邮件往来的对方身份不明确。电子邮件的发件主体、收件主体往往都采用匿名的方式，如果总承包单位在使用电子邮件证据时，不能证明对方的身份以及职权权限，业主很可能会主张其并没有发送过该类邮件，而是总承包单位自己注册了一个电子邮件账号，伪造证据。正是基于以上原因，如果总承包单位仅仅提供一份孤立的电子邮件证据，而业主又不认可该份电子邮件证据，则仅凭该份电子邮件证据，得到法院支持的难度很大。
但是，电子邮件毕竟是施工过程中双方进行信息往来的主要平台，也是形成证据材料的主要形式，邮件内容基本上能够反映业主和总承包单位对建设工程施工的相关意思表示，属于合法的证据表现形式，因此总承包单位还是应该将与案情有关的电子证据提交给法院，用以支持自己的诉讼主张。在提交电子邮件证据时，需要注意以下事项：
首先，使用电子邮件公证或鉴定的方式，通过公证或鉴定人员对电子邮件进行必要审查，一定程度上能提高电子邮件证据的可靠性和证明力。根据《电子邮件鉴定实施规范》，鉴定人员在鉴定电子邮件的真伪时，应采取以下步骤：了解邮件形成的过程等相关情况；固定保全邮件；按照相关技术方法，搜索、恢复保存在硬件设备上的电子邮件及其它相关文件和数据；对邮件的真实性进行检验和分析。此外，办理电子邮件公证手续也是一种法定手段。当然，由于工程案件涉及的证据繁杂、公证鉴定费用也不低，可以考虑在第一轮提交证据时先只提交电子邮件本身，如业主对证据真实性不予认可，或是对于特别重要的证据，则采取公证、鉴定方式。
其次，除了提交电子邮件外，总承包单位还应该积极寻找其他证据资料，如业主的函件、录音、手机确认短信等，用以佐证电子邮件记载内容的真实性。
最后，在处理电子邮件证据时，还需要注意以下事项：第一，电子邮件证据要注意留存、备份。第二，对于一些重要事项，总承包单位应尽量同时采用纸质函件方式来处理，避免仅使用电子邮件形式。第三，如果总承包单位要使用电子邮件与业主进行沟通，应和业主在合同或函件中确定双方官方指定的邮箱和邮件联系人，使用官方邮箱进行联系，避免使用QQ等私人邮箱。第四，总承包单位在使用电子邮件与业主进行沟通时，可以使用电子签名的方式，电子签名技术是一种解决计算机网络中信息传输的安全机制，从理论上说，带电子签名的电子邮件证据能够保障“签名”后邮件内容的完整性，且当事人不可抵赖其“签名”，因此带电子签名的邮件具有更强的证明力。第五，总承包单位在使用电子邮件与业主进行沟通后，要及时将电子邮件打印出来，并按时间顺序进行整理排序，保持连贯性，为将来的建设工程索赔打好证据基础。第六，总承包单位在打印电子邮件时，要注意邮件截图的完整性，确保打印出的电子邮件能够完整显示电子邮件的收发人、正文和所有附件。
2word形式的电子文档
以word形式打印出来的总承包单位给业主发送的函件或会议记录，不能单独作为证据使用。因为，word文档是电脑上的一种文字处理器应用程序，它依靠电子技术生成、以数字化形式存储于磁盘、光盘、存储卡等各种电子设备载体之中。word文档极容易被篡改、伪造、破坏或毁灭，数据或信息被人为地篡改后，如果没有可资对照的副本、映像文件则难以查清、难以判断。因此在总承包单位仅提出word形式的函件或会议记录的情况下，往往会遭到业主、监理的质疑，声称word文档属于事后打印，不是当初的版本，而很难获得法院的支持。
应对办法：第一，总承包单位要注意保存向业主发送的word文件的签收记录，可以作为证明word文档真实性的间接证据。第二，总承包单位在以电子邮件方式向业主发送word形式文件时，可以采用电子签名或公证的方式，增强word文档的可靠性和证明力。第三，由于word文档存在极易被篡改的情况，总承包单位在保存函件或会议记录的时候，应尽量采用纸质、PDF等其他方式。第四，虽然word文档存在易被篡改、证明力较弱的问题，但word文档属于民事诉讼法规定的电子证据的范畴，内容涉及建设工程施工，总承包单位在建设工程索赔中提交word形式的函件或会议记录，对于澄清相关事实、支持己方观点，是具有一定帮助的。
3录音录像资料
录音录像资料是对某一特定环境，采用特定设备，通过技术手段对环境现场进行音频、视频的同步记录。录音录像资料的擦写和重复写入性很强，内容极易被篡改，而秘密录制的录音录像资料又可能涉嫌侵犯对方当事人合法权益，因此在搜集、保存录音录像资料时应当特别注意的事项包括：
第一，应尽量采用具有光盘轨迹数字加密功能、与硬盘独立录像、同步存储的同步直接刻录设备，作为录音录像设备。由于光盘本身具有不可人为剪辑的物理特点，可作为第一原始证据，硬盘则仅拿来作同步独立备份，这样既保证了证据第一存储介质原始光盘的真实性和身份确定，又可防止光盘被调包，同时又避免了硬盘异步转刻光盘过程中的修改嫌疑和视听证据地位的丧失。
第二，应该尽量寻找比较安静和不受干扰的地方进行录音录像的录制，确保获得较好的录音录像效果。
第三，在录音录像过程中，应当注意通过谈话交代时间、地点，明确各方谈话者的身份和与谈论事实的关系，在交谈时尽量用全名称呼，同时着眼于事实的叙述、承认或否认，而不纠缠于法律责任的争论，以增强录音录像证据的关联性和可信度。
第四，在完成录音录像后，要注意保存好录音录像材料的原始载体，切勿修改、剪辑和移动存储，切勿擅自把所录制的音频文件移动到电脑硬盘、光盘等存储设备上，以防录音录像证据出现疑点而失去证明力。
第五，必要时可以请公证机关公证录音过程，确保录音证据的合法性。
4手机短信
手机短信作为证据材料，搜集和保存时应注意的事项包括：
第一，总承包单位事先应和业主在合同或函件中确定双方官方指定的联系人和联系电话（手机），使用官方电话（手机）进行联系，避免使用私人电话（手机）；在使用私人手机短信的情况下，要注意搜集短信发、收件人（姓名及手机号码）以及短信发送、接收的时间，短信发、收件人与案件当事人之间的关系等有关信息。
第二，在保存手机短信时应确保短信的位置没有出现变动，发出（收到）的信息一直处于发（收）件箱中。
第三，应及时将短信内容、发（收）件人、发（收）时间、保存位置等相关信息打印出来，并按时间顺序进行整理排序，保持连贯性。
第四，在打印手机短信时应确保手机短信内容的完整性，要包含短信的全部内容，以及短信的收发件人和时间。
第五，必要时可申请对手机短信进行鉴定、公证。此外，由于手机短信一般情况下不宜单独作为认定案件事实的依据，需要结合其他证据予以补强，因此总承包单位还应该积极寻找其他证据，如业主的函件、录音、电子邮件等，通过证据之间的相互印证，强化手机短信的证明力。
5数码照片
搜集和保存数码照片时的注意事项包括：
第一，安排熟悉数字图像技术及其设备的工作人员进行拍摄。
第二，尽量选用像素较高的数码相机，根据不同的需要，采用不同的文件格式和文件大小，以确保影像质量。
第三，拍摄数码照片时应注意由远而近、环环相扣，“远”景数码照片要反应整体轮廓、整体工程（或整体现场），“近”景数码照片要反应局部的整体（或现场），最后聚焦到所要证明的具体事项上。
第四，数码照相机记录的影像格式和影像内容在照相机上不要轻易更改，条件允许时还可保留拍摄时所使用的数码照相机的原始存储卡及所得照片和数码照相设备。
第五，对于原始拍摄获得的数码照片证据，应立即对存储卡中的原始图像数据进行备份，并由记录人员、相关在场人员以及保管人签署姓名、日期和背书相关信息后封存，列入存档；对于复制提取的数码照片证据，要及时标注提取的时间、来源、提取过程、使用方法、提取人员等，以证明数码照片证据是否属实。
第六，对数字图像进行分析、测量、增强及恢复处理时，必须保证所使用的数字图像处理技术是科学可靠的，图像处理时，最好使用专业图像处理软件和系统。操作人员必须对所使用的图像处理软件、图像处理方法和生成最终图像的必要工序进行记载，如记录图像保存的日期和时间，以及保存保管人员；记录用于处理图像的程序和使用的技术，以显示是否使用了有效的程序和方法，以及每步程序是如何影响图像内容的，并且允许该程序能以相似的结果被重复；对图像编辑处理的纪录应由操作人员和监管人员签署姓名、日期和背书相关信息后保存。
第七，条件允许的，可以将照片资料证据及时刻录在光盘上。在刻录盘上要注明案件名称和性质、发案时间、地点、照片张数、拍照人、制作人、刻录时间、归档封存时间等，技术员和档案员共同封存并签名。
最后，电子证据资料数码照片还应与其他证据资料形成证据链，通过证据之间的相互印证，强化数码照片的证明力。
来源：尚格法律人